Описание управления жизненным циклом данных

  • 6 мин

Управление жизненным циклом данных Microsoft Purview предоставляет средства и возможности для хранения содержимого, необходимого для хранения, и удаления содержимого, которое вы не сделали. Хранение и удаление сообщений электронной почты, документов и сообщений часто требуется для соответствия требованиям и нормативным требованиям. Однако удаление содержимого, которое больше не имеет бизнес-ценности, также уменьшает область атаки.

Политики и метки хранения

Политики хранения и метки хранения важны для управления жизненным циклом данных. Они помогают организациям управлять информацией и управлять ими, гарантируя, что содержимое хранится только в течение необходимого времени, а затем окончательно удаляется. Применение меток хранения и назначение политик хранения помогает организациям достичь следующих целей.

  • Заранее обеспечить соответствие отраслевым нормативам и внутренним политикам, предписывающим минимальный срок хранения содержимого.
  • Сократить риски при судебных разбирательствах или брешах в системе безопасности за счет удаления старого содержимого, которое организация больше не обязана хранить, без возможности восстановления.
  • Убедитесь в том, что пользователи работают только с содержимым, которое является актуальным для них. Содержимое, которое больше не актуально, следует удалить.

Для управления содержимым обычно требуются два действия: сохранение содержимого и удаление содержимого.

  • Сохранение содержимого предотвращает постоянное удаление и гарантирует, что содержимое остается доступным для обнаружения электронных данных.
  • Удаление содержимого окончательно удаляет содержимое из вашей организации.

С помощью этих двух действий хранения можно настроить параметры хранения для приведенных ниже результатов.

  • Только для хранения: сохраняйте содержимое навсегда или в течение указанного периода времени.
  • Только для удаления: окончательное удаление содержимого после указанного периода времени.
  • Хранение с последующим удалением: хранить содержимое в течение указанного периода времени, а затем окончательно удалить его.

Если для содержимого назначены параметры хранения, это содержимое остается в исходном расположении. Люди могут продолжать работать со своими документами или почтой, как если бы ничего не изменилось. Но если они редактируют или удаляют содержимое, включенное в политику хранения, копия содержимого автоматически хранится в безопасном расположении. Безопасные расположения и содержимое не отображаются большинству пользователей. В большинстве случаев людям даже не нужно знать, что их содержимое зависит от параметров хранения.

Параметры хранения применимы к следующим рабочим нагрузкам.

  • SharePoint
  • OneDrive
  • Microsoft Teams
  • Viva Engage
  • Exchange

Чтобы назначить параметры хранения содержимому, используйте политики хранения и метки хранения с политиками меток. Вы можете использовать только один из этих методов или объединить их.

Используя политики и метки хранения для назначения параметров хранения содержимому, необходимо понимать ряд особенностей политик и меток. Далее рассмотрим несколько ключевых моментов. Дополнительные сведения см. в статье "Сведения о политиках хранения и метках хранения", связанных в разделе "Сводка и ресурсы" этого модуля.

Политики хранения

  • Политики хранения используются для назначения одинаковых параметров хранения содержимому на уровне сайта и почтового ящика.
  • Одну политику можно применить к нескольким расположениям, а также к конкретным расположениям или пользователям.
  • Элементы наследуют параметры хранения из своего контейнера, указанного в политике хранения. Если политика настроена для сохранения содержимого, а элемент затем перемещается за пределы этого контейнера, копия элемента сохраняется в защищенном расположении рабочей нагрузки. Однако параметры хранения не перемещаются вместе с содержимым в новое расположение.

Метки хранения

  • Метки хранения используются для назначения параметров хранения на уровне элемента, например папки, документа или сообщения электронной почты.
  • Сообщению электронной почты или документу может быть назначено не боле одной метки хранения.
  • Параметры хранения из меток хранения перемещаются с содержимым, если он перемещается в другое расположение в клиенте Microsoft 365, но не сохраняется, если содержимое перемещается за пределы вашего клиента Microsoft 365.
  • Администраторы могут разрешить пользователям в организации добавлять метки хранения вручную.
  • Метка хранения может добавляться автоматически, если она соответствует определенным условиям.
  • Метку по умолчанию можно добавить к документам SharePoint.
  • Метки хранения поддерживают проверку удаления, чтобы проверить содержимое, прежде чем оно будет окончательно удалено.

Рассмотрим следующие сценарии. Если все документы на сайте SharePoint должны храниться в течение пяти лет, это более эффективно для этого с политикой хранения, чем применение одной метки хранения ко всем документам на этом сайте.

Однако если некоторые документы на этом сайте должны храниться в течение пяти лет, а другие — 10 лет, то необходимо применить к сайту SharePoint политику со сроком хранения, равным пяти годам. Затем вы примените метку хранения к отдельным элементам с параметром хранения 10 лет.

Метки хранения и политики, которые применяют их

При публикации меток хранения они включены в политику меток хранения, которая делает их доступными для администраторов и пользователей, которые будут применяться к содержимому.