Планирование управления жизненным циклом
Teams предоставляет обширный набор средств для реализации процессов управления жизненным циклом совместной работы для организации. Планирование управления жизненным циклом имеет важное значение, так как это означает, что вы планируете работать эффективно. Большинство проектов состоят из начала, середины и конца. Проекты также могут создаваться и использоваться различными способами, из-за чего не всегда очевидно, на каком этапе своего жизненного цикла они находятся. Наличие плана управления жизненным циклом поможет контролировать проекты вашей организации по мере прохождения ими этих этапов.
Понятия жизненного цикла
Принимая решения по управлению жизненным циклом, вы будете опираться на следующие понятия и определения.
Команды Teams. Команда — это объединение пользователей, контента и инструментов для эффективной совместной работы. В команде назначаются участники и связанные с ними политики и разрешения. Teams основана на группах Microsoft 365, а изменения членства в группах Microsoft 365 синхронизируются с командой. Как и другие группы Microsoft 365, команды Teams автоматически подготавливаются вместе с почтовыми ящиками Exchange, сайтами SharePoint, записными книжками OneNote и другими ресурсами Microsoft 365 или Office 365. Существует три типа команд:
- Команды для всей организации предоставляют автоматический способ включения всех пользователей небольшой или средней организации в одну команду для совместной работы.
- Общедоступные команды являются открытыми. К ним могут присоединяться все пользователи организации.
- Закрытые команды состоят только из приглашенных пользователей.
Каналы. Именно в каналах выполняется совместная работа команды. Для каждого канала автоматически создается папка на сайте SharePoint. В ней сохраняются все файлы этого канала. В каналы также можно добавлять приложения, необходимые определенному рабочему процессу. Например, вы можете добавить в канал панель мониторинга Power BI, чтобы отслеживать реализацию какого-то аспекта вашего проекта.
Стандартные каналы. Стандартные каналы видны всем участникам команды.
Закрытые каналы. Закрытые каналы похожи на стандартные каналы, но они ограничивают доступ к беседам, файлам и приложениям ограниченным подмножеством участников команды.
Общие каналы . Общие каналы позволяют предоставлять доступ к каналам любому пользователю или группе с помощью удостоверения Microsoft Entra вашей организации. (Функция находится в разработке. Актуальное состояние см. в дорожной карте с функцией ID_70766.)
Типы пользователей команд и роли администратора. Тип пользователя команды определяет доступные ему возможности управления:
Создатель команды может создавать группы или команды в каталоге.
Владелец команды управляет участием и настройками команды.
Участник команды — это сотрудник вашей организации, который принимает участие в команде.
Гость — это пользователь, который не входит в вашу организацию.
Этапы жизненного цикла команд
В общем случае команда работает над каким-то проектом или целью. Даже если команда сформирована просто по общим интересам, ее участники со временем могут меняться, и обсуждение может сойти на нет, — только чтобы возникнуть снова в немного иной команде.
Каждая из команд проходит через три этапа: начало, когда команда создается и настраиваются каналы; основной этап использования, когда в команде ведется совместная работа в соответствии с ритмом рабочего процесса; и иногда — окончание, когда команда выполнила свою задачу и больше не приносит пользы.
Этап 1: начало
На начальном этапе нужно определить цель команды и состав ее участников, создать команду и ее каналы, пригласить участников и настроить для них разрешения. На начальном этапе обратите внимание на такие точки принятия решений:
- Какая цель поставлена перед командой?
- Кто входит в команду?
- Будет ли команда открытой или закрытой?
- Могут ли новые участники сами вступать в команду, или их должны добавлять владельцы?
- У кого будут разрешения на создание каналов и добавление вкладок, ботов или соединителей?
- Какие каналы будут первыми добавлены в команду?
Этап 2: середина
На промежуточном этапе выполняется совместная работа в соответствии с установленным рабочим процессом, при котором участники команды взаимодействуют в рамках каналов команды для достижения общих целей. На этом этапе следует учитывать следующие моменты принятия решений:
- Кто будет отслеживать использование для выявления проблем?
- По каким показателям будет оцениваться работоспособность команды?
- Определите команды, использование которых подошло к концу.
- Определите угасшие команды, которые по-прежнему выполняют свою задачу, но которые нужно оживить.
Этап 3: окончание
Завершающий этап начинается, когда команда выполнила все поставленные задачи. Обычно это происходит в конце проекта. На этом этапе можно официально сообщить о закрытии команды и удалить ненужные команды.
Teams удаляется с помощью обратимого удаления, которое ИТ-специалисты могут отменить в течение 30 дней. Удаление команд не влияет на чаты или контент, которые были сохранены согласно политикам соответствия требованиям. Каналы также поддерживают возможность "обратимого удаления", которое может быть отменено в течение 21 дня после удаления.
При удалении группы или команды большая часть сведений в подключенных службах также удаляется, за некоторыми исключениями. Любое содержимое, защищенное политикой хранения, остается доступным при поиске обнаружения электронных данных. Ознакомьтесь с последствиями удаления команды, чтобы избежать потенциальной потери данных.
Гости . При удалении команды гости не удаляются из идентификатора Microsoft Entra.
SharePoint. Все файлы в каналах команды хранятся на сайте SharePoint связанной группы. В некоторых случаях содержимое, отличное от документов, может существовать в SharePoint, например списки или страницы. При удалении канала папка или ее содержимое не удаляется из библиотеки документов SharePoint.
Планировщик. Удаление группы также приведет к удалению всех связанных планов. Чтобы сохранить данные, вы можете экспортировать план в таблицу, скопировать и переместить задачи в другой план или скопировать весь план перед удалением команды.
Forms. Удаление группы также приведет к удалению всех связанных форм. При удалении команды вы можете дублировать форму, экспортировать результаты в таблицу или просто удалить форму.
Power Automate. Потоки, созданные в Power Automate и связанные с группой или командой, не принадлежат группе. Они принадлежат создателю и просто совместно используются с другими пользователями и группами. Поэтому на них не влияет удаление группы или команды.
Power BI. Данные и рабочие области Power BI могут работать независимо от групп и команд. Если вам необходим отчет после удаления группы или команды, его можно скопировать из существующей рабочей области в другую рабочую область в Power BI.
Dataverse для Teams. Если команда удалена, также будет удалена созданная среда Dataverse для Teams. Сама среда Dataverse для Teams может быть удалена из команды владельцем команды. Чтобы сохранить данные, вы можете обновить среду Dataverse для Teams до среды базы данных Dataverse. Жизненный цикл обновленной среды больше не будет привязан к жизненному циклу этой команды. Если команда удаляется, обновленная среда остается.
Project — проекты и планы, созданные в Project для Интернета, связаны с группами Microsoft 365 и имеют подходы к удалению, аналогичные Power BI. Вы можете назначить проект другой группе или экспортировать данные из проекта или дорожной карты.
На завершающем этапе обратите внимание на такие точки принятия решений:
- Определите, как будет выглядеть завершение жизненного цикла команды.
- Определите, следует ли оставить сохраненный контент команды и на какой период.
- Задокументируйте полученный опыт.
- При необходимости заархивируйте данные.
Автоматизация жизненного цикла
Вы можете настроить жизненный цикл Teams и управлять им с помощью Центра администрирования Teams, Центра администрирования Microsoft 365 и Центра администрирования Microsoft Entra. Если вы хотите автоматизировать определенные задачи управления в жизненном цикле команды, вы можете сделать это с помощью средств автоматизации PowerShell и API Graph.
Дополнительные сведения см. в статье Параметры окончания жизненного цикла для групп, команд и Yammer.
Общие сведения о рабочих процессах жизненного цикла
Рабочие процессы жизненного цикла (предварительная версия) — это новая функция управления удостоверениями, которая позволяет организациям управлять пользователями Microsoft Entra путем автоматизации следующих трех основных процессов жизненного цикла:
- Присоединение: пользователь присоединяется к области лиц, нуждающихся в доступе. Пример: новый сотрудник, присоединяющийся к компании или организации.
- Перемещение: пользователь перемещается в пределах организации. Это перемещение может требовать дополнительного доступа или авторизации. Пример: пользователь, который занимался маркетингом, теперь является сотрудником отдела продаж.
- Выход: пользователь покидает область лиц, нуждающихся в доступе. Это перемещение может требовать удаления доступа. Пример: сотрудник, который уходит на пенсию, или уволенный сотрудник. Рабочие процессы включают определенные процессы, которые автоматически выполняются для пользователей в рамках их жизненного цикла. Рабочие процессы содержат задачи и условия выполнения.
Задачи — это определенные действия, которые выполняются автоматически при активации рабочего процесса. Условие выполнения определяет область затронутых пользователей и триггер времени выполнения рабочего процесса. Например, отправку сообщения электронной почты руководителю за семь дней до даты, указанной в атрибуте новых сотрудников NewEmployeeHireDate, можно описать как рабочий процесс. Она состоит из перечисленных ниже элементов.
- Задача: отправка сообщения электронной почты.
- Пользователи (область): новые сотрудники.
- Время (триггер): за семь дней до даты, указанной в атрибуте NewEmployeeHireDate.
В автоматическом рабочем процессе триггер планируется на основе значений атрибутов пользователей. Область автоматических рабочих процессов определяется в широком диапазоне пользовательских и дополнительных атрибутов, таких как отдел, к которому принадлежит пользователь.
Рабочие процессы жизненного цикла могут интегрироваться с возможностью задач приложений логики расширять рабочие процессы для более сложных сценариев с помощью существующих приложений логики.
