Поделиться через

Microsoft 365 Copilot с SharePoint

  • Статья

Copilot и SharePoint

Ваша организация готовится к включению Microsoft 365 Copilot, средства повышения производительности на основе ИИ, которое повышает творческий потенциал, производительность и навыки в режиме реального времени. Администратору SharePoint очень важно правильно управлять данными SharePoint вашей организации, чтобы результаты Copilot были соответствующими, точными и соответствующими. Понимание важности управления содержимым в SharePoint для Copilot начинается с того , как Copilot работает с помощью трех компонентов:

  • Большие языковые модели (LLM)
  • Приложения для повышения производительности Microsoft 365, которые вы используете каждый день, например Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams и другие.
  • Содержимое в Microsoft Graphs

Содержимое в Microsoft Graph включает сообщения электронной почты, файлы, собрания, чаты, календари и контакты. Значительная часть из них хранится в виде файлов SharePoint. При совместном использовании документов с другими пользователями эти документы становятся данными, хранящимися на сайтах SharePoint, в библиотеках документов и OneDrive. Эти документы могут быть: Word документ, которым предоставлен общий доступ вашим коллегам, презентация, которую вы работаете с командой, записи собраний, заметки о проекте, созданные в Loop и OneNote, и многое другое. Когда пользователь делает запрос к Copilot, он обрабатывает запрос с помощью больших языковых моделей (LLM). Затем он создает ответ с LLM путем использования содержимого из Microsoft Graph и веб-содержимого (необязательно).

Microsoft 365 Copilot отображаются только данные организации, для которых отдельные пользователи имеют по крайней мере разрешения на просмотр. Важно использовать модели разрешений в SharePoint, чтобы обеспечить правильный доступ пользователей или групп к нужному содержимому в вашей организации. Чтобы подготовиться к внедрению Microsoft 365 Copilot вашей организации, существует несколько рекомендуемых действий, которые можно выполнить с SharePoint и OneDrive с помощью расширенного управления SharePoint. Кроме того, как администратор SharePoint, вы можете выполнить некоторые действия с помощью обычных параметров SharePoint для подготовки организации к Microsoft 365 Copilot:

Шаг 1. Оптимизация поиска в SharePoint

✅ Оптимизация содержимого SharePoint для поиска

Как упоминалось ранее, когда пользователь делает запрос к Copilot, он обрабатывает запрос, а затем создает ответ с LLM. Copilot использует содержимое из Microsoft Graph и веб-содержимое (необязательно). Итак, как Copilot получает содержимое из SharePoint? То же самое происходит, когда пользователь ищет содержимое с помощью поиска SharePoint.

Чтобы максимально эффективно использовать Copilot и получить наилучшие результаты, оптимизируйте содержимое SharePoint для поиска:

Шаг 2. Предотвращение чрезмерного совместного использования и управления доступом с помощью SharePoint и OneDrive

Чтобы предотвратить чрезмерное совместное использование и управление доступом с помощью SharePoint и OneDrive, существует несколько рекомендуемых действий, которые можно выполнить с SharePoint и OneDrive. Кроме того, вы можете использовать некоторые встроенные функции SharePoint, чтобы уменьшить количество разрешений и проверка разрешений и доступа к сайтам в Центре администрирования SharePoint.

Для начала вы можете:

✅ Уменьшение случайного общего доступа с помощью параметров общего доступа к SharePoint

Чтобы свести к минимуму случайный общий доступ к содержимому с помощью результатов Copilot, реализуйте параметры общего доступа на уровне организации и сайта:

  1. На уровне организации:

    • Обновление параметров общего доступа для SharePoint и OneDrive для клиента с общего доступа для всей организации на конкретные ссылки пользователей.

    • Рассмотрите возможность скрытия область разрешений от конечных пользователей. Например, используйте командлет SharePoint Set-SPOTenant PowerShell, чтобы скрыть "Все, кроме внешних пользователей" в элементе управления Люди Picker, чтобы конечные пользователи не могли его использовать.

    • Используйте ограниченный поиск SharePoint (RSS), чтобы временно ограничить результаты Copilot до 100 выбранных сайтов SharePoint. Дочерние сайты центральных сайтов не учитываются до предела в 100.

      RSS дает вам время на просмотр & разрешений на аудит сайта. Его следует использовать только в качестве временного решения, чтобы дать организации время на внедрение Copilot.

  2. На уровне сайта:

✅ Проверка разрешений и доступа к сайту в Центре администрирования SharePoint

Чтобы обеспечить безопасность данных, ознакомьтесь с разделом Доступ к сайту SharePoint и разрешения. Определение приоритета сайтов, содержащих конфиденциальную информацию.

  1. В Центре администрирования SharePoint см. раздел Активные сайты> , выберите сайт >Изменение>параметров.

    Приватный означает, что его могут найти только пользователи в вашей организации, имеющие доступ к сайту. Общедоступный (по умолчанию) означает, что любой пользователь в вашей организации может найти сайт и получить доступ к его содержимому.

    Снимок экрана: панель

  2. На вкладке Членство проверьте доступ к владельцам, участникам и посетителям сайтов. Убедитесь, что доступ к сайту имеют только необходимые пользователи.

Важно!

В этой статье в основном описывается использование встроенных параметров SharePoint для уменьшения общего доступа и проверка разрешений и доступа к сайту. Чтобы повысить эффективность и масштабируемости системы управления данными в организации, рассмотрите возможность использования расширенного управления SharePoint для мониторинга данных SharePoint и управления ими.