Подготовка данных для поиска в Microsoft 365 Copilot

Завершено

Чтобы подготовиться к Microsoft 365 Copilot, необходимо подготовить сведения к поиску. Например, если в организации уже установлены правильные элементы управления и политики доступа к информации, тогда пользователи будут иметь доступ только к тем сведениям, которые им нужны, и ничего больше при выполнении поиска в таких местах, как Microsoft Office SharePoint Online. Таким образом, если в вашей организации уже реализованы эти типы элементов управления, вы на шаг впереди.

В противном случае хорошая новость заключается в том, что существуют инструменты и элементы управления, которые вы можете использовать, чтобы получить представление о том, как происходит обмен сведениями в организации. Вы можете настроить автоматизированные элементы управления, чтобы обеспечить правильный уровень доступа и остановить общий доступ перед развертыванием Microsoft 365 Copilot. Так же, как вы подготавливаете сведения в клиенте Microsoft 365 для поиска, для Microsoft 365 Copilot применяются те же принципы. Почему? Так как Microsoft 365 Copilot извлекает только сведения, к которых у каждого пользователя есть явный доступ.

Советы по подготовке данных

Организации, которые улучшают качество данных и организацию Microsoft 365, позволяют Microsoft 365 Copilot создавать более точные и актуальные предложения, адаптированные к их бизнес-потребностям. Администраторам следует рассмотреть возможность реализации следующих рекомендаций для улучшения качества данных в их организации:

• Удалите избыточный, устаревший и тривиальный (ROT) контент.. Выполните широкий аудит всего содержимого организации, включая документы, сообщения электронной почты, чаты и вики-сайты. Удалите все устаревшие материалы, которые больше не являются точными или актуальными. Например, удалите старые спецификации продуктов, созданные более 5 лет назад, рекламные электронные письма для кампаний с истекшим сроком действия и разрешенные беседы об ИТ-заявках. Включить политики архивации и удаления на платформах для совместной работы, чтобы автоматизировать удаление устаревших данных. Продолжающееся удаление устаревшего, нерелевантного содержимого фокусируется Microsoft 365 Copilot на текущей, ценной информации. Использование политик хранения и меток хранения может помочь организациям активно соблюдать отраслевые правила и внутренние политики, снизить риск в случае судебного разбирательства или нарушения безопасности, а также гарантировать, что пользователи работают только с актуальным для них контентом.
  
  Помимо удаления содержимого ROT, организациям следует также выявлять и очищать неактивные сайты SharePoint. Неактивные сайты часто содержат устаревшее содержимое, загромождая источник данных Copilot и приводящее к менее точным ответам. Удаление этих сайтов помогает Copilot сосредоточиться на текущей информации для улучшения результатов. Организации могут определять неактивные сайты, запустив политику "Неактивные сайты SharePoint", которая является средством расширенного управления SharePoint. Эта политика борется с расползающимся содержимым и уменьшает количество содержимого ROT, автоматически выявляя неактивные сайты SharePoint и управляя ими. Он позволяет определить критерии бездействия, такие как отсутствие обновлений или активность пользователей в течение заданного периода. После определения этих критериев владельцы сайтов получают Уведомления по электронной почте для подтверждения активного или неактивного состояния сайта.
• Организуйте контент в логические папки и сайты. Тщательно структурируйте файлы, сообщения электронной почты и страницы. Разработайте подробную таксономию для категоризации и организации документов, электронных писем и страниц. Например, в библиотеках документов поместите финансовые отчеты в папку "Финансы", а маркетинговые ресурсы — в папку "Маркетинг". В Microsoft Office SharePoint Online создайте сайты для "Кадровой политики", "ИТ-ресурсов", "Документации по продукту" и т. д. Добавьте в файлы метаданные, такие как имена клиентов и коды проектов, для их дальнейшей идентификации. Когда организации разрабатывают логическую информационную архитектуру таким образом, это позволяет Microsoft 365 Copilot выводить связи и релевантность.
• Помечайте файлы ключевыми словами. Широко используйте метки, хэштеги, и теги метаданных во всех документах, электронных письмах и страницах для описания характеристик. Например, пометьте заявки в службу поддержки тегами #refund, #pay-issue или другими тегами проблем. Добавляйте атрибуты продукта, такие как номер модели, рынок и год выпуска, в виде тегов метаданных на изображениях и в спецификациях. Тщательная маркировка и маркировка позволяют Microsoft 365 Copilot быстро классифицировать, искать и рекомендовать содержимое.
• Стандартизируйте имена файлов. Обязательно используйте согласованные соглашения об именах файлов, такие как "Отчет о доходах за 3 квартал 2023 года", а не имена, заполненные аббревиатурами. Настройте рекомендуемые шаблоны для документов и презентаций. Организации, использующие согласованные описательные имена вместо аббревиаций, позволяют Microsoft 365 Copilot лучше понять содержимое.
• Объедините несколько версий. По возможности сохраняйте только окончательные версии документов, презентаций и т. д. Найдите старые версии файлов и объедините их, чтобы сохранить только самую последнюю версию. В окончательной версии должно быть четко указано, что она самая последняя. Устранение избыточных черновиков и устаревших версий снижает путаницу и противоречие для Microsoft 365 Copilot.
• Продвигайте привычки гигиены данных. Внедрите общеорганизационное обучение и управление изменениями, чтобы привить сотрудникам хорошие привычки гигиены данных. Предоставьте рекомендации по эффективному присвоению имен файлам, разметке контента, сохранению только текущих версий, удалению устаревших электронных писем и контента, а также другим методам. Рассмотрите возможность геймификации, признав основных участников, вносящих вклад в гигиену данных. Организациям также следует отслеживать согласие на использование данных. Если какие-либо наборы данных содержат личную информацию, убедитесь, что сотрудники предоставляют надлежащее согласие на использование в Microsoft 365 Copilot. Включите ожидания в отношении качества данных в постановку целей и обзоры сотрудников. Организации, создающие культуру, ориентированную на поддержание чистых, хорошо организованных данных, обеспечивают высокое качество с течением времени, что повышает эффективность Microsoft 365 Copilot.

Вопросы управления данными

При подготовке данных для Microsoft 365 Copilot администраторы также должны учитывать следующие факторы управления данными:

• Реализуйте средства расширенного управления Microsoft SharePoint. Реализация Расширенного управления Microsoft SharePoint (SAM) — это стратегический шаг для администраторов, направленный на улучшение управления данными в своей организации, особенно при подготовке к интеграции Microsoft 365 Copilot. SharePoint Advanced Management предлагает надежные средства для классификации, хранения и соответствия требованиям, гарантирующие надлежащее управление и защиту конфиденциальной информации. Эти инструменты имеют решающее значение для поддержания целостности данных и удовлетворения нормативных требований, что важно, так как организации все чаще полагаются на средства на основе ИИ, такие как Copilot. Администраторы, которые применяют эти расширенные функции управления, могут создать надежную основу доверия и безопасности, что имеет важное значение для успешного развертывания и эксплуатации Microsoft 365 Copilot. Кроме того, SAM предоставляет комплексные возможности аудита и создания отчетов, которые предоставляют администраторам подробные сведения об использовании данных и шаблонах доступа. Такая прозрачность помогает выявлять потенциальные риски и обеспечивать соблюдение политик управления данными. С помощью этих аналитических сведений организации могут принимать обоснованные решения об управлении данными и быстро устранять возникающие проблемы соответствия требованиям. Поскольку Microsoft 365 Copilot интегрируется с различными источниками данных и рабочими процессами, наличие хорошо управляемой среды данных гарантирует оптимальную работу средства ИИ, предоставляя точные и надежные аналитические сведения при сохранении самых высоких стандартов безопасности и соответствия данным.

• Назначьте управляющего данными для наблюдения за подготовкой и поддержания качества. Под контролем организаций находятся конфиденциальные сведения, такие как финансовые данные, имущественный данные, номера кредитных карт, медицинские записи или номера социального страхования. Таким образом, им следует рассмотреть возможность назначения опытного эксперта по управлению данными или группы экспертов по управлению официальным распорядителем данных для Microsoft 365. Этот человек должен отвечать за аудит данных, установление правил доступа, обучение пользователей гигиене, постоянный мониторинг того, как Microsoft 365 и Microsoft 365 Copilot используют организационные данные, и принятие улучшений. Наличие ответственного распорядителя данных помогает сформировать отличные привычки работы с данными и способствует подотчетности на протяжении всего жизненного цикла ИИ. Чтобы защитить свои конфиденциальные данные и снизить риск чрезмерного раскрытия, организации должны запретить своим пользователям ненадлежащим образом делиться конфиденциальными данными с людьми, у которых их не должно быть. Они могут достичь этой цели, реализовав метки конфиденциальности и политики защиты от потери данных (DLP). Дополнительные сведения см. в разделах Сведения о защите потери данных и Сведения о метках конфиденциальности.

• Задокументируйте политики данных и методики, связанные с Использованием Microsoft 365 и Microsoft 365 Copilot. Рекомендуется официально описать свои политики управления данными, правила доступа, варианты использования и процедуры, связанные с безопасностью и управлением данными в Microsoft 365. Как уже говорилось ранее, мощные средства безопасности в экосистемах Microsoft 365 и Azure могут помочь организациям ужесточить разрешения и реализовать "просто достаточный доступ". Политики и параметры, определяемые администраторами в этих средствах, используются не только Microsoft 365 для предотвращения чрезмерного совместного использования данных, но и Microsoft 365 Copilot. Организациям, которые не документировать свои политики управления данными, следует рассмотреть возможность этого перед реализацией Microsoft 365 Copilot. Разработка комплексной политики управления данными должна закрепить правила для:

  • Ограниченные данные
  • Процедуры анонимизации
  • Роли управления
  • Требования к обучению сотрудников
  • Процедуры авторизации доступа
  • Методики мониторинга
  • Другие принудительно применяемые политики

  Организация должна делиться своей политикой управления данными со всей компанией и регулярно обновлять ее. Например, можно создать политику управления данными, которая определяет конфиденциальные данные, доступ к которым ограничен для пользователей, требует анонимизации определенных наборов данных и назначает эксперта или группу по управлению данными для постоянного надзора за практикой использования данных Microsoft 365. Подобная формализация требований к управлению помогает создать подотчетность во всей организации.

Надежное управление имеет решающее значение для обеспечения соответствия Microsoft 365 и Microsoft 365 Copilot юридическим и этическим стандартам данных. Как правило, организациям следует назначать кроссфункциональные группы по данным, безопасности и соответствию требованиям для введения ограничений данных, анонимизации, управления, политик расширенного управления SharePoint и обучения.

Организациям также следует помнить, что, хотя первоначальный аудит, ограничения доступа и политики управления имеют решающее значение при первом развертывании Microsoft 365 и Microsoft 365 Copilot, они должны рассматривать управление данными как итеративный непрерывный процесс. Почему? Так как ресурсы данных и шаблоны использования неизбежно меняются со временем. Например:

• Организации добавляют новые хранилища данных по мере изменения потребностей бизнеса. Новые репозитории требуют аудита и надлежащего управления доступом.
• Пользователи и разрешения меняются. В бизнесе изменения происходят постоянно, особенно когда приходят и уходят сотрудники. Например, присоединяются новые сотрудники или существующие сотрудники меняют роли. Администраторы должны соответствующим образом предоставить или отменить доступ.
• Правила и требования соответствия меняются. Политики данных должны отражать все новые ограничения.

Чтобы идти в ногу со временем, организациям следует проводить регулярные проверки и обновления, такие как:

• Ежемесячные проверки новых источников данных, которые могут потребовать изменения доступа.
• Ежеквартальное сканирование разрешений и внешнего обмена для выявления нового чрезмерного воздействия.
• Ежегодные обзоры политики для обновления новых правил и обновления обучения сотрудников.

Назначение эксперта по управлению данными или группы управления для наблюдения за этим непрерывным процессом помогает превратить его в живой, развивающийся набор политик данных и средств управления доступом. Этот процесс также позволяет адаптировать Microsoft 365 и Microsoft 365 Copilot управления к изменениям с течением времени.

Включение или запрет контента на сайте для поиска

Когда пользователи выполняют поиск на сайте, результаты могут поступать из многих мест, таких как столбцы, библиотеки и страницы. Владелец сайта может изменить параметры поиска на сайте, чтобы решить, может ли содержимое сайта отображаться в результатах поиска. Этот процесс называется idexing. Параметры поиска определяют, какое содержимое включено в индекс поиска. Содержимое индексированных сайтов отображается в результатах поиска. Владельцы сайтов могут использовать параметры для управления тем, можно ли индексировать или запретить индексирование содержимого со своих сайтов.

Разрешения на содержимое также влияют на то, разрешено ли пользователям просматривать содержимое в результатах поиска. Хорошее понимание того, как работают разрешения и параметры поиска, поможет вам убедиться, что пользователи могут видеть нужные документы и сайты в результатах поиска.

Примечание.

Результаты поиска всегда обрезаются по безопасности, поэтому пользователи видят только содержимое, на просмотр которых у них есть разрешение. Параметры поиска определяют только то, какое содержимое включено в индекс поиска.

Существуют определенные сценарии, в которых пользователи имеют разрешения на просмотр содержимого, но по-прежнему не могут найти его в результатах поиска. Дополнительные сведения см. в статье Результаты поиска не отображаются для владельцев групп после создания новой Office 365 группы.

Содержимое хранится во многих местах, включая сайты, списки, библиотеки, веб-части и столбцы. По умолчанию большая часть содержимого, содержащегося на сайте, списке, библиотеке, странице веб-части или столбце, сканируется и добавляется в индекс поиска. То, что находится в индексе поиска, определяет, какое содержимое может отображаться в результатах поиска как в классическом, так и в современном интерфейсе поиска. Разрешения, заданные для элементов, списков, библиотек, сайтов и т. д., также влияют на то, могут ли пользователи просматривать содержимое в результатах поиска.

По умолчанию содержимое сайта может отображаться в результатах поиска. Если владелец сайта или администратор семейства веб-сайтов указывает, что содержимое с определенного сайта не может отображаться в результатах поиска, то другие параметры результатов поиска, такие как списки, библиотеки, страницы ASPX и столбцы, заданные на этом сайте, не будут иметь никакого влияния. Аналогичным образом, если владелец сайта или администратор семейства веб-сайтов запрещает отображение содержимого списка или библиотеки в результатах поиска, исключение столбцов не будет иметь никакого эффекта. Важно знать, какие параметры наследуются от более высоких уровней, чтобы эффективно планировать поиск.

Чтобы разрешить или запретить появление содержимого сайта SharePoint в результатах поиска, выполните следующие действия.

Примечание.

Чтобы изменить этот параметр, необходимо иметь уровень разрешений Управление разрешениями. Этот уровень разрешений включен в группу владельцев " Имя сайта ".

1. На сайте SharePoint щелкните значок шестеренки (Параметры) в верхнем углу экрана.
2. В появившемся меню выберите Параметры сайта. Если параметры сайта не отображаются, выберите Сведения о сайте, а затем выберите Просмотреть все параметры сайта.
3. В разделе Поиск выберите Поиск и доступность в автономном режиме.
4. В разделе Индексирование содержимого сайта в разделе Разрешить этому сайту отображаться в результатах поиска выберите Да , чтобы содержимое сайта отображалось в результатах поиска. Чтобы содержимое не отображалось в результатах поиска, выберите Нет.

Настройка параметра "Поиск Майкрософт" на уровне клиента Bing

Поиск (Майкрософт) в Bing объединяет возможности поиска (Майкрософт) и поиска В Интернете Bing. Он предоставляет знакомый интерфейс поиска, который помогает пользователям находить релевантные результаты из вашей организации и Интернета. Чтобы обеспечить конфиденциальность и безопасность пользователей и ваших данных, пользователи должны войти в свою рабочую или учебную учетную запись в Bing, прежде чем они смогут найти внутренние результаты. Пользователи, которые уже вошли в приложение Майкрософт, включая Microsoft Edge, Outlook и SharePoint, автоматически вошли в систему, когда переходят в Bing.

Для большинства организаций, включая корпоративные и образовательные, поиск (Майкрософт) в Bing включен по умолчанию. Выполните следующие действия в Центр администрирования Microsoft 365, чтобы управлять параметром Поиска (Майкрософт) в Bing:

1. В Центре администрирования Microsoft 365 выберите Показать все в области навигации.
2. В области навигации выберите Параметры , а затем в группе Параметры выберите Поиск & аналитики.
3. На странице Поиск и аналитика по умолчанию отображается вкладка Обзор . Перейдите на вкладку Конфигурации .
4. На вкладке Конфигурации в разделе Поиск (Майкрософт) в параметре Bing нажмите кнопку Изменить.
5. На появившемся экране Поиск (Майкрософт) в Bing убедитесь, что установлен флажок Включить поиск (Майкрософт) в Bing для вашей организации проверка. Выберите его, если он был ранее отключен и вы хотите его включить.

Примечание.

Это изменение вступает в силу в течение 24 часов.

Если этот параметр отключен, пользователи не будут получать внутренние результаты при поиске в Bing, Windows Search или Microsoft Edge. Они также не смогут получить доступ к Microsoft 365 Chat. Отключение поиска (Майкрософт) в Bing не останавливает и не предотвращает добавление внутреннего содержимого в поисковый индекс. Он отключает только точки входа Bing для поиска (Майкрософт). Чтобы найти ответы и внутренние результаты, пользователи должны использовать другие точки входа, такие как SharePoint Online или приложение Office 365.