Описание управления записями
Организациям всех типов требуется решение для управления нормативными, юридическими и важными для бизнеса записями корпоративных данных. Управление записями Microsoft Purview помогает организации отслеживать свои юридические обязательства. Кроме того, эта функция позволяет продемонстрировать соответствие нормативным требованиям и повысить эффективность с помощью обычного удаления элементов, которые больше не нужно хранить, которые уже не важны или не имеют значения для решения бизнес-задач. Управление записями Microsoft Purview включает в себя множество функций, в том числе:
- Добавление метки содержимого в виде записи.
- Определение политик хранения и удаления из метки записи.
- Активация хранения на основе событий.
- Проверка и подтверждение удаления.
- Подтверждение удаления записей.
- Экспорт сведений об удаленных элементах.
Если содержимое помечено как запись, используя метку хранения, происходит следующее:
- Применяются ограничения для блокирования отдельных действий.
- Ведется журнал действий.
- Подтверждение удаления добавляется в конце срока хранения.
Чтобы элементы можно было помечать как записи, администратор настраивает метки хранения.
Такие элементы, как документы и сообщения электронной почты, можно затем пометить как записи с учетом этих меток хранения. Элементы могут быть помечены как записи, однако они также могут отображаться как записи, отвечающие нормативным требованиям. Записи, отвечающие нормативным требованиям, предоставляют другие элементы управления и ограничения, а именно:
- Метку Regulatory нельзя удалить, если элемент помечен как запись, отвечающая нормативным требованиям.
- Сроки хранения нельзя уменьшить после того, как применена такая метка.
Дополнительные сведения о сравнении ограничений между записями и нормативными записями см. в разделе "Сравнение ограничений для разрешенных или заблокированных действий" статьи "Сведения об управлении записями", связанной в сводке и единице ресурсов этого модуля.
Самое важное отличие заключается в том, что если содержимое помечено как запись, отвечающая нормативным требованиям, то никто (даже глобальный администратор) не сможет удалить эту метку. Помечание элемента как записи, отвечающей нормативным требованиям, может иметь необратимые последствия. Эту операцию можно использовать только в случае крайней необходимости. В результате этот параметр недоступен по умолчанию, и его должен включить администратор с помощью PowerShell.
Распространенные варианты использования Управление записями Microsoft Purview
Существуют различные способы использования Управление записями Microsoft Purview в организации, в том числе:
- Предоставление администраторам и пользователям возможности вручную выполнять действия сохранения и удаления документов и сообщений электронной почты.
- Автоматическое выполнение действий сохранения и удаления для документов и сообщений электронной почты.
- Предоставление администраторам сайта возможности определять действия сохранения и удаления по умолчанию для всего содержимого в библиотеке SharePoint, папке или наборе документов.
- Предоставление пользователям возможности автоматического выполнения действий сохранения и удаления для сообщений электронной почты с помощью правил Outlook.
Чтобы обеспечить правильность использования Управление записями Microsoft Purview в организации, администраторы могут работать с создателями содержимого, чтобы объединить учебные материалы. В документации должно разъясняться, как добавляются метки для использования диска, чтобы обеспечить полное понимание.