Поделиться через

Управление нелицензированных учетными записями пользователей OneDrive

  • Статья

Как ИТ-администратор вы можете столкнуться с ситуациями, когда некоторые из пользователей имеют неуправляемые и нелицензированные учетные записи OneDrive в вашей организации. Нелицензированные учетные записи OneDrive могут представлять угрозу безопасности и соответствия требованиям, а также создавать путаницу и дублирование файлов.

Из этой статьи вы узнаете, как выявлять, отслеживать и администрировать нелицензированные учетные записи OneDrive в организации.

Применение изменений политики для нелицензированных учетных записей OneDrive

Важно!

Принудительное применение начнется 27 января 2025 года, и процесс будет развертываться постепенно в течение нескольких месяцев. Администраторы должны ожидать, что для завершения процесса принудительного применения всем нелицензируемым учетным записям потребуется время.

  • Нелицензированные учетные записи OneDrive, на которые распространяется политика хранения, срок хранения или удержание по юридическим причинам, будут автоматически архивированы после удаления лицензии через 93 дня. Хотя эти учетные записи остаются видимыми для администраторов с помощью средств администрирования, ни администраторы, ни конечные пользователи не имеют доступа к их содержимому. Доступ остается ограниченным до тех пор, пока администраторы не примут определенные меры. (Обратите внимание, что эти изменения не применяются к клиентам EDU, GCC или DoD.)
  • Нелицензированные учетные записи, на которые не распространяется политика хранения или удержание по юридическим причинам, будут перенесены в корзину через 93 дня после удаления лицензии.

Временная шкала для учетных записей без лицензий до 17 февраля 2025 г.

  • 25 апреля 2025 г. К этой дате все нелицензированные учетные записи переходили в режим только для чтения. Администраторам рекомендуется проверка после этой даты. Проверка ранее может привести к неполному snapshot состояния.
  • 16 мая 2025 г. К этой дате все нелицензированные учетные записи архивируются. Администраторам рекомендуется проверка после этой даты. Проверка ранее может привести к неполному snapshot состояния.

Временная шкала для учетных записей, не лицензированных после 17 февраля 2025 г.

Для учетных записей, не лицензированных после 17 февраля 2025 г., учетная запись будет переведена в режим только для чтения на 60-й нелицензированный день, а также архивирована или перемещена в корзину в 93-й нелицензированный день.

Пример:

  • Нелицензированная дата: 1 марта 2025 г.
  • День 60: 30 апреля 2025 г. Учетная запись размещается в режиме только для чтения.
  • День 93: 2 июня 2025 г. Учетная запись либо архивируется (если политика хранения существует) либо перемещается в корзину (если политика хранения не применяется).

Администраторам рекомендуется отслеживать состояния учетных записей на основе этих временных шкал, чтобы обеспечить соответствие требованиям и принять необходимые меры.

Нелицензированные параметры управления учетными записями OneDrive

Определив нелицензированную учетную запись OneDrive, вы можете лицензировать или удалить учетную запись. Если никаких действий не предпринимается, учетная запись автоматически архивируется с января 2025 г.

Назначение лицензии нелицензированной учетной записи OneDrive

Перед архивированием нелицензированных учетных записей OneDrive. Чтобы назначить лицензию нелицензированной учетной записи OneDrive, необходимо назначить пользователю подписку Microsoft 365 или Office 365, включающую OneDrive. Назначение лицензии позволяет пользователю получать доступ к файлам OneDrive с помощью рабочей или учебной учетной записи, а также управлять их параметрами и политиками.

Вы также можете массово назначать лицензии с помощью любого из следующих методов:

После архивации нелицензированной учетной записи OneDrive — учетная запись должна быть повторно активирована из архивного состояния, прежде чем можно будет назначить лицензию. Если с архивной учетной записью связан пользователь, ИТ-администратор может предоставить пользователю действительную лицензию, и учетная запись автоматически активируется повторно в течение 24 часов. Если у архивной учетной записи нет связанного пользователя (например, если удостоверение было удалено), рекомендуется администраторам переместить все активно необходимое содержимое на сайт SharePoint или в активную и лицензированную учетную запись OneDrive. Дополнительные сведения о лицензировании и активных пользователях в Microsoft 365 см. в статье Назначение или отмена назначения лицензий для пользователей в Центр администрирования Microsoft 365.

Удаление нелицензированной учетной записи OneDrive

Перед архивированием нелицензированных учетных записей OneDrive . Чтобы удалить нелицензированную учетную запись OneDrive, необходимо удалить пользователя из организации и удалить его данные. Для окончательного удаления пользователя можно использовать Центр администрирования Microsoft 365, PowerShell или Microsoft API Graph.

После удаления нелицензированной учетной записи учетная запись OneDrive и ее файлы перемещаются в корзину. Через 93 дня он будет окончательно удален, и пользователь больше не сможет войти в свою рабочую или учебную учетную запись.

После архивации нелицензированных учетных записей OneDrive — учетную запись можно удалить из архивного состояния без повторной активации. Однако если учетная запись подчиняется политике хранения, нелицензированную учетную запись нельзя удалить, и администратор получает сообщение об ошибке.

Архивирование нелицензированных учетных записей OneDrive

Если никаких действий не предпринять, учетная запись остается архивной через Архив Microsoft 365. Архивация учетной записи позволяет хранить учетную запись OneDrive и ее данные в течение длительных периодов времени на случай, если вам потребуется получить ее позже.

Для новых нелицензированных учетных записей OneDrive это будет по истечении 93 дней после удаления лицензии или удаления пользователя. Например, учетная запись OneDrive, которая стала нелицензированной 1 августа 2025 г., будет недоступна для пользователей со 2 ноября 2025 г. Для нелицензированных учетных записей OneDrive с удалением лицензии до 26 октября 2024 г. учетные записи будут архивироваться где-то в период с конца января 2025 г. по конец марта 2025 г.

Доступ к нелицензированной учетной записи OneDrive

Если вы хотите получить доступ к данным недоступной нелицензированной учетной записи OneDrive, потребуется повторная активация, и для настройки архива Microsoft 365 необходимо выполнить следующие предварительные требования:

  1. Настройка и связывание подписки Azure в Syntex с оплатой по мере использования.
  2. Должен иметь разрешения глобального администратора или администратора SharePoint.
  3. Включение архива Microsoft 365 Выставление счетов за нелицензированную учетную запись (выставление счетов доступно с декабря 2024 г.).

После завершения настройки и активации повторной активации может потребоваться до 24 часов, чтобы учетная запись стала доступной. После повторной активации учетная запись остается активной в течение 30 дней, а затем снова автоматически архивируется.

Примечание.

Эти изменения не применяются к клиентам EDU, GCC или DoD.

Reporting

Нелицензированные учетные записи OneDrive не связаны с подпиской На Microsoft 365 или Office 365 в вашей организации. Учетная запись OneDrive может стать нелицензируемой, если лицензия не активирована или истекает.

Вы также можете столкнуться с нелицензированные учетные записи OneDrive, когда учетные записи создаются, но не назначаются лицензии. Мониторинг нелицензированных учетных записей помогает определить риск этих учетных записей и запланировать миграцию или удаление учетных записей пользователей.

Получение отчета о пользователях OneDrive без лицензий

Вы можете определить нелицензированные учетные записи OneDrive с помощью Центра администрирования SharePoint. Ниже показано, как с помощью Центра администрирования SharePoint создать отчет о нелицензированных учетных записях OneDrive.

  1. Войдите в Центр администрирования SharePoint с помощью рабочей или учебной учетной записи.
  2. Перейдите в раздел Отчеты и выберите Отчеты пользователей.
  3. В разделе Использование OneDrive выберите Нелицензированные пользователи.
  4. Отчет можно скачать в виде CSV-файла.
  5. С января 2025 г. доступен интерактивный пользовательский интерфейс. Для просмотра сведений можно выбрать имя пользователя.

В отчете отображаются имя пользователя, адрес электронной почты, тип учетной записи и дата последнего действия для каждой нелицензированных учетных записей OneDrive.

В следующей таблице приведены дополнительные сведения о данных, отображаемых в отчете об учетных записях OneDrive без лицензий.

Столбец Описание
Нелицензированные учетные записи Общее количество учетных записей OneDrive, которые не лицензируются на дату создания отчета.
Используемое хранилище Общий объем хранилища, потребляемого этими нелицензированных учетными записями OneDrive на дату отчета.
Срок хранения Нелицензированные учетные записи с заданным сроком хранения в процессе удаления лицензии или удаления учетной записи пользователя. Срок хранения учитывается, а содержимое остается в архивном состоянии до истечения срока.
Политика хранения Для нелицензированных учетных записей применяется политика хранения , настроенная в Microsoft Purview. Политика хранения соблюдается, а содержимое остается в архивном состоянии до истечения срока действия политики.
Активный пользователь без лицензии Учетные записи, в которых лицензия пользователя была удалена, но учетная запись не была удалена в процессе удаления пользователя. Начиная с января 2025 г. пользователи, которым не назначена лицензия, но по-прежнему считаются активными в системе, архивируются на 93-й нелицензированный день. Если включено нелицензированное выставление счетов, эти архивные учетные записи остаются в архивном состоянии на неопределенный срок, в противном случае они будут удалены.
Дубликат учетной записи Нелицензированные учетные записи, созданные при переводе сотрудника в другую страну или регион или фирму в организации. Если эти дублирующиеся учетные записи не нужны, рекомендуется использовать скачиваемый CSV-файл из Центра администрирования SharePoint для их идентификации и удаления. Если никаких действий не предпринять, учетные записи автоматически архивируются, начиная с января 2025 г., и взимается плата за архив.
Нелицензированные причины "Нет владельца" — нет владельца, назначенного учетной записи OneDrive, что означает, что с этой учетной записью нельзя связать лицензию.
"Владелец удален из идентификатора Entra" — назначенный владелец был удален, поэтому с этой учетной записью не связана лицензия.
"Лицензия удалена администратором" — владелец присутствует в идентификаторе Entra, но лицензия владельца удалена из учетной записи.
"Дублирующаяся учетная запись" — владелец имеет несколько учетных записей OneDrive, связанных с его удостоверением. Дублирующаяся учетная запись не является основной учетной записью OneDrive, связанной с удостоверением владельца. Все нестандартные учетные записи, связанные с владельцем, считаются нелицензироваными.
Удаление заблокировано "Период хранения" — учетная запись OneDrive была удалена на рынке, но находится в пределах глобального периода хранения учетной записи OneDrive, как определено параметром периода хранения OneDrive. Сокращение срока хранения помогает сократить хранение нелицензированных учетных записей OneDrive по этой причине.
"Политика хранения" — политика хранения, удержание по юридическим причинам или удержание соответствия, определенное в Purview, не позволяет удалить содержимое этой учетной записи. Политика хранения может применяться только к подмножествию содержимого учетной записи, что предотвратит удаление всей учетной записи OneDrive. Измените требования к хранению или удержанию Purview, чтобы сократить количество учетных записей OneDrive, удерживающихся по этой причине.
"Владелец активен в идентификаторе Entra" — владелец учетной записи OneDrive по-прежнему активен в идентификаторе Entra, в результате чего учетная запись не будет удалена. Когда начнется принудительное применение нелицензированных учетных записей OneDrive, эти учетные записи будут удалены после 93-го нелицензированного дня и будут следовать обычному потоку отзыва, включая соблюдение срока хранения и любых требований к хранению или удержанию Purview.
"Восстановленный сайт" — эта учетная запись была восстановлена из корзины сайта ИТ-администратором. Так как учетная запись была намеренно восстановлена, она больше не будет удаляться автоматически.

Просмотр дополнительных сведений о нелицензированных учетных записях OneDrive

Вы можете просмотреть сведения обо всех нелицензированных учетных записях OneDrive, даже тех, которые еще не прошли свой 93-й нелицензированный день, в Центре администрирования SharePoint.

  1. В Центре администрирования SharePoint выберите Отчеты.
  2. Выберите Учетные записи OneDrive , а затем — Просмотреть дополнительные сведения.

GIF-файл, показывающий, как получить доступ к разделу

На этой странице можно выполнить следующие действия:

  • Перечисление отдельных нелицензированных учетных записей
  • См. сведения об учетной записи, такие как URL-адрес, название, используемое хранилище, нелицензированная дата, причина без лицензий и состояние архива.
  • Удаление учетных записей (существуют некоторые предупреждения, такие как сбой удаления из-за того, что учетная запись находится на удержании)
  • Повторная активация учетных записей

Расходы с архивных учетных записей

После включения выставления счетов для нелицензированных учетных записей OneDrive за архивные нелицензированные учетные записи OneDrive, которые не удаляются, начнут взиматься плата за ежемесячное хранение и нерегламентированную повторную активацию учетной записи.

Примечание.

Включение выставления счетов означает включение переключателя выставления счетов нелицензированных учетных записей OneDrive, которое можно включить только после настройки общего метода выставления счетов с оплатой по мере использования.

Снимок экрана: включение выставления счетов для нелицензированных учетных записей.

Если выставление счетов для повторной активации одной конкретной нелицензируемой учетной записи, плата за повторную активацию применяется для этой учетной записи в размере 0,60 долл. США/ГБ, а с этого месяца плата за хранение в размере 0,05 долл. США/ГБ/месяц применяется для всех нелицензированных учетных записей в организации в течение более 93 дней.

Например, если в организации есть 100 нелицензированных учетных записей OneDrive, каждая из которых потребляет 1 ТБ на общую сумму 100 ТБ, а принудительное применение выполняется в период с января по март 2025 г., 100 нелицензированных учетных записей архивируются автоматически. Если организации необходимо повторно активировать определенную учетную запись в октябре 2025 г. и настроить выставление счетов, она будет нести следующие расходы:

  • Одноразовая плата за повторную активацию в размере $ 0,60/ГБ за 1 ТБ, на общую сумму $ 614,40.
  • Ежемесячная плата за хранение в размере 0,05 долл. США/ГБ за 100 ТБ, что с октября 2025 года составляет 5120 долл. США в месяц.

Примечание.

Нелицензированные учетные записи OneDrive не могут использовать неиспользуемую квоту хранилища SharePoint, даже если архив Microsoft 365 настроен в клиенте. За архивные нелицензированные учетные записи OneDrive взимается плата за весь объем потребляемого хранилища.

Использование Microsoft Purview в архивном состоянии

Архивные учетные записи OneDrive полностью учитывают политики хранения, параметры и удержание для судебного разбирательства и удержание eDiscovery. Например, если в вашей компании действует пятилетняя политика хранения, она остается неизменной независимо от того, является ли учетная запись OneDrive активной или архивной. Архивация не сбрасывает временная шкала политики хранения или удержаний.

Microsoft Purview eDiscovery и поиск контента по-прежнему можно обнаружить в архивном содержимом. Экспорт содержимого, поддерживающего результаты поиска, не требует повторной активации архивной учетной записи вручную, и это занимает до 24 часов.

Изменения, внесенные в политики хранения, применяются к архивным учетным записям. Например, если компания сокращает политику хранения с пяти лет до трех лет, это обновление синхронизируется со всеми архивными учетными записями, для всех учетных записей, которые соответствуют обновленному сроку хранения, эти учетные записи перемещаются в корзину, и начинается процесс корзины.

Нелицензированные учетные записи OneDrive и клиенты для образовательных учреждений

Клиент для образовательных учреждений — это любой клиент с более чем 50 % лицензий для образовательных учреждений. Любой клиент с менее чем 50 % лицензий для образовательных учреждений считается коммерческим. Однако для любого клиента для образовательных учреждений нелицензированные учетные записи OneDrive используют хранилище в пуле и могут представлять угрозу безопасности и соответствия требованиям. ИТ-администраторы могут просматривать нелицензированные учетные записи на странице учетных записей OneDrive, чтобы определить нелицензированные учетные записи и принять меры.

Вопросы и ответы

1. Что такое нелицензированная учетная запись OneDrive?

Ответ: Когда сотрудник покидает организацию или удаляется лицензия, его учетная запись OneDrive становится нелицензированной после того, как администратор выполняет один из двух шагов:

Удаление лицензии:

  • Go to the SharePoint admin center.
  • Разверните раздел Выставление счетов и выберите Ваши продукты.
  • Выберите подписку и выберите Удалить лицензии.

Удаление пользователей:

  • В Центре администрирования SharePoint разверните узел Пользователи и выберите Активные пользователи.
  • Удалите пользователя.

Дополнительные сведения об удалении пользователей см. в статье Удаление пользователя из организации.

2. Может ли нелицензированные ODB использовать неиспользуемую квоту хранилища SPO?

Ответ: Нет. Они независимы. Нелицензированные учетные записи OneDrive не могут использовать неиспользуемую квоту хранилища SharePoint, даже если в клиенте SharePoint настроен архив Microsoft 365.

3. Каков результат, если нелицензированная учетная запись OneDrive будет восстановлена из корзины через 90 дней после удаления лицензии? Выполняется ли автоматическая архивация учетной записи?

Ответ. Да. Если с момента удаления лицензии прошло 93 дня, возврат нелицензированных учетных записей OneDrive из корзины может привести к автоматической архивации.

4. Когда будет архивирована нелицензированная учетная запись?

Ответ: Для новых нелицензированных учетных записей OneDrive это будет по истечении 93 дней после удаления лицензии или удаления пользователя. Например, учетная запись OneDrive, которая стала нелицензированной 1 августа 2025 г., будет недоступна для пользователей со 2 ноября 2025 г. Для нелицензированных учетных записей OneDrive с удалением лицензии до 26 октября 2024 г. учетные записи будут архивироваться где-то в период с конца января 2025 г. по конец марта 2025 г.

5. Как это влияет на обнаружение электронных данных в Microsoft Purview?

Ответ. Microsoft Purview eDiscovery и поиск контента по-прежнему можно обнаружить в архивном содержимом. Экспорт содержимого, поддерживающего результаты поиска, не требует повторной активации архивной учетной записи вручную, и это занимает до 24 часов.

6. Как это влияет на политику хранения, параметр хранения или удержание для судебного разбирательства?

Ответ: Архивные учетные записи OneDrive полностью соблюдают политики хранения, параметры и удержания для судебного разбирательства. Например, если в вашей компании действует пятилетняя политика хранения, она остается неизменной независимо от того, является ли учетная запись OneDrive активной или архивной. Архивация не сбрасывает временная шкала политики хранения или удержаний.

Примечание.

Если учетная запись OneDrive хранится из-за политики хранения, параметра хранения или удержания в судебном процессе и архивирована из-за отсутствия лицензий в течение 93 дней или более, вы по-прежнему будете платить за ежемесячное хранение архивов.

7. Можно ли удалить нелицензированную учетную запись без повторной активации архива?

Ответ. Да. Архивную нелицензированную учетную запись можно удалить из архивного состояния. Однако если учетная запись находится под политикой хранения, нелицензированную учетную запись нельзя удалить, и администратор получает сообщение об ошибке.

8. Когда будет взиматься плата?

Ответ: После предоставления метода оплаты выставление счетов выполняется в обычном цикле для архивного содержимого. Если политика хранения отсутствует и выставление счетов останавливается, содержимое удаляется в течение 93 дней. Если политика хранения по-прежнему активна, она выполняется независимо от состояния выставления счетов. Если учетная запись не имеет хранения и выставления счетов, начинается 93-дневный жизненный цикл удаления содержимого.

Например, если выставление счетов будет выставлено для повторной активации одной конкретной нелицензированной учетной записи, плата за повторную активацию применяется для этой учетной записи в размере 0,60 долл. США/ГБ, а с этого месяца плата за хранение в размере 0,05 долл. США в месяц применяется для всех нелицензированных учетных записей в организации, срок действия которых превышает 90 дней.

9. Каково руководство по "дубликату учетных записей"?

Ответ: Дублирующаяся учетная запись создается, когда сотрудник переходит в другую страну или регион или другую фирму в организации. Если повторяющиеся учетные записи не нужны, рекомендуется использовать скачиваемый CSV-файл в Центре Администратор SharePoint, чтобы определить учетные записи и удалить их. Для уже архивированных нелицензированных учетных записей OneDrive ее можно удалить из архивного состояния без необходимости повторной активации.

10. Как только я инициирую повторную активацию учетной записи из архива Microsoft 365, как долго я должен ждать, пока данные не будут доступны?

Ответ: Доступ к учетной записи занимает до 24 часов. После повторной активации учетная запись остается активной в течение 30 дней, прежде чем снова автоматически архивируется.

11. Взимается ли плата за использование функции удержания обнаружения электронных данных?Ответ: Мы соблюдаем удержание и оплату электронных данных соответствующим образом. Удержание eDiscovery работает так же, как политика хранения и удержание по юридическим причинам.

12. Каков процесс повторного получения лицензий на учетную запись после ее архивирования?

Ответ: Если с архивной учетной записью связан пользователь, ИТ-администратор может предоставить пользователю действительную лицензию, и учетная запись автоматически активируется повторно в течение 24 часов. Если у архивной учетной записи нет связанного пользователя (например, если удостоверение было удалено), рекомендуется администраторам переместить все активно необходимое содержимое на сайт SharePoint или в активную и лицензированную учетную запись OneDrive.

13. Если в политики хранения внесены изменения, будет ли это изменение синхронизироваться с архивируемыми сайтами?

Ответ. Да. Например, если политика хранения компании сокращается с пяти до трех лет, это изменение синхронизируется со всеми архивными учетными записями, и процесс корзины начинается для учетных записей, которые завершили политику хранения.