Введение в политики управления сведениями

Примечание.

Для управления содержимым в SharePoint рекомендуется использовать решения microsoft Purview для управления рисками и соответствием требованиям , а не старые политики управления информацией. Например, вы можете использовать хранение Microsoft 365 для автоматического хранения и удаления содержимого в SharePoint, OneDrive, Teams, Exchange и других веб-службах.

Политика управления сведениями представляет собой набор правил для определенного типа контента. Политики управления сведениями позволяют организациям контролировать и отслеживать, как долго хранится содержимое и какие действия пользователи могут выполнять с этим содержимым. Эти политики могут помочь организациям в соблюдении правовых норм и правительственных постановлений или же просто в реализации внутренних бизнес-процессов.

Например, в организации, которая обязана выполнять правительственное постановление, требующее от нее адекватного контроля финансовой отчетности, можно создать одну или несколько политик управления сведениями, которые будут проверять конкретные действия процесса создания и утверждения всех документов, связанных с финансовыми операциями.

Инструкции см. в статье Создание и применение политик управления сведениями.

Компоненты политики управления сведениями

Существует четыре основных категории предварительно определенных компонентов политики, которые можно комбинировать или использовать по отдельности, чтобы управлять контентом и процессами.

Компонент политики "Аудит" служит для анализа использования систем управления контентом путем регистрации событий и операций, выполняемых с документами и элементами списков. Его можно настроить для регистрации событий, связанных с редактированием, просмотром, возвратом, извлечением, удалением документа или элемента и изменением разрешений для него. Все данные аудита хранятся в отдельном журнале на сервере, и администраторы сайта могут создавать отчеты по ним.

Компонент "Срок действия" служит для последовательного и контролируемого удаления устаревшего содержимого с сайтов организаций. Он сокращает затраты и риски, сопряженные с хранением устаревшего содержимого. Политику "Срок действия" можно настроить таким образом, чтобы срок действия определенных типов контента истекал в конкретный день или в течение заданного периода времени после создания или изменения документа.

В организациях также могут создаваться и развертываться настраиваемые компоненты политики, учитывающие их потребности. Например, производственному предприятию может потребоваться определить политику управления сведениями для всех спецификаций к эскизным проектам изделий, запрещающую пользователям распечатывать копии таких документов на незащищенных принтерах. Чтобы определить этот тип политики управления сведениями, вы можете создать и развернуть компонент политики "Ограничение печати", который можно добавить к политике управления сведениями для типа контента спецификаций к дизайну изделий.

Объекты, к которым применяется политика управления сведениями

Чтобы внедрить политику управления сведениями, ее необходимо добавить к списку, библиотеке или типу контента сайта. При этом степень распространения и использования политики зависит от местоположения, в котором она создается или к которому добавляется. Ниже описаны доступные варианты.

Создание политики семейства веб-сайтов, а затем добавление этой политики в тип контента, список или библиотеку Вы можете создать политику семейства веб-сайтов в списке Политики на сайте верхнего уровня семейства веб-сайтов. После создания политики семейства веб-сайтов ее можно экспортировать, чтобы администраторы других семейств веб-сайтов могли импортировать ее в список политик. Создание экспортируемой политики семейства веб-сайтов позволяет стандартизировать политики управления информацией на сайтах в организации.

Когда политика семейства сайтов добавляется к типу контента сайта и экземпляр этого типа контента сайта добавляется к списку или библиотеке, владелец списка или библиотеки не может вносить изменения в политику семейства сайтов, установленную для списка или библиотеки. Добавление политики семейства сайтов к типу контента сайта — это надежный способ гарантировать внедрение политик семейства сайтов на всех уровнях иерархии сайтов.

Создайте политику управления информацией для типа контента сайта в коллекции типов контента сайта верхнего уровня, а затем добавьте этот тип контента в один или несколько списков или библиотек. Вы также можете создать политику управления информацией непосредственно для типа контента сайта, а затем связать экземпляр этого типа контента сайта с несколькими списками или библиотеками. Если таким образом создать политику управления информацией, политика имеется у каждого элемента в семействе веб-сайтов этого типа контента или типа контента, наследуемого от этого типа контента. Однако при создании политики управления сведениями непосредственно для типа контента сайта эту политику управления информацией будет сложнее повторно использовать в других семействах веб-сайтов, так как созданные таким образом политики не могут быть экспортированы.

Примечание.

Если тип контента элемента изменяется, это может повлиять на применение действий политики для этого элемента. Дополнительные сведения о типах контента см. в статье Общие сведения о типах контента.

Примечание.

Чтобы указать, какие политики используются в семействе веб-сайтов, администраторы семейства веб-сайтов могут отключить возможность задания функций политики непосредственно для типа контента. Если введено данное ограничение, при создании типов контента пользователям для выбора будут доступны только политики в списке «Политики семейства сайтов».

Создание политики управления сведениями для списка или библиотеки Если вашей организации необходимо применить определенную политику управления информацией к очень ограниченному набору содержимого, можно создать политику управления информацией, которая применяется только к отдельному списку или библиотеке. Этот метод создания политики управления сведениями является наименее гибким, так как политика применяется только к одному расположению, и ее нельзя экспортировать или повторно использовать для других расположений. Однако иногда может потребоваться создать уникальные политики управления информацией с ограниченной применимостью для решения конкретных ситуаций.

Политику управления сведениями для списка или библиотеки можно создать только в том случае, если они не поддерживают несколько типов контента. В противном случае потребуется определить политику управления сведениями для каждого типа контента списка, связанного с данным списком или библиотекой. Экземпляры типа контента сайта, связанные с конкретным списком или библиотекой, называются типами контента списка.

Для контроля за тем, какие политики используются в семействе сайтов, администраторы могут запретить устанавливать компоненты политики непосредственно для списка или библиотеки. Если введено данное ограничение, пользователи, управляющие списками и библиотеками, могут выбирать политики только из списка «Политики семейства сайтов».