Создавайте краткие изложения сообщений электронной почты и генерируйте черновики новых сообщений с помощью Microsoft 365 Copilot в Outlook

Завершено

Microsoft 365 Copilot в Outlook упрощает управление электронной почтой, позволяя вам сосредоточиться на эффективном общении. Оно облегчит понимание длинных цепочек электронной почты, поможет увидеть различные точки зрения и найти вопросы, на которые еще не дан ответ. С помощью Copilot вы можете быстро отвечать на сообщения с помощью запросов или превращать короткие заметки в полные сообщения электронной почты с помощью ресурсов Microsoft 365. Вы также можете легко настроить тон и длину сообщения.

Резюмирование цепочек писем

Copilot в Outlook представляет функцию "Резюмирование цепочки", которая упрощает управление электронной почтой. С помощью этой функции Outlook может создать маркированный список кратко сформулированных основных моментов либо полную сводку выбранной цепочки писем. Результат выводится над цепочкой в области чтения. Такой макет упрощает понимание основных моментов беседы, которая имеет вид длинной цепочки сообщений электронной почты. Кроме того, сводка содержит ссылки на конкретные ответы, обеспечивая быстрый доступ к различным частям цепочки.

Создание черновиков сообщений электронной почты

Copilot в Outlook также представляет функцию создания черновика сообщения электронной почты, которая помогает быстрее создавать письма. Эта функция использует обработку естественного языка, помогая вам создавать сообщения электронной почты: для этого она предлагает фразы на основе контекста сообщения. Copilot в Outlook также может помочь вам писать сообщения электронной почты с нуля, используя предоставленные вами сведения. Например, вы можете начать новое сообщение электронной почты, указав тему и несколько пунктов маркированного списка. Затем Copilot в Outlook использует эти сведения для составления полного сообщения электронной почты.

Чтобы доработать черновик, можно указать тон или длину ответа. Например, можно попросить Copilot в Outlook сделать сообщение электронной почты более формальным или менее формальным, сделать его длиннее или короче.

С помощью Copilot вы можете создать несколько черновиков одного сообщения электронной почты, используя для каждого из них разный тон и длину. Затем вы можете перемещаться по различным черновикам, щелкая стрелки вперед и назад в окне Copilot. Copilot сообщает, на каком черновике вы находитесь (например, 2 из 5). При этом вы можете щелкнуть стрелку вперед или назад, чтобы быстро перейти от одного черновика к другому.

При просмотре черновика Copilot важно помнить о следующих моментах:

• Обратите особое внимание на приветствие в начале (Уважаемый/Здравствуйте/Привет и т. д.) и дополнительное завершение в конце (Искренне ваш/С наилучшими пожеланиями/Спасибо и т. д.). Соответствуют ли они тону для целевой аудитории и типу сообщения, которое вы хотите отправить? Например, для письма серьезного или профессионального характера вы, скорее всего, не захотите, чтобы вашим приветствием было "Привет".
• Обратите внимание на общий тон сообщения. Он слишком неформальный, слишком формальный или слишком прямой для вашего типа сообщения?
• Обратите внимание на длину сообщения. Оно слишком короткое и не передает основные моменты, которые необходимо указать в письме? Или оно слишком длинное и погружает получателя в лишний текст? Также учитывайте целевую аудиторию, когда дело доходит до длины. Руководство обычно предпочитает не длинные абзацы, а более короткие сообщения электронной почты с маркерами, которые быстро переходят к сути сообщения.
• Объясняет ли сообщение элементы с помощью терминов, которые слишком упрощены или слишком сложны для целевой аудитории? Например, объяснение элементов упрощенными терминами может показаться высокомерным, если сообщение предназначено для опытной целевой аудитории. Например, если Copilot впервые упоминает VPN в письме для ИТ-специалистов, следует ли за этим термином пояснение "что означает виртуальная частная сеть"? И наоборот, получатели могут потерять нить сообщения и не понять его основные моменты, когда письмо:
  • слишком сложное;
  • включает слишком много технических терминов для нетехнической аудитории;
  • не расшифровывает акронимы, когда аудитория может быть не знакома с содержимым.

Copilot в Outlook предоставляет следующие возможности для управления созданием черновиков в окне Copilot:

• Сохранить. Когда вы нажимаете кнопку Сохранить в окне Copilot, Copilot копирует текущий черновик (например, 2 из 5) в текст сообщения в форме создания письма Outlook. При этом Outlook закрывает окно Copilot, в котором удаляются все черновики Copilot. После закрытия Copilot вы можете отправить или дополнительно изменить сообщение электронной почты. При работе в Copilot вы не можете вручную редактировать черновики, создаваемые Copilot, и не можете отправить черновик Copilot. Только Copilot может редактировать черновик, что выполняется в ответ на ваш запрос изменения, при изменении параметров тона либо длины или при вашем запросе на повторное создание совершенно нового черновика. Необходимо сохранить черновик, чтобы преобразовать его в фактический текст сообщения, прежде чем вы сможете изменить или отправить его. Просто помните, что когда вы сохраняете черновик, Copilot закрывается, а все остальные черновики удаляются.
• Удалить. Когда вы нажимаете кнопку Удалить в окне Copilot, Outlook сохраняет форму создания письма открытой, не изменяя строки "Кому", "Копия" и "Тема", но закрывает окно Переписать с помощью Copilot и удаляет ВСЕ черновики Copilot. Если вы вложили файл в сообщение электронной почты, он остается вложенным.
• Создать повторно. Кнопка Создать повторно создает новый черновик, если вы удовлетворены тоном, а также длиной выбранного черновика и не хотите, чтобы Copilot вносил другие изменения. Например, предположим, что вам нравится тон и длина черновика 2 из 5. Однако вы хотите посмотреть, может ли Copilot улучшить сообщение, поэтому вы нажимаете кнопку Создать повторно. Copilot создает черновик 6 на основе параметров тона и длины черновика 2. При необходимости вы можете нажать кнопку Создать повторно несколько раз подряд, чтобы увидеть, как Copilot изменяет текст сообщения в каждом новом черновике.

Copilot также использует следующие параметры для управления рабочим процессом электронной почты:

• Создать. Нажмите кнопку Создать, когда хотите, чтобы Copilot создал первый черновик письма, или после изменения параметров тона и длины для черновика.
• Значок "Отправить" (стрелка). При вводе запроса для Copilot с целью обновления черновика необходимо щелкнуть значок стрелки, который отображается в конце поля запроса. Это обеспечит отправку запроса. Например, вы можете попросить Copilot изменить приветствие, дополнительное завершение или что-то в тексте черновика. Когда вы отправляете запрос, Copilot создает совершенно новый черновик, но не создает повторно текст черновика. Вместо этого он применяет запрошенные изменения к текущему черновику и оставляет остальную часть черновика без изменений. Например, предположим, что вы используете черновик 2 из 3. Вам нравится этот черновик, но не его приветствие. Поэтому вы вводите запрос, в котором просите Copilot изменить приветствие. Затем вы щелкаете значок Отправить (стрелка) в конце поля запроса, чтобы отправить этот запрос. В свою очередь, Copilot создает черновик 4 (поэтому в окне Copilot отображается "4 из 4"). Черновик 4 аналогичен черновику 2, но использует новое приветствие, так как это единственное изменение, которое вы запросили.
• Значок "Удалить" (корзина). Эта функция является стандартным значком Удалить в Outlook, который отображается в верхней части сообщения электронной почты. Не путайте этот значок "Удалить" с кнопкой "Удалить" в окне Copilot. Когда вы нажимаете этот значок корзины, Outlook удаляет и закрывает всю форму создания письма, как только вы подтвердите, что хотите удалить его. Все черновики Copilot удаляются, окно Copilot закрывается, а также закрывается форма создания письма в Outlook.

Воспользуйтесь услугами наставника в работе с электронной почтой

Copilot в Outlook помогает создавать более эффективные сообщения электронной почты благодаря работе с наставником. Ваш расширенный помощник ИИ проанализирует электронную почту и предложит изменения для улучшения тона, тональности и повышения ясности с целью устранения возможных проблем в общении.