Управление охраняемыми и не охраняемыми источниками данных

  • 8 мин

Управление источниками данных, не относящихся к хранению, имеет важное значение для рассмотрения судебных дел и расследований. Microsoft Purview eDiscovery (Премиум) упрощает процесс отслеживания и распространения уведомлений о удержании по юридическим причинам, управления хранителями и автоматизации процесса удержания по юридическим причинам.

Когда организация реагирует на судебное расследование, рабочий процесс включает выявление, сохранение и сбор потенциально релевантного содержимого. Этот процесс основан на лицах в организации, которые являются хранителями соответствующих данных. В обнаружении электронных данных эти лица называются хранителями данных. Они определяются как лица, управляющие документом или электронным файлом. Например, хранитель сообщения электронной почты является владельцем почтового ящика, содержащего соответствующее сообщение.

Хотя содержимое может находиться в почтовых ящиках и на сайтах, которые не связаны с хранителем, оно по-прежнему может иметь отношение к делу. Эти расположения содержимого, в которых хранители не имеют административного контроля, но могут быть владельцами соответствующих данных, называются источниками данных, не относящимися к хранению.

Удержание по юридическим причинам сохраняет содержимое, которое может иметь отношение к судебному делу. Удержания можно поместить на хранителей и их источники данных или на источники данных, не относящиеся к хранению. Когда расположения содержимого помещаются на удержание, содержимое сохраняется до тех пор, пока удержание не будет освобождено. Удержания гарантируют, что соответствующие данные не удаляются или не изменяются во время исследования.

Типы удержаний

  • Удержания хранителя. Применяется к источникам данных, связанным с определенными хранителями, таким как почтовые ящики Exchange, учетные записи OneDrive, сайты SharePoint и Teams.
  • Не-хранение: применяется к источникам данных, напрямую не связанным с определенными хранителями, например к почтовым ящикам групп, сайтам SharePoint и Teams.

Уведомление о удержании по юридическим причинам — это сообщение, отправляемое сотрудникам или хранителям данных, которые могут иметь отношение к судебному расследованию. Эти уведомления предписывают хранителям сохранять хранимую в электронном виде информацию и любое содержимое, которое может иметь отношение к активному или грядущему юридическому вопросу. Юридические группы должны убедиться, что каждый хранитель получил, прочитал, понял и согласился выполнить указанные инструкции.

  1. Уведомление о выдаче. Хранителям предоставляется уведомление о удержании по закону с соответствующей информацией, предписывающее им сохранить необходимую информацию.
  2. Уведомление о повторной выдаче. Обновите и перевыпуските уведомления о удержании в качестве области изменения области сохранения.
  3. Уведомление об освобождении. Уведомляйте хранителей о том, что им больше не требуется сохранять содержимое.
  4. Напоминания и эскалации. Планирование напоминаний и эскалаций для выполнения действий с неотвечательными хранителями.

Управление хранителями

Используйте встроенное средство управления хранителями в Microsoft Purview eDiscovery (премиум) для управления хранителями и определения соответствующих источников данных, связанных с делом. Система может автоматически определять и удерживать почтовые ящики Exchange и учетные записи OneDrive хранителей. Дополнительные источники данных, такие как почтовые ящики, сайты или Teams, также могут быть связаны с хранителем.

Действия по добавлению хранителей и управлению ими

1. Определите хранителей:

  1. Перейдите на портал Microsoft Purview или портал соответствия требованиям Microsoft Purview с учетной записью с разрешениями на обнаружение электронных данных.
  2. Перейдите на вкладку eDiscovery>(Премиум)>Cases .
  3. Выберите вариант, а затем перейдите на вкладку Источники данных и выберите Добавить источник> данныхДобавить новых хранителей.
  4. Добавьте пользователей в качестве хранителей, введя их имена или псевдонимы.

2. Выберите расположение данных хранителя:

  • Система включает основной почтовый ящик и учетную запись OneDrive для каждого хранителя.

  • Свяжите с хранителем другие расположения данных, такие как сайты SharePoint или Teams. Разверните сведения о хранителях, чтобы настроить расположения данных.

    Снимок экрана: экран

3. Настройка параметров удержания:

  1. Поместите хранителей на удержание, чтобы сохранить содержимое в связанных расположениях данных до тех пор, пока удержание не будет удалено. Установите флажки рядом с каждым хранителем на странице Параметры удержания .
  2. Проверьте выбор хранителя, а затем выберите Далее .

4. Проверьте хранителей и завершите процесс:

  1. Проверьте список хранителей, их расположение данных и параметры удержания.
  2. Нажмите кнопку Отправить , чтобы добавить хранителей и их расположения данных в дело и применить параметры удержания.

Управление хранителями и источниками данных

  • Просмотр сведений о хранителях. На вкладке Источники данных перечислены все хранимые лица, добавленные в дело. Выберите хранителя, чтобы просмотреть подробные сведения.

    Снимок экрана: хранители, добавленные на вкладку Источники данных.

  • Изменение хранителя. При необходимости обновите источники данных, связанные с хранителем. Выберите хранителя и выберите Изменить источник. Настройте расположение данных и параметры удержания, а затем отправьте изменения.

  • Переиндексация данных хранителя. Индексирование — это процесс упорядочения данных, чтобы их можно было быстро искать и извлекать. В контексте обнаружения электронных данных индексирование гарантирует, что все релевантное содержимое доступно для поиска и может быть эффективно расположено во время исследования. Иногда элементы могут частично индексироваться из-за больших размеров файлов или повреждения данных, что затрудняет точный получение всех соответствующих данных.

    Для повторной индексации данных хранителя и обеспечения исчерпывающих и точных результатов поиска:

    1. Перейдите в раздел eDiscovery>eDiscovery (Премиум) и откройте дело.
    2. Перейдите на вкладку Источники данных .
    3. Выберите хранителя, данные которого необходимо переиндексировать.
    4. На всплывающей странице выберите Обновить индекс. Подтвердите обновление индекса, выбрав Да.

    Переиндексация — это длительный процесс. Ход выполнения можно отслеживать на вкладке Задания или Хранители, отслеживая состояние в столбце Состояние задания индексирования.

    Переиндексация гарантирует, что все соответствующие данные будут включены и точно представлены в результатах поиска, что имеет решающее значение для тщательного юридического расследования.

  • Освобождение хранителя. Если дело закрыто или хранитель больше не имеет отношения, выберите хранителя и выберите Освобождение , чтобы удалить удержание и обновить состояние хранителя.

Действие "Повторная попытка удержания"

Если состояние удержания не применено правильно, выберите хранителей и выберите Действие повтора удержания.

Управление источниками данных, не относящимися к хранению, в Microsoft Purview eDiscovery (premium) обеспечивает тщательную и соответствующую требованиям обработку юридических расследований, упрощая сохранение, сбор и проверку соответствующих данных.