Управление неактивными сайтами с помощью управления жизненным циклом сайта
Функция управления жизненным циклом сайта в Microsoft SharePoint премиум — расширенное управление SharePoint позволяет управлять неактивными сайтами в клиенте из Центра администрирования SharePoint.
Типы политик неактивных сайтов
Вы можете настроить политику неактивного сайта, чтобы автоматически обнаруживать неактивные сайты и уведомлять владельцев сайтов по электронной почте. Затем владельцы могут подтвердить, что сайт по-прежнему активен. При настройке политики жизненного цикла сайта можно выбрать между политикой моделирования и активной политикой. Политика моделирования выполняется один раз и создает отчет на основе заданных параметров. В случае сбоя необходимо удалить его и создать новый. Вы также можете преобразовать политику моделирования в активную политику.
Активная политика выполняется ежемесячно, создавая отчеты и отправляя уведомления владельцам сайтов для подтверждения состояния сайта. Если она завершается ошибкой в течение определенного месяца, она будет выполняться снова по следующему расписанию. Активная политика принудительно применяет действия на неактивных сайтах, которые остаются незаверенными владельцем сайта или администратором, при условии, что вы настроили его для выполнения принудительных действий.
Требования
Для управления жизненным циклом сайта требуется подписка Microsoft SharePoint премиум — SharePoint Advanced Management.
Создание политики неактивного сайта
Чтобы создать неактивную политику сайта, разверните узел Политики и выберите Управление жизненным циклом сайта в Центре администрирования SharePoint:
Выберите + Создать политику , а затем нажмите кнопку Далее.
Введите параметры политики область и нажмите кнопку Далее.
Обновление политики за ноябрь 2024 г. область
- На шаге "Настройка политики область" теперь можно выбрать Включить сайты с политиками хранения и удержаниями.
- До этого обновления неактивные сайты в состоянии только для чтения или заблокированы были исключены из область политики. Теперь все сайты, доступные только для чтения, и заблокированные сайты автоматически включаются в область политики.
- До этого обновления бесхозяйные неактивные сайты были исключены из область политики. С ноября 2024 г. все неактивные бесхозяйные сайты автоматически включаются в область политики.
Назовите политику, добавьте описание (необязательно) и выберите режим политики. Нажмите кнопку Далее.
Обновление параметров за ноябрь 2024 г. На этом шаге вы можете:
- Выберите отправку сообщений электронной почты владельцам сайтов или администраторам сайта.
- Выберите действия принудительного применения, если после трех уведомлений не будет ответа от владельцев сайтов или администраторов:
- Пометьте неактивный сайт как доступный только для чтения.
- Пометьте неактивный сайт как доступный только для чтения в течение настраиваемого времени (3, 6, 9 или 12 месяцев), а затем архивирование с помощью архива Microsoft 365. Дополнительные сведения о решениях для хранения неактивного содержимого SharePoint см. в статье Обзор архива Microsoft 365.
Нажмите кнопку Готово. Теперь политика создана, и ее можно просматривать и управлять ею на панели мониторинга управления жизненным циклом сайта.
Неактивные уведомления сайта владельцам сайтов или администраторам сайта
Уведомления информируют владельцев сайтов SharePoint или администраторов сайтов, когда сайт неактивен в течение указанного количества месяцев. Чтобы сохранить сайт, получатели уведомлений должны нажать кнопку Сертифицировать сайт в сообщении электронной почты с уведомлением. После сертификации управление жизненным циклом сайта не проверка активности сайта в течение одного года.
Дополнительные сведения о том, как ведет себя политика неактивного сайта на основе выбранного действия принудительного применения, см. в следующей таблице:
| Принудительные действия | Поведение политики |
|---|---|
| Бездействовать | Владельцы сайтов или администраторы сайта получают ежемесячные уведомления в течение трех месяцев. По истечении этого периода уведомления за следующие три месяца не отправляются. Если сайт остается неактивным через шесть месяцев, ежемесячные уведомления возобновляется. В отчете о выполнении политики отображаются неактивные сайты как недействимые владельцем сайта. Вы можете скачать этот отчет и отфильтровать сайты, помеченные как бездействия. |
| Доступ только для чтения | Владельцы сайтов или администраторы сайта получают ежемесячные уведомления в течение трех месяцев. Если получатели уведомлений не помечают сайт как сертифицированный в течение этого периода, сайт переходит в режим только для чтения. |
| Архивирование сайтов после обязательного периода только для чтения | Владельцы сайтов или администраторы сайта получают ежемесячные уведомления в течение трех месяцев. Если получатели уведомлений не помечают сайт как сертифицированный в течение этого периода, сайт переходит в режим только для чтения в течение заданного количества месяцев. По истечении заданного количества месяцев сайт архивирован через Архив Microsoft 365. Архивация зависит от клиента, который включает Архив Microsoft 365 в центре microsoft Администратор. |
Совет
Перед созданием политики неактивного сайта проверка для любых политик ограничения доступа к сайтам, которые могут нарушить аттестацию сайта соответствующим владельцем сайта.
Режим только для чтения
Неактивная политика сайта, настроенная с помощью действия принудительного применения только для чтения, отправляет дополнительные уведомления для информирования владельцев сайтов или администраторов сайта, если ответа нет.
Уведомление отправляется, когда сайт переходит в режим только для чтения.
Когда сайт находится в режиме только для чтения, на сайт добавляется следующий баннер:
Удаление сайта из режима только для чтения
Чтобы удалить сайт из режима только для чтения в Центре администрирования SharePoint, перейдите на страницу Активные сайты , выберите сайт, а затем выберите Разблокировать на панели страницы сайта.
Владельцы сайтов не могут удалить сайт из режима только для чтения и должны обратиться к администратору клиента, чтобы удалить режим только для чтения.
Отмена иерархии сайта
Чтобы отменить развертывание сайта в Центре администрирования SharePoint, разверните узел Сайты и выберите Архивные сайты. Выберите сайт, который требуется отменить, и нажмите кнопку Повторно активировать.
Примечание.
Только администраторы клиента могут повторно активировать архивный сайт.
Сайты, управляемые несколькими политиками неактивных сайтов
Если сайт находится под несколькими неактивными политиками сайта, сообщения электронной почты с уведомлениями не повторятся. Если уведомление было отправлено в течение последних 30 дней с какой-либо политики неактивного сайта, сайт остается неактивным, и дальнейшие уведомления не отправляются. В отчете о выполнении политики отображается состояние сайта как "Уведомлено другой политикой".
Область неактивных политик сайта
Вы можете настроить параметры для политики неактивного сайта, такие как неактивный период времени, тип шаблона, источник создания сайта, метки конфиденциальности и исключение до 100 сайтов.
Действия сайта в область
Политики неактивных сайтов анализируют действия в SharePoint и подключенных платформах, таких как Teams, Viva Engage (прежнее название — Yammer) и Exchange, для обнаружения последней активности сайта.
| Тип платформы | Действия |
|---|---|
| SharePoint | Просмотр файлов, измененные файлы, общие файлы внутри и за пределами, синхронизированные файлы, просмотрены страницы, посещенные страницы |
| Viva Engage (ранее — Yammer) | Опубликованные сообщения, чтение бесед, сообщения о нравится |
| Teams | Опубликованные сообщения каналов в команде по всем каналам, сообщения в Teams и всех каналах, ответы на сообщения, упомянутые в сообщениях, реагировали на сообщения, отправляли срочные сообщения, проводили собрания (повторяющиеся, нерегламентированные, однократные) |
| Exchange | Полученные сообщения электронной почты в почтовом ящике Exchange |
Шаблоны сайтов в область
Управление жизненным циклом сайта проверяет активность информационных сайтов, классических сайтов, сайтов, подключенных к Teams, и сайтов, связанных с группами, с помощью следующих типов шаблонов сайтов:
| Тип сайта | Тип шаблона |
|---|---|
| Сайт для общения | SitePagePublishing#0 |
| Классические сайты | STS#0, STS#1, STS#2, WIKI#0, BLOG#0, SGS#0, SPS#0, SPSNEWS#0, ENTERWIKI#0, COMMUNITY#0, DEV#0, EXPRESS#0, EHS#1, EHS#2 |
| Сайт, подключенный к Teams | STS#3 или Group#0 |
| Сайт, подключенный к группе | STS#3 или Group#0 |
Сайты, не область
Следующие сайты считаются не область и исключены из обнаружения активности сайта:
- Сайты OneDrive
- Сайты, созданные системными пользователями
- Сайты каталога приложений
- Корневые сайты
- Домашние сайты
- Сайты администрирования клиента
Reporting
Сайты с бездействием в течение шести месяцев перечислены в отчете о выполнении политики. Отчет доступен для скачивания в виде файла .csv и позволяет отфильтровать сайты, которые владельцы сайтов считают бездействием.
В следующей таблице описаны сведения, включенные в отчет о выполнении политики.
| Столбец | Определение |
|---|---|
| имя сайта. | Имя неактивного сайта |
| URL-адрес | URL-адрес неактивного сайта |
| шаблон. | Шаблон неактивного сайта |
| Метка конфиденциальности | Метка конфиденциальности неактивного сайта |
| Сообщения электронной почты владельца сайта | Email адреса владельцев сайтов, получающих неактивные Уведомления по электронной почте активности сайта |
| Последнее действие сайта | Дата последнего действия, обнаруженного политикой неактивного сайта на сайте SharePoint и подключенных рабочих нагрузках (Exchange, Viva Engage (ранее Yammer) или Teams) |
| Дата создания | Дата создания неактивного сайта |
| Используемое хранилище | Хранилище, используемое неактивным сайтом |
| Состояние действия | Состояние сайта (первое/второе/третье отправленное уведомление, сайт в режиме только для чтения, архив сайта) |
| Применена политика хранения | Применяется ли политика хранения к сайту или нет |
| Число владельцев сайтов | Количество владельцев сайтов для сайта |
| Число администраторов сайта | Число администраторов сайта для сайта |
| Общее число уведомлений | Общее количество уведомлений, отправленных владельцам сайтов или администраторам сайта |
| Принудительно в | Дата принятия принудительных мер (дата архивирования сайта или его перевод в режим только для чтения) |
| Длительность в режиме только для чтения | Количество месяцев, в течение которых сайт находится в принудительном состоянии только для чтения |