Определение пользователей и анализ использования документов в SharePoint Server
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint в Microsoft 365
Первый шаг при планировании решения для управления документами — определить пользователей и проанализировать использование документов. В этой статье содержатся рекомендации по выявлению пользователей и анализу использования документов для решения, основанного на SharePoint Server.
Идентификация пользователей
Чтобы определить заинтересованных лиц и участников решения для управления документами, вы можете собрать сведения с помощью опроса. Например, опрос может содержать приведенные ниже вопросы.
Кто создает документы в вашей организации?
Какие типы документов они создают?
Какая роль у пользователя документа?
Кто просматривает документы?
Кто редактирует документы?
Кто использует документы?
Кто утверждает публикацию документов?
Кто разрабатывает веб-сайты для размещения документов?
Кто устанавливает правила и политики для управления документами?
Кто управляет записями в вашей организации?
Кто развертывает и поддерживает серверы, на которых хранятся документы?
Определяя заинтересованных лиц в отношении контента, вы обеспечиваете комплексность своего решения для управления документами, а также разработку сайтов и библиотек документов, которые соответствуют требованиям и процессам, связанным с корпоративным контентом.
Анализ использования документов
После определения заинтересованных лиц в отношении контента у них следует собрать сведения, которые помогут вам проанализировать использование документов в организации. Это важный этап процесса планирования, поскольку анализ позволяет определить следующее:
структуру библиотек документов;
используемые шаблоны сайтов;
требуемое количество сайтов;
топологию физических серверов, необходимую для реализации решения;
политики управления информацией, применяемые к сайтам.
Примечание.
Политики управления информацией недоступны в SharePoint Foundation 2013.
Необходимо собрать следующие сведения.
Тип документа, например аналитическая заметка по капиталу, оценка работы сотрудников, внутренняя записка или спецификация продукта.
Назначение каждого типа документов, например "предоставляет клиентам рекомендации по капиталу и вспомогательные сведения".
Автор каждого типа документов (рекомендуется указывать роли авторов, например "финансовый аналитик" или "менеджер по продукции", а не их имена).
Пользователи документов каждого типа, например "клиенты" или "члены группы".
Формат документа. Если в какой-либо момент жизненного цикла документа его необходимо преобразовать из одного формата в другой, запишите эти сведения.
Другие роли, которые относятся к жизненному циклу документа, например "технический рецензент" или "редактор текста".
Расположение документа, например "клиентский компьютер", "веб-сервер" или "файловый сервер". Обратите внимание, что копии документа могут находиться в нескольких местах (например, если документ создан на клиентском компьютере, а затем опубликован на веб-сервере).
Ниже приведены примеры полученных предприятием от двух различных организаций сведений, которые можно собрать и записать в лист.
Таблица. Пример с данными исследований
| Тип | Цель | Автор | Роль пользователя | Формат | Другие роли | Расположение |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Аналитическая заметка относительно собственного капитала |
Предоставляет особо ценным клиентам финансовой консультационной фирмы рекомендации относительно покупки и продажи определенных акций |
Финансовый аналитик |
Клиент |
DOCX (для создания); PDF (для публикации) |
Рецензент (технический); рецензент (юридический); утверждающий; редактор текста; администратор сайта |
Сайт разработки Тестовый сайт |
Анализ Для отдельных форматов разработки и публикации требуется преобразование формата. Большому количеству рецензентов необходим один или несколько рабочих процессов (бизнес-процессов, реализованных на сервере). Для двух сайтов (разработки и тестирования) необходимы механизмы перемещения контента между сайтами.
Таблица. Пример со сведениями о сотрудниках
| Тип | Цель | Автор | Роль пользователя | Формат | Другие роли | Расположение |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Оценка работы сотрудников |
Оценка работы сотрудников с точки зрения руководителя и самих сотрудников |
Информационный работник; менеджер |
Менеджеры; специалисты отдела кадров |
.DOCX |
Рецензент (отдел кадров); рецензент (юридический); утверждающий (топ-менеджер); документовед |
Клиентский компьютер Сервер электронной почты (как вложение) Корпоративный веб-сервер Корпоративный центр записей |
Анализ Для двух авторов и нескольких рецензентов требуется один или несколько рабочих процессов. Документ обрабатывается многими людьми, а затем находится на корпоративном веб-сервере (предположительно с высоким уровнем безопасности) и управляется на месте или перемещается в центр записей. Конфиденциальный характер этого содержимого требует управления правами на доступ к данным (IRM) на настольных компьютерах и серверах, в дополнение к корпоративным политикам и рекомендациям (например, аудит), которые защищают конфиденциальность сотрудников и юридическое положение предприятия.
Примечание.
Центр записей недоступен в SharePoint Foundation 2013.
Листы
Используйте следующие листы, чтобы записать сведения, описанные в этой статье: