Эффективное использование облачных функций
Многие сотрудники по-прежнему пересылают электронные таблицы по электронной почте, хранят их на локальных дисках или в сетевых папках и тратят ценное время в поисках "правильной" версии презентации для того или иного клиента. Это реальность, с которой каждый день сталкиваются сотрудники в любых отраслях по всему миру. Недоработка специалистов по изменению инфраструктуры и ИТ-специалистов заключается в том, что они не поощряют в сотрудниках стремление к цифровой грамотности. Теперь, когда мы осознали этот факт, можно подумать над тем, как исправить ситуацию.
Распространенная ошибка программ популяризации новых продуктов среди пользователей состоит в том, что преимущества перехода в облако рассматриваются с точки зрения организации или ее ИТ-отдела. Для большинства сотрудников эти факторы вовсе не являются мотивирующими. Сотрудники получают заработную плату за достижение результатов в определенной области. Поэтому необходимо рассказывать им о том, какие преимущества они получат от изменений инфраструктуры, например от внедрения Microsoft Teams или других решений для совместной работы и связи.
Первое и самое главное: мы можем уменьшить необходимость взаимодействия пользователей с ИТ-отделами. При правильном управлении Microsoft Teams и другими рабочими нагрузками Microsoft 365 можно использовать режим самообслуживания. Благодаря этому сотрудники могут создавать проектные группы по запросу. Уменьшение разногласий с ИТ-отделами и ИТ-службами позволяет повысить безопасность среды, в которой хранятся данные вашей компании, так как ваши сотрудники будут меньше использовать программное обеспечение потребительского класса и теневое программное обеспечение.
Действие |
|---|
| Проанализируйте использование потребительского или неутвержденного программного обеспечения в среде вашей компании, выполнив поиск EXE-файлов в сети либо проведя небольшой опрос. |
Другие преимущества, такие как доступ в любое время и в любом месте, часто могут звучать для сотрудника так: "Я должен работать в любое время и в любом месте". Вместо этого покажите преимущество ответа на важный чат во время между клиентами или во время сбора ваших детей из школы (хотя и не во время вождения!). Способность соответствовать современным требованиям бизнеса важна, но не менее важна и возможность выполнять семейные обязанности. Предоставив защищенным мобильным рабочим ресурсам эффективное программное обеспечение, вы сможете удовлетворить такие потребности.
Дайте понять сотрудникам, что вы хорошо понимаете их стремление качественно выполнять свою работу. Им необходимы простые в использовании средства совместной работы, позволяющие лучше обслуживать ваших клиентов. Именно на ИТ-специалистах, специалистах по изменению инфраструктуры и бизнес-руководителях лежит ответственность за проектирование систем, которые станут фундаментом в процессе достижения основных целей. Основной нотой в диалоге, посвященном изменениям инфраструктуры, должно быть признание вклада сотрудников в общее дело.
|
Действие |
|---|
| Обратите внимание сотрудников на тех людей, которые используют новые методы работы, чтобы более качественно обслуживать клиентов и эффективнее работать с коллегами. Попросите своего исполнительного спонсора тоже выразить свое признание таким сотрудникам. Это положительно повлияет как на культуру в вашей организации, так и на заинтересованность сотрудников. |
Преимущества перехода в облако для организации
Помимо описанного выше вам, возможно, потребуется укрепить уверенность заинтересованных лиц вашей организации в том, что они выиграют от перехода к современной облачной среде. Заинтересованные лица, возможно, будут отвергать такие изменения или сопротивляться им. Тем не менее большинство заинтересованных лиц и руководителей понимают, что организациям необходимы более гибкие технические возможности и инновации. Им тоже необходим безопасный доступ к корпоративным данным в любое время и в любом месте. Они также хотят контролировать расходы в ИТ-инфраструктуре и превратить ее из центра расходов в конкурентное преимущество.
Заинтересованные лица и руководители вашей организации — тоже сотрудники. У них могут быть уникальные потребности, но им тоже приходится пересылать электронные таблицы. Уделите особое внимание таким людям и постарайтесь привлечь их на свою сторону, чтобы получить дополнительные голоса лиц, принимающих решения, а также поддержку для вашей программы изменения инфраструктуры.
|
Действие |
|---|
| Регулярно проводите встречи с помощниками руководителей вашей компании в непринужденной обстановке. Просите их рассказывать о трудностях, с которыми они сталкиваются, работая с руководителями, и сообщать обо всех проблемах, связанных с реализуемыми изменениями инфраструктуры. Когда дело касается каких-либо изменений, такие сотрудники обычно способны оказать большое влияние. Заблаговременно начните проводить с ними регулярные встречи. |
Преимущества для сотрудников при переходе в облако
Каждый сотрудник хочет знать: "Что в этом для меня?", когда вы начинаете обсуждать изменение их работы. Слишком часто мы совершаем ошибку, начиная разговор о возможностях продуктов и их преимуществах для организации, а не выражая сопереживание сотрудникам, которым каждый день приходится совместно работать с коллегами, общаться с ними и выполнять свою работу. Это можно легко изменить, переключив основное внимание с программы изменения инфраструктуры на нужды сотрудников.
На рисунке выше показаны четыре разных пользователя с общими проблемами. Пользователь — это профиль типа сотрудника или роли в организации. Обычно он включает должность или роль, срок работы в компании, срок работы в данной роли, основные проблемные вопросы, часто используемые средства, метаданные, например сведения о регионе и количестве лет опыта, сведения о том, как работают сотрудники — из дома, в офисе и т. п. Сопоставление пользователей может быть подробным, хотя для целей нашего курса и вашего проекта мы рекомендуем не усложнять его.
На этом простом сопоставлении показаны пользователь, его роль, общая проблема и то, как ее решить с помощью Microsoft 365. В результате проведенной работы мы получим четкое понимание того, какие возможности получит сотрудник в результате изменений инфраструктуры.
|
Действие |
|---|
| Проведите короткие 15-минутные собеседования с сотрудниками у себя на работе. Задайте им указанные ниже вопросы. Что вам нравится в текущих методах совместной работы в организации? Какие средства вы часто используете для совместной работы? Что больше всего раздражает при совместной работе и выполнении вашей работы в компании? Для каждого собеседования укажите, как долго сотрудник работает в вашей компании, какую роль он сейчас выполняет и как долго он ее выполняет. Постарайтесь провести собеседования с несколькими руководителями верхнего уровня, менеджерами среднего звена и новыми сотрудниками, чтобы быстро понять их точку зрения. Лучше всего делать это лично, чтобы наблюдать язык тела и слышать интонации людей, которых вы опрашиваете. Кроме того, можно проводить такие беседы в видеочатах или (при необходимости) опрашивать респондентов письменно с помощью формы. Используя эту информацию, начните формировать картину мнений сотрудников вашей компании о службах для совместной работы. Не забывайте благодарить людей за их отзывы. |
|
Пример действия для Contoso |
|---|
| Вы изучили информацию, полученную в собеседованиях с вашими сотрудниками. Вначале определите основную проблему с помощью шаблона PowerPoint для проблемных вопросов пользователей. В результате вы получите визуальное представление проблем, с которыми сталкиваются ваши сотрудники. Рекомендуем указать имена и (по возможности) приложить фотографии из профилей. Используя этот список, начните документировать целевые бизнес-сценарии, которые необходимо усовершенствовать. |
Важность планирования популяризации новых продуктов среди пользователей
Чтобы улучшить методы совместной работы и связи для сотрудников, обычно требуется рассмотреть несколько продуктов или методов работы. В компании Contoso мы хотим усовершенствовать систему управления проектами, доставки продуктов и услуг, а также средства внутренней связи. Мы часто называем такие сценарии сценариями "Вместе еще лучше". Ниже приведен ряд примеров пар продуктов, построенных по принципу "Вместе еще лучше".
- Microsoft Teams и SharePoint: широкий спектр функций связи и публикации новостей с помощью современных сайтов; списки документов и библиотеки с пользовательскими метаданными и рабочими процессами.
- Microsoft Teams и Планировщик: современные средства управления проектами для всех.
- Microsoft Teams и Power BI: интегрированные средства визуализации данных для принятия решений на их основе.
- Microsoft Teams и Viva Engage — совместная работа для менеджеров сообщества
- Microsoft Teams с Forms и Flow: сбор и активация данных с помощью кросс-продуктов и готовых рабочих процессов.
Если вы ИТ-специалист, которому нечасто приходится вести работу по популяризации продуктов среди пользователей (либо если вы вообще новичок в этом), найдите и обучите полезных любознательных людей в своей организации, которые хотят помочь другим повысить их цифровую грамотность. У таких людей зачастую имеется бесценная информация о бизнес-процессах, которые можно без особого труда усовершенствовать.
Помните, что путь к усовершенствованию средств совместной работы — это процесс, ориентированный на людей. Он нужен не ради технологий. Он нужен для людей.