Внедрение Microsoft 365 Copilot в организации

Завершено

Организации в разных отраслях перешли от разговоров об искусственном интеллекте (ИИ) к его развертыванию в большом масштабе. Чтобы помочь организациям в этих усилиях, корпорация Майкрософт создала сборник схем внедрения Microsoft 365 Copilot, который предоставляет пошаговое руководство по внедрению, которое поможет администраторам и руководителям бизнеса приступить к внедрению Copilot. В этом сборнике схем, в котором представлены аналитические сведения из программы раннего доступа Microsoft 365 Copilot, приведены практические шаги, позволяющие быстро стать организацией на основе ИИ, ускорить использование и вовлеченность, а также отслеживать ход выполнения и влияние. Он отвечает на ключевые вопросы, в том числе:

• Кому я даю первые лицензии Copilot?
• Где моя организация может получить наибольший рост производительности?
• Разделы справки быстро заставить сотрудников работать?
• Почему важно набирать импульс на ранних этапах с Copilot?
• Когда я начну видеть бизнес-результаты?
• Каковы способы измерения влияния?

На следующей схеме показаны следующие четыре этапа, составляющие стратегию внедрения Microsoft 365 Copilot.

В этом учебном уроке перечислены шаги, составляющие каждый этап внедрения. Подробные сведения об этих шагах см. в сборнике схем внедрения Microsoft 365 Copilot.

Совет

Если вы выполните действия, описанные в этом сборнике схем, вы можете быть уверены, что вы подходите к преобразованию искусственного интеллекта намеренно. У вас будет платформа, помогая в первую очередь определять приоритеты в областях с наибольшим потенциальным воздействием, оптимизировать время, чтобы оценить, управлять изменениями и масштабировать, когда придет время. Инструкции, описанные в этом руководстве, также помогут вам получить покупку на всех уровнях организации. При этом вы можете создать культуру, ориентированную на ИИ, что является истинным секретом получения конкурентного преимущества с помощью этой технологии.

Этап 1. Подготовка

Шаги, включенные в этот этап, предназначены для подготовки организации к Microsoft 365 Copilot.

Шаг 1. Проверка параметров безопасности и данных

Microsoft 365 Copilot основана на комплексном подходе к обеспечению безопасности, соответствия требованиям, конфиденциальности, идентификации и ответственного ИИ корпоративного уровня. Так как Copilot автоматически наследует существующие данные и разрешения безопасности Microsoft 365, это упрощает настройку. В нем также подчеркивается важность создания методов управления содержимым и управления данными до начала развертывания.

Чтобы обеспечить безопасную совместную работу с Copilot, обратитесь к ИТ-клиентам, чтобы проверить текущие политики данных и безопасности. Кроме того, важно убедить сотрудников в том, что их личное содержимое и данные остаются защищенными. В этом отношении Copilot похож на облачные службы, такие как электронная почта и поиск, которые они уже используют. Поощряйте команды продолжать следовать существующим рекомендациям вашей организации, созданным ВАШИМ ИТ-отделом. Рекомендации по использованию сайтов SharePoint, управлению разрешениями и использованию меток конфиденциальности

Шаг 2. Преднамеренная работа с назначениями лицензий

Чтобы добиться максимального влияния на бизнес, необходимо определить общую стратегию развертывания лицензирования. Корпорация Майкрософт рекомендует сосредоточить лицензии в двух или трех ключевых областях бизнеса, а затем расширить их. При выборе подхода учитывайте следующие факторы.

Просмотр текущих тенденций использования

Ваши самые тяжелые пользователи продуктов Microsoft 365 имеют все возможности, чтобы воспользоваться преимуществами лицензии Copilot. Один из способов оценить, кто больше всего использует лицензии Copilot, — использовать панель мониторинга Microsoft Copilot, которая работает на основе Microsoft Viva. Перейдите на вкладку Готовность , чтобы узнать о технической допустимости и общем количестве пользователей Microsoft 365.

Определение вариантов использования для каждой бизнес-функции или команды

При принятии решения о том, как реализовать Copilot, определите бизнес-проблемы, которые необходимо решить, а затем примените К этой задаче ИИ. Каждая команда должна иметь четко определенную цель или конкретный вариант использования для того, как они планируют реализовать Copilot. Этот дополнительный уровень специфичности обеспечивает эффективную интеграцию технологии в рабочие процессы на разных ролях и уровнях. Например, корпорация Майкрософт переимыслила модель многоуровневой поддержки, чтобы улучшить обслуживание клиентов. В нем определены метрики вариантов использования:

• Сокращение времени подключения для новых агентов.
• Упрощение доступа к знаниям.
• Устранение повторяющихся административных задач.
• Уменьшение объема билетов.

В корпорации Майкрософт этот подход на основе ИИ к обслуживанию клиентов привел к большему объему обслуживания клиентов, в том числе на 9 % быстрее первого ответа и 12 % сокращение среднего времени обработки при 9 % больше случаев, обрабатываемых в чате. Младшие агенты были подключены быстрее с увеличением на 13 % в случаях, разрешенных без поддержки однорангового узла. Если в первую очередь сосредоточиться на конкретных вариантах использования и областях с высокой степенью воздействия, вы можете максимально повысить рентабельность инвестиций (ROI) Copilot и лучше подготовить свою организацию к масштабированию ее внедрения.

Выделение Copilot всем командам в рамках определенной бизнес-функции

Избегайте тонкого распространения лицензий. Когда у всех команд есть доступ, они могут обмениваться аналитическими сведениями и учиться друг у друга. И по мере того, как все больше сотрудников используют Copilot последовательно и эффективно, влияние, которое Copilot приносит вашей организации, умножается. Чтобы выбрать, в какой области бизнеса начать, подумайте о своих самых больших возможностях или проблемных точках. Многие клиенты с ранним доступом начали работу с отделом обслуживания клиентов и продаж, но не существует единого подхода, подходящего для всех, чтобы определить, где Copilot может добавить наибольшую ценность.

Корпорация Майкрософт, например, начинала с продаж, маркетинга, обслуживания клиентов, управления персоналом и финансов. В этих бизнес-функциях команды Майкрософт проводят большую часть своего времени на собраниях, написании электронных писем, выполнении повторяющихся задач и поиске больших объемов данных и информации. В отличие от этого, клиент в программе раннего доступа Корпорации Майкрософт начал работу со своими командами по обслуживанию клиентов, продажам и взаимодействию с клиентами. Команда обслуживания использовала Copilot для отображения соответствующих политик, сводных данных по билетам и доступа к пошаговые инструкции по ремонту из руководств. Их команды по продажам и взаимодействию с клиентами использовали Copilot для обогащения взаимодействия с клиентами с помощью дополнительной глубины и контекста, а также для подведения итогов действий и дальнейших шагов.

Шаг 3. Создание совета по ИИ

Многие компании формируют кроссфункциональные советы по искусственному интеллекту для контроля и руководства разработкой, развертыванием и оценкой решений ИИ в своей организации. Copilot может быть полезным катализатором для создания совета по ИИ и может быть отличным способом обеспечить ранние победы ИИ для вашей организации. Хотя ваш совет по искусственному интеллекту может уникальным образом отражать потребности вашей компании, он должен включать в себя следующих членов:

• Команда по ит-поддержке. Гарантирует, что ваша организация легко реализует Copilot с технической точки зрения. Эта команда отвечает за подготовку и развертывание, поддержку по адаптации, а также управление отзывами и соответствием требованиям.
• Команда управления изменениями. Выступает в качестве моста между советом по искусственному интеллекту и сотрудниками, помогая отслеживать ход внедрения, собирать отзывы и способствовать созданию среды для совместной работы, в которой Copilot становится неотъемлемой частью повседневной работы людей.
• Исполнительный спонсор. Способствует внедрению и повышает доверие к технологиям среди сотрудников. Исполнительный спонсор, который является активным чемпионом (показывая, как они используют Copilot и говорить о его преимуществах), сигнализирует о том, что внедрение и интеграция генеративного искусственного интеллекта в повседневные процессы не просто принимается, а поощряется.
• Эксперт по управлению рисками. Представляет наилучшие интересы компании, обеспечивая общее соответствие соответствующим правилам ИИ и этическим стандартам. Они также помогают обеспечить прозрачность, подотчетность и надежность инициатив ИИ вашей организации.

Дополнительные сведения. Дополнительные сведения см. в статье О начале эры ИИ: создание совета по ИИ , чтобы помочь вам в этом процессе.

Шаг 4. Помощь людям в создании новых рабочих привычек

Эффективное управление изменениями имеет жизненно важное значение для реализации таких средств ИИ, как Copilot, так как оно гарантирует, что ваша организация рассматривает его не как новую технологию, а как новый способ работы. Она требует, чтобы лидеры измеряли отношение и управляли ожиданиями.

• Измеряйте отношение и интерес. Ключевой частью управления изменениями является признание того, что существуют различные точки зрения на ИИ, и зная, что вы, скорее всего, увидите сочетание энтузиазма и скептицизма. Сегодня 75% работников знаний используют ИИ на работе. Но 46% из них только начали использовать его менее шести месяцев назад. Эффективная стратегия внедрения должна соответствовать этим разнообразным подходам, обеспечивая поддержку, обучение и четкое взаимодействие для перехода рабочих процессов и менталитетов в будущее работы на основе ИИ.
• Управление ожиданиями. В рамках этого обучения и общения важно, чтобы пользователи четко понимали, что Copilot может и не может делать. Не менее важно обучать людей, когда следует использовать возможности ИИ, а когда полагаться на человеческий опыт. Подчеркивание того, что пользователь находится в сиденье водителя или пилота, если хотите, является отличным способом сообщить об ограничениях и сильных сторонах ИИ в целом

Этап 2. Подключение и участие

Шаги, включенные в этот этап, предназначены для ускорения Microsoft 365 Copilot использования и вовлеченности.

Шаг 5. Создание сообщества пользователей Copilot

Одним из лучших способов внедрения ИИ является одноранговое обучение, которое создает динамическую экосистему обмена знаниями. Он создает шум вокруг этого нового способа работы, позволяет людям учиться у других, кто успешно реализовал Copilot, и всплывает практические советы для конкретных ролей. Создание виртуальных пространств для общения и обсуждения своего опыта — это отличное место, чтобы начать создание этого импульса. Любой способ совместного использования стоит, так как он дает пользователям чувство ответственности за процесс обучения.

Чтобы помочь в создании сообщества пользователей Copilot в вашей организации, выполните следующие действия:

1. Создайте групповой чат Teams для совета по искусственному интеллекту, чтобы обсудить цели и рекомендации.
2. Используйте Viva Engage, чтобы предоставить сотрудникам возможность делиться советами, задавать вопросы и отвечать на них.
3. Используйте Microsoft Forms, чтобы регистрировать, что работает, а что нет. Совет по искусственному интеллекту может использовать эти аналитические сведения для улучшения развертывания, информирования о учебных занятиях и поиска оптимальных вариантов использования для вашего бизнеса.
4. Скачайте набор средств подключения Майкрософт для предварительно заполненных и разработанных записей, которые поощряют использование в разных приложениях.

Шаг 6. Определение лидеров, которые будут руководить

Как и в вашем совете по искусственному интеллекту, ваши лидеры Copilot и ранние последователи являются ключом к более широкому внедрению. Эта группа должна привести пример, помогая продемонстрировать практические преимущества Copilot в их повседневной работе. Кроме того, их положительный опыт, естественно, должен вызывать любопытство и интерес среди своих коллег, поощряя более широкое использование.

Чтобы определить лидеров и ранних последователей Copilot, выполните следующие действия:

1. Опирайтесь на совет по искусственному интеллекту, чтобы определить своих опытных пользователей.
2. Посмотрите на сообщество пользователей Copilot, чтобы узнать, кто делится советами или дает отзывы.
3. Обратитесь к менеджерам, чтобы определить представителей команды.
4. Используйте панель мониторинга Copilot для измерения использования.

Шаг 7. Сделать текущее обучение стандартом

Хотя сотрудники обычно видят немедленный рост производительности с Помощью Copilot, каждому пользователю может потребоваться от 6 до 12 месяцев, чтобы лично развиваться, как они используют Copilot на регулярной основе. Таким образом, обеспечение непрерывного обучения имеет решающее значение для оптимизации этого пути.

Запрос, который представляет собой процесс предоставления четких команд для получения правильных результатов из средства ИИ, скорее всего, является новым навыком для многих сотрудников. Поскольку более качественные входные данные приводят к улучшению выходных данных, требуется последовательная практика, чтобы copilot стал естественным продолжением своего рабочего процесса.

Бизнес-лидеры должны обнародовать различные ресурсы и рекомендации и способствовать совместному обмену рекомендациями. Таким образом, пользователи Copilot могут оставаться в курсе новых функций, устранять неполадки и учиться на опыте друг друга. Культура непрерывного обучения также может повысить вовлеченность пользователей, удовлетворенность и производительность с помощью Copilot. Ниже приведены некоторые основные учебные ресурсы, которые помогут вашей организации приступить к работе:

• Подсказка руководства. Понимать ингредиенты для большого подсказки.
• Внедрение Copilot. Получите ресурсы для развертывания, использования и масштабирования Copilot в организации.
• Copilot Lab. Найдите советы по улучшению запросов и изучите подсказки, чтобы попробовать в разных приложениях.
• Copilot для работы. Узнайте о рабочих сценариях и о том, как Copilot может стать помощник ИИ.
• Viva Learning. Используйте каталог курсов, чтобы изучить новые навыки для мира ИИ.

Этап 3. Предоставление влияния

Шаги, включенные в этот этап, предназначены для отслеживания хода внедрения и бизнес-результатов вашей организации.

Шаг 8. Количественное определение влияния с помощью панели мониторинга Microsoft Copilot

Панель мониторинга Microsoft Copilot помогает организациям измерять использование и внедрение на каждом этапе развертывания с помощью данных и аналитических сведений в режиме реального времени. Панель мониторинга предоставляет информацию, которая поможет руководителям понять, где Copilot добавляет ценность, а где стратегии включения могут создать еще больше преимуществ. Например, количество активных пользователей Copilot на приложение и количество раз, когда ключевые функции Copilot использовались в этих приложениях. С помощью подписки на Microsoft Viva вы можете получить больше отчетов и более глубокие функциональные возможности.

Шаг 9. Регулярно встречайтесь с советом по ИИ

Регулярные встречи с советом по искусственному интеллекту помогут вам понять, как вы можете поддержать их усилия. Основываясь на опыте пользователей Программы раннего доступа, изменения происходят быстро с реализацией Copilot. Обсудите, что работает хорошо, потенциальные области возможностей и любые проблемы, связанные с новым способом работы.

Чтобы максимально расширить опыт вашей организации с Copilot, сделайте собрания советов по ИИ постоянным приоритетом по истечении начального двухмесячного периода. К тому времени вы, скорее всего, увидите значительный рост производительности и ценности бизнеса. И вы, вероятно, будете готовы переключить внимание на долгосрочные цели ИИ.

Шаг 10. Публичное празднование успехов

Реализация любого нового средства требует скоординированных усилий в нескольких дисциплинах. Поэтому обязательно сделайте паузу и отметьте вехи, достигнутые в стратегии внедрения Copilot. Подтвердите усилия команд, которые способствовали успешному развертыванию, и определите ваших опытных пользователей. Эти истории служат мощным источником вдохновения и демонстрируют, как Copilot может обеспечить ощутимые преимущества в вашей организации. Истории успеха также играют ключевую роль в стимулировании внедрения, привлечении заинтересованных лиц и обеспечении того, чтобы ваша организация максимально эффективно влияла на Copilot, сохраняя при этом прозрачность и реалистичные ожидания.

Этап 4. Расширение и оптимизация

Шаги, включенные в этот этап, предназначены для расширения Microsoft 365 Copilot с агентами Copilot.

Шаг 11. Адаптация Copilot для вашего бизнеса

По мере того как ваши команды будут лучше использовать Copilot, они хотят иметь возможность более глубоко подключаться к бизнес-данным, приложениям и рабочим процессам, которые живут за пределами Microsoft 365. Эта возможность становится возможной, когда разработчики расширяют Microsoft 365 Copilot с помощью агентов, которые они создают в Microsoft Copilot Studio.

• Ground Copilot для всех ваших бизнес-данных. Предоставьте агентам Copilot безопасный доступ к системам записи вашей организации, включая корпоративные базы данных, пользовательские серверные части и даже локальные устаревшие системы. Это позволяет Copilot лучше понять свой бизнес и узнать, какие приложения и ресурсы следует запрашивать, чтобы лучше отвечать на запросы пользователей.
• Автоматизация рабочих процессов с помощью агентов. Пользователи могут создавать агенты для упрощения и автоматизации трудоемких бизнес-процессов и рабочих процессов, таких как отправка расходов, адаптация сотрудников и обновление преимуществ.
• Создание агентов в потоке работы. Быстро создавайте и публикуйте агенты непосредственно в приложениях, которые сотрудники чаще всего используют, например Teams, Business Chat и SharePoint. Copilot легко подключается к системам за пределами Microsoft 365, чтобы помочь вам максимально эффективно использовать ИИ. Например, если вы хотите предоставить Copilot доступ к вашей политике путешествий в SharePoint и текущим бюджетам расходов в SAP, это могло бы дать точный ответ на вопрос сотрудников, например: "Сколько из бюджета на поездки моей команды осталось в этом квартале?"
• Легко контролировать агенты и управлять ими. Несмотря на то, что разработчики создают агенты, ИТ-специалисты по-прежнему отвечают за это. Он должен централизованно управлять только что созданными агентами и защищать их с помощью правильных элементов управления доступом, пользовательских элементов управления и аналитики.

Шаг 12. Оптимизация с помощью агентов на основе ролей

Корпорация Майкрософт постоянно выпускает новые агенты Copilot, готовые к работе и адаптированные к конкретным задачам и функциям, поэтому вам не придется начинать с нуля. В настоящее время доступны следующие агенты на основе ролей или доступны в общедоступной предварительной версии:

• Microsoft 365 Copilot для обслуживания клиентов. Этот агент расширяет существующий контакт-центр СИ, чтобы улучшить возможности обслуживания и повысить производительность агента.
• Microsoft 365 Copilot для продаж. Этот агент подключается к вашей платформе управления отношениями с клиентами (CRM) для привлечения аналитических сведений о продажах и ИИ следующего поколения в поток работы.
• Microsoft 365 Copilot для финансов. Этот агент подключается к финансовым системам вашей организации, чтобы обеспечить автоматизацию рабочих процессов для конкретных ролей, интерактивные действия и рекомендации в Microsoft Outlook, Excel, Microsoft Teams и других приложениях Microsoft 365.

Это лишь некоторые области, в которых можно рассмотреть возможность расширения Copilot для конкретных ролей. Помните, что корпорация Майкрософт поддерживает вашу организацию, так как пользователи учатся новым навыкам ИИ, и вы начертите путь для вашего бизнеса.