Оценка готовности вашей организации

Завершено

После того как вы обеспечили защиту своей проектной группы, следующим шагом в процессе обновления будет подготовка пользователей и организации к использованию Teams. Это действие вы можете выполнять одновременно с подготовкой технических средств. Чтобы осознать полезность Teams, пользователям необходимо использовать этот продукт. Недостаточно просто обеспечить доступ к Teams, чтобы достичь своей цели. У разных пользователей разные сценарии работы и стили обучения, и они с разной скоростью будут адаптироваться к новым технологиям.

Выполняя оценку готовности организации, вы можете определить, насколько восприимчивы (или невосприимчивы) пользователи в вопросах изменения методов работы и принятия новых технологий. Понимая, как пользователи реагируют на изменения, вы сможете заблаговременно решать проблемы, корректировать и оптимизировать свой план развертывания, а также выявлять пользователей, которые помогут вам популяризовать изменения среди других пользователей.

Активность

Используя приведенные ниже фразы в беседах, вы можете выполнить оценку готовности организации и задокументировать сведения о ее культуре, когда дело дойдет до изменений инфраструктуры. Благодаря этой информации вы поймете, какие усилия по информированию и обучению вам придется приложить, чтобы реализовать свой проект. Не стремитесь к точным цифрам. В этом упражнении показано, как получить общее понимание о культуре вашей организации. Если вы не знаете, с чего начать, выполните оценку прошлого развертывания. Это поможет спрогнозировать возможную реакцию пользователей на изменения, и вы сможете заблаговременно предпринять необходимые действия.

• Какой процент пользователей попадает в каждую группу?

  Ранние последователи	Информированные пользователи	Инертные пользователи
  Эти пользователи хотят получить новое решение еще до того как оно станет доступным.	Эти пользователи соглашаются использовать решение, как только им продемонстрируют его полезность.	Эти пользователи не хотят использовать решение, даже если их принуждают сделать это.

• Какой процент пользователей попадает в каждую группу компетенции?

  Самомотивированные	Командные игроки	Пользователи, которым нужна индивидуальная помощь
  Эти пользователи самостоятельно ищут необходимые ресурсы и учатся на практике.	Эти пользователи любят групповое и интерактивное обучение; они готовы последовать за коллегами.	Эти пользователи не любят прикладывать лишние усилия либо хотят получать индивидуальную помощь.

• Как много изменений происходит в организации помимо развертывания этой службы?

  Минимальное количество	Среднее количество	Происходит трансформация организации
  Никаких других изменений не происходит	1–3	Более 3

Упорядочите эти сведения по бизнес-единицам и руководителям, чтобы разбить сегменты вашей компании, которые больше остальных открыты для изменений, на категории. Именно в этих сегментах вы найдете ранних последователей, а также процессы, которые пользователи хотят усовершенствовать.

Пример действия для компании Contoso

Организуйте собрания с руководителями ключевых бизнес-единиц, владельцами процессов и сообществами в вашей организации. Обязательно привлекайте к этой работе помощников руководителей, руководителей удаленных офисов и региональных подразделений. Чтобы определить, какое давление на этих руководителей оказывают бизнес и конкуренты, воспользуйтесь вопросником для заинтересованных лиц. Что они пытаются делать в рамках своих обязанностей? Узнайте больше о бизнесе, тщательно изучив потребности таких руководителей. Этим вы заложите основу для привлечения их на свою сторону в будущем. Сразу же после собрания заполните уровни для отдельных лиц или аудитории в средстве оценки вовлеченности заинтересованных лиц. Это позволит вам дать количественные оценки сегментам бизнеса, которые хотят изменений и готовы к ним. Эти оценки в некоторой степени субъективны и зависят от сделанных вами оценок группы или отдельных пользователей, поэтому не следует широко публиковать это средство. Используйте его, чтобы информировать этих людей о своей стратегии внедрения, о расстановке приоритетов для бизнес-сценариев и о методах вовлечения.

Готовность заинтересованных лиц и управление ими

Взаимодействие и управление ожиданиями — ключевые элементы для успешной реализации проекта по внедрению изменений. Важно регулярно сообщать заинтересованным лицам и другим сотрудникам организации о том, как вы представляете общую картину, и о достигнутом прогрессе на пути к цели. Заинтересованные лица — это люди, которые заинтересованы в вашем проекте и могут оказывать влияние на него независимо от их положения в организации. Им, возможно, не подотчетна напрямую задача, над которой вы работаете, но они имеют влияние в организации, которое будет особенно заметно, если они решат противодействовать изменениям.

Мы рекомендуем регулярно проводить личные встречи непосредственно с заинтересованными лицами. На этом этапе ваша цель — выслушать их и получить дополнительные сведения об их бизнесе. Если у вас большая команда по внедрению изменений, поручите отдельным сотрудникам из своей проектной группы управлять связями с заинтересованными лицами. Используйте указанные ниже вопросы в беседах с заинтересованными лицами.

• Какие трудности или проблемные вопросы, касающиеся связи и совместной работы, имеются в организации?
• Какие области в организации вы хотели бы улучшить?
• Каковы стратегические инициативы организации или текущие проекты трансформации, для которых можно использовать Teams?
• Какие методы связи или совместной работы обычно лучше всего принимают в вашей организации?
• Каков процесс создания и распространения информации, а также предоставления общего доступа к ней?

Это начальное собеседование послужит отправной точкой для дальнейшего взаимодействия. Выслушайте проблемные вопросы и мнения. Это позволит вам создать успешные связи и управлять ожиданиями людей в отношении изменений и того, какое влияние эти изменения окажут на каждодневную работу.

Действие

Определите периодичность и способ общения с заинтересованными лицами согласно культуре, принятой в вашей компании. Общайтесь с представителями различных уровней вовлечения и интересов в организации. Возможный вариант действий: чтобы создать текущую базу знаний с информацией о вашем проекте, используйте страницы новостей на вашем информационном сайте SharePoint. Вашу библиотеку страниц новостей (страницы сайта на сайте SharePoint, связанном с вашей группой планирования) можно сделать общедоступной, чтобы к ней могли обращаться все заинтересованные стороны.

Отправляйте регулярные отчеты о состоянии дел не только через традиционную электронную почту и страницы новостей SharePoint, но и используете другие методы, например указанные ниже.

• Периодические личные встречи, посвященные конкретным вопросам
• Собрания руководителей
• Собрания сотрудников или общие собрания
• Виртуальные трансляции
• Разделение рабочего времени, которое вы тратите на общение с заинтересованными лицами и на обработку вопросов от сотрудников
• Включение необходимых сведений в новости или информационный бюллетени компании
• Статьи во внутренней интрасети

Указанными выше способами можно держать заинтересованных лиц в курсе событий, координировать свои действия с ними и получать от них обратную связь касательно успешности вашей программы и используемых вами методов. Старайтесь выявить темы, вызывающие недовольство, особенно при личных встречах, чтобы избежать их озвучивания на общедоступных форумах. Таким образом, поощряйте открытую и честную обратную связь от любых лиц.

Действие для Contoso

Вместе со своей проектной группой разработайте презентацию для заинтересованных лиц. Привлеките ИТ-отдел для работы над своими ключевыми посланиями. С помощью ресурсов Майкрософт предоставьте доступ к информации об имеющихся службах и службах, которые вы собираетесь развернуть, например о Microsoft Teams. Ключевой посыл этой презентации, который вы можете сделать лично (предпочтительный способ) с помощью виртуального компонента для удаленных руководителей через Собрание Teams или Трансляцию, должен продемонстрировать, каким образом предлагаемые вами технологии и изменения помогут решить проблемные вопросы, о которых вы узнали во время встреч с заинтересованными лицами и пользователями. С помощью этого собрания можно получить обратную связь и найти добровольцев для проверки концепций пилотных проектов и участников для вашей программы раннего доступа. Распределите ожидания временным шкалам (30–60 дней) и обязательствам по времени (1–2 часа в неделю), чтобы получать необходимую обратную связь по программе популяризации новых продуктов у пользователей.