Настройка политики истечения срока действия групп Microsoft 365

  • 6 мин

С увеличением использования групп Microsoft 365 и Microsoft Teams администраторам и пользователям требуется способ очистки неиспользуемых групп и команд. Политика истечения срока действия групп Microsoft 365 помогает удалить неактивные группы из системы и навести порядок. Истечение срока действия отключено по умолчанию. Эту функцию необходимо включить для организации.

  • По истечении срока действия группы все связанные с ней службы (почтовый ящик, Планировщик, сайт SharePoint, команда и т. д.) также удаляются.

  • По истечении срока действия группы она "обратимо удаляется". Это означает, что ее можно восстановить в течение 30 дней.

Администраторы могут указать срок действия, и любая неактивная группа, включая архивные команды, которые достигают конца этого периода и не продлеваются, будут удалены. Срок действия начинается с создания группы или с даты ее последнего продления. Владельцам групп автоматически отправляются письма до истечения срока действия, что позволяет им продлить группу на очередной интервал срока действия. Пользователям Teams отображаются постоянные уведомления в Teams.

Группы, которые активно используются, продлеваются автоматически. Любое из следующих действий активирует автоматическое продление группы:

  • SharePoint — просмотр, редактирование, скачивание, перемещение, предоставление общего доступа или отправка файлов. (Просмотр страницы SharePoint не считается действием для автоматического продления.)
  • Outlook — присоединение к группе, чтение или создание группового сообщения из группы и присвоение отметки "Нравится" сообщению (Outlook в Интернете).
  • Teams — посещение канала команды.
  • Viva Engage — просмотр публикации в сообществе Yammer или интерактивного сообщения электронной почты в Outlook.

Настройка политики истечения срока действия групп Microsoft 365

  1. Войдите в Центр администрирования Microsoft Entra в качестве глобального администратора.

  2. В левой области выберите раздел Группы и нажмите Окончание срока действия, чтобы открыть параметры истечения срока действия.

    Снимок экрана: политика истечения срока действия в идентификаторе Microsoft Entra.

  3. Далее на странице Окончание срока действия вы можете указать:

    • Время существования группы (в днях) — установите время существования группы в днях со значением по умолчанию 180, 365 или настраиваемым значением. Настраиваемый параметр времени существования должен составлять не менее 30 дней.

    • Контактный адрес электронной почты для групп без владельцев — укажите адрес электронной почты, куда должны отправляться уведомления о продлении и истечении срока действия, если у группы нет владельца. Если у группы нет владельца, сообщения об истечении срока действия будут отправляться указанному администратору.

    • Включить истечение срока действия для этих групп Microsoft 365 (все, выделенное, нет) — выберите группу Microsoft 365, для которой нужно настроить эту политику истечения срока действия. По своему усмотрению вы можете настроить политику для всех групп в вашей компании, только для выбранных групп или полностью отключить ее — это делается путем выбора параметра Нет.

  4. Чтобы завершить настройку, нажмите кнопку Сохранить.

Кто может настроить и использовать политику истечения срока действия групп Microsoft 365?

Срок действия группы — это функция, включенная в подписку Microsoft Entra ID P1 или P2. Эта лицензия необходима администратору, которому необходимо настроить параметры, и участникам затронутых групп. Всем им должны быть назначены лицензии Microsoft Entra ID P1 или P2.

Существует два типа ролей в компании, у которых есть разные права в отношении политики истечения срока действия:

Роль Возможные действия
Глобальный администратор Office 365, администратор пользователей Создание, чтение, обновление или удаление параметров политики истечения срока действия групп Microsoft 365.
Пользователь Обновление или восстановление группы Microsoft 365, которой они владеют

Как истечение срока действия взаимодействует с политикой хранения

Если вы настроили политику хранения для групп на портале соответствия требованиям Microsoft Purview, политика истечения срока действия работает с политикой хранения. Когда истекает срок действия группы, беседы в почтовом ящике группы и файлы на сайте группы сохраняются в контейнере хранения в течение указанного количества дней, определенного в политике хранения. Однако пользователи не увидят группу или ее содержимое после истечения срока действия.

Как и когда владелец группы узнает, что истекает срок действия его группы

Владельцы групп будут уведомляться только по электронной почте. Если группа была создана с помощью Планировщика, SharePoint или любого другого приложения, уведомления об истечении срока действия всегда будут приходить по электронной почте. Если группа была создана в Teams, владелец группы получит уведомление о продлении в разделе действий.

Через 30 дней до истечения срока действия группы владельцы группы (или адреса электронной почты, указанные для групп, у которых нет владельца) получат электронное письмо, позволяющее им легко продлить группу. Если они не продлят ее, они получат еще одно письмо о продлении за 15 дней до истечения срока действия. Если они по-прежнему не продлили его, они получат еще одно уведомление по электронной почте за день до истечения срока действия.

Если по каким-либо причинам никто из владельцев или администраторов не продлит группу до истечения ее срока действия, администратор по-прежнему может восстановить группу в течение 30 дней после истечения срока действия.

Разрешения, необходимые для восстановления группы, доступны в любой из следующих ролей.

Роль Разрешения
Глобальный администратор, администратор групп, поддержка партнеров уровня 2 и администратор Intune Может восстановить любую удаленную группу Microsoft 365
Поддержка администраторов пользователей и партнеров уровня 1 Может восстановить любую удаленную группу Microsoft 365, за исключением тех групп, которые назначены роли администратора компании
Пользователь Может восстановить любую удаленную группу Microsoft 365, которая ему принадлежит

Дополнительные сведения см. в указанных ниже статьях.