Общие сведения о хранении, зависящем от возникновения события

Статья
08/02/2024

Руководство по лицензированию Microsoft 365 для обеспечения безопасности и соответствия требованиям.

При хранении содержимого период хранения часто зависит от возраста содержимого. Например, вы можете хранить документы в течение семи лет после их создания, а затем удалить их. Но при настройке меток хранения вы также можете основывать период хранения на том, когда происходит событие определенного типа. Событие активирует начало периода хранения, и все содержимое с меткой хранения, примененной к событию этого типа, получает действие хранения метки.

Примеры использования хранения на основе событий

Сотрудники, покидающие организацию. Предположим, что записи сотрудников нужно хранить в течение 10 лет с того момента, когда они покинули организацию. По истечении 10 лет все документы, связанные с наймом, результатами работы и увольнением сотрудника необходимо ликвидировать. Событием, которое активирует 10-летний период хранения, является уход сотрудника из организации.
Окончание срока действия договора. Предположим, что все записи, связанные с договорами, нужно хранить в течение пяти лет с момента окончания срока действия договора. Событием, активирующим пятилетний период хранения, будет окончание срока действия договора.
Время существования продукта В вашей организации могут быть требования к хранению, связанные с датой последнего производства продуктов для содержимого, например технических спецификаций. В этом случае последней датой производства является событие, которое активирует период хранения.

Хранение на основе событий, иногда также называемое «сохранение на основе событий», обычно используется с процессами управления записями. Это означает следующее:

Метки хранения на основе событий также обычно помечают содержимое как запись в рамках решения управления записями. Дополнительную информацию см. в статье Сведения об управлении записями.
Документ, который был объявлен записью, но для которого событие-триггер еще не наступило, хранится в течение неограниченного времени. Пока событие не активирует период хранения этого документа (который затем истечет), записи невозможно удалить окончательно.
Метки хранения, основанные на событиях, часто инициируют проверку размещения в конце срока хранения, чтобы менеджер записей мог вручную просмотреть и удалить содержимое. Дополнительные сведения см. в статье Ликвидация контента.

Метка хранения, основанная на событии, имеет те же возможности, что и любая метка хранения в Microsoft Purview. Дополнительные сведения см. в статье Сведения о политиках и метках хранения.

Совет

Если вы не являетесь клиентом E5, используйте 90-дневную пробную версию решений Microsoft Purview, чтобы узнать, как дополнительные возможности Purview могут помочь вашей организации управлять безопасностью данных и соответствием требованиям. Начните сейчас, перейдя в центр пробных версий на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. Сведения о регистрации и условиях пробной версии.

Взаимосвязь между типами событий, метками, событиями и идентификаторами ресурсов

Чтобы успешно использовать управляемое хранение на основе событий, важно понимать взаимосвязь между типами событий, метками хранения, событиями и идентификаторами активов, как показано на диаграммах и в следующем пояснении:

Схема 1 из 2. Типы событий, метки, события и идентификаторы ресурсов.

Схема 2 из 2: тип события, метки, события и идентификаторы ресурсов.

Вы создаете метки хранения для разных типов контента, а затем связываете их с типом события. Например, метки хранения для различных типов файлов и записей продукта связаны с типом события с именем Product Lifetime, поскольку эти записи должны храниться в течение 10 лет с момента окончания срока действия продукта.
Пользователи, которые обычно являются менеджерами записей, применяют эти метки хранения к контенту и (для документов в SharePoint и OneDrive) вводят идентификатор ресурса для каждого элемента. В этом примере идентификатор актива - это название продукта или код, используемый организацией. Затем каждой записи продукта присваивается метка хранения, и каждая запись имеет свойство, которое содержит идентификатор актива. Диаграмма представляет весь контент для всех записей продукта в организации, и каждый элемент имеет идентификатор актива продукта, чья запись это.
Время существования продукта — это тип события; конкретный продукт, достигающий окончания срока жизни, является событием. При возникновении события этого типа (в данном случае, когда продукт достигает конца срока существования), создается событие, указывающее:
- Идентификатор ресурса (для документов SharePoint и OneDrive).
- Ключевые слова (для элементов Exchange). В этом примере организация использует код продукта в сообщениях, содержащих записи о продуктах, поэтому ключевое слово для элементов Exchange функционально совпадает с идентификатором ресурса для документов SharePoint и OneDrive.
- Дата возникновения события. Эта дата используется в качестве начала периода хранения. Эта дата может быть текущей, прошлой или будущей датой.
После создания события эта дата события синхронизируется со всем контентом, который имеет метку хранения этого типа и которая содержит указанный идентификатор актива или ключевое слово. Как и в случае любой другой метки хранения, эта синхронизация может занять до 7 дней. На предыдущей схеме все элементы, обведенные красным, имеют период хранения, активированный этим событием. Другими словами, когда срок действия этого продукта истекает, это событие запускает период хранения для записей этого продукта.

Важно понимать, что если вы не укажете идентификатор ресурса или ключевые слова для события, то для всего содержимого с меткой хранения этого типа будет иметься период хранения, инициируемый событием. Это означает, что на предыдущей диаграмме все содержимое начало бы сохраняться. Маловероятно, что это ожидаемый вами результат.

Наконец, помните, что каждая метка хранения имеет свои собственные настройки хранения. В этом примере все они указывают 10 лет, но для события возможно инициировать метки хранения, где каждая метка имеет свой период хранения.

Как настроить хранение на основе событий

Рабочий процесс высокого уровня для хранения на основе событий:

Схема рабочего процесса для настройки хранения на основе событий.

Совет

См. раздел Использование меток хранения для управления жизненным циклом документов, хранящихся в SharePoint, чтобы получить подробный сценарий использования управляемых свойств в SharePoint для автоматического применения меток хранения и реализации хранения на основе событий.

Шаг 1. Создайте метку, период хранения которой зависит от возникновения события

Чтобы создать и настроить метку хранения, воспользуйтесь инструкциями из раздела Создание меток хранения для управления записями. Но для хранения на основе событий:

На странице Определение параметров метки при создании метки хранения выберите Хранить элементы бессрочно или в течение определенного периода. Затем:

На странице Определение периода после установки периода времени выберите один из типов событий по умолчанию в раскрывающемся списке Когда должен начинаться период?. Или создайте собственный тип события, выбрав Создать тип события и следуя инструкциям по настройке:

Тип события — это просто общее описание события, которое нужно связать с меткой хранения.

Типы событий по умолчанию имеют (тип события) после имени в раскрывающемся списке для упрощения идентификации. Вы также можете просмотреть и создать тип событий на вкладке>События управления>записями Управление типами событий.

Для хранения на основе событий требуются настройки хранения, согласно которым будет выполняться следующее:

хранение содержимого;
автоматическое удаление содержимого или активация проверки перед ликвидацией в конце периода хранения.

Хранение на основе событий обычно используется для контента, объявленного как запись, поэтому сейчас рекомендуется также проверить, не нужно ли выбрать параметр, помечающий контент как запись.

Если вы используете существующий тип события, а не создаете новый тип события, перейдите к шагу 3.

Примечание.

После выбора типа события и создания метки хранения тип события изменить нельзя.

Шаг 2: Создание нового типа события для вашей метки

Для параметров хранения, если вы выбрали Создать новый тип события, введите имя и описание для вашего типа события. Нажмите кнопку Далее, Отправить, и Готово.

Вернитесь на страницу Определение периода и воспользуйтесь раскрывающимся списком для параметра Когда должен начинаться период?, чтобы выбрать тип события, которое вы создали.

Шаг 3. Публикация или автоматическое применение меток хранения на основе событий

Метку хранения на основе события, как и любую другую метку хранения, необходимо автоматически применить к событию или опубликовать, чтобы ее можно было вручную или автоматически применять.

Шаг 4. Введите идентификатор ресурса

После применения метки на основе событий к содержимому можно ввести ИД ресурса для каждого элемента. Например, в вашей организации могут использоваться:

коды продуктов для хранения содержимого, касающегося только определенного продукта;
коды проектов для хранения содержимого, касающегося только определенного проекта;
идентификаторы сотрудников для хранения содержимого, касающегося только конкретного лица.

Идентификатор ресурса — это еще одно свойство документа, доступное в SharePoint и OneDrive. Ваша организация может уже использовать другие свойства и идентификаторы документов для классификации содержимого. В этом случае также можно использовать эти свойства и значения при создании события — см. следующий шаг 6. Важно использовать какое-либо сочетаниесвойство:значение в свойствах документа, чтобы сопоставить элемент с каким-либо типом событий.

Текстовое поле для ввода идентификатора ресурса.

Шаг 5. Создайте событие

При возникновении определенного экземпляра события этого типа, например, когда продукт достигает окончания срока жизни, создайте событие на портале Microsoft Purview или на портале соответствия требованиям Microsoft Purview. В зависимости от используемого портала:

Вход на портал> Microsoft PurviewЗаписывает событиякарточки> управления.

Если карточка решения "Управление записями " не отображается, выберите Просмотреть все решения , а затем выберите Управление записями в разделе Соответствие требованиям & рисков .
Вход на портал >соответствия требованиям Microsoft PurviewРешения>Управление записями>Вкладка "События".

Выберите + Создать , чтобы создать событие. Можно инициировать событие, создав его здесь. Например, на портале Microsoft Purview:

Создание события для запуска хранения с помощью меток хранения на основе событий.

Для одного клиента поддерживается до 1 000 000 событий.

Шаг 6. Выберите тип события, который использовался для метки из описания шага 2

Когда вы создаете событие, выберите тот же тип события, который был указан в настройках метки сохранения в шаге 2. Например, если в качестве типа события для настроек метки вы выбрали Срок службы продукта, выберите Срок службы продукта при создании события. Период хранения будет инициирован только для контента с метками хранения, примененными к нему с таким типом события.

Возможность выбора типа события в параметрах события.

В противном случае, если вам нужно создать событие для нескольких меток хранения с различными типами событий, выберите параметрВыбрать существующие метки. Затем выберите метки, настроенные для типов событий, которые нужно связать с этим событием.

Шаг 7. Введите ключевые слова или запрос или идентификатор ресурса для SharePoint и OneDrive

Теперь вы сузили область содержимого. Это можно сделать, указав ключевые слова или запрос. Для содержимого SharePoint и OneDrive это также можно сделать, указав идентификаторы ресурсов.

Запросы используют язык запросов по ключевым словам (KQL). Больше информации о синтаксисе запросов см. в Справочнике по синтаксису языка запросов по ключевым словам (KQL). Дополнительные сведения о доступных для поиска свойствах, которые можно использовать, см. в статье Запросы с ключевыми словами и условия для поиска содержимого.

Для идентификаторов ресурсов хранение будет применяться только к содержимому, для которого указана пара свойство:значение. Например, если используется свойство "Идентификатор ресурса", введите ComplianceAssetID:<value> в поле идентификаторов ресурсов, показанное на изображении ниже.

Если идентификатор ресурса не указан, ко всему содержимому с метками такого типа событий будет применена одинаковая дата хранения.

Возможно, к документам, связанным с этим типом события, в вашей организации применяются другие идентификаторы и свойства. Например, если вам нужно найти записи, относящиеся к конкретному продукту, вы можете использовать в качестве идентификатора сочетание настраиваемого свойства ProductID и значения XYZ. В этом случае следует ввести ProductID:XYZ в поле идентификаторов ресурсов, показанное на следующем рисунке.

Наконец, выберите дату, когда произошло событие; эта дата используется как начало срока хранения. После создания события эта дата события синхронизируется со всем содержимым с меткой хранения этого типа события, идентификатором ресурса и ключевыми словами или запросами. Такая синхронизация, как и для любых других меток хранения, может занять до 7 дней.

Страница параметров событий.

После создания события параметры хранения вступят в силу для контента, который уже снабжен метками и индексирован. Если метка хранения добавляется к новому контенту после создания события, необходимо создать другое событие с теми же данными.

Удаление события не отменяет параметры хранения, которые вступили в действие в отношении контента, который уже снабжен меткой. В настоящее время невозможно отменить события после их запуска.

Использование средства "Поиск контента" для поиска всего контента с определенной меткой или определенным идентификатором ресурса

После назначения меток хранения контенту вы можете использовать поиск контента, чтобы найти весь контент с определенной меткой хранения или с определенным идентификатором ресурса:

Чтобы найти весь контент с определенной меткой хранения, выберите условие Метка хранения, а затем введите полное имя метки или его часть с использованием подстановочного знака.
Чтобы найти весь контент с определенным идентификатором ресурса, введите свойство ComplianceAssetID и значение, используя формат ComplianceAssetID:<value>.

Дополнительные сведения см. в статье Запросы по ключевым словам и условия для средства "Поиск контента".

Автоматизация событий с помощью PowerShell

Для автоматизации хранения на основе событий в бизнес-приложениях можно использовать сценарий PowerShell. Командлеты PowerShell, доступные для хранения на основе событий:

чтобы помочь определить другие командлеты для создания меток хранения и их политик, см. раздел Командлеты PowerShell для политик и меток хранения.

Автоматизация событий с помощью API Graph

Api управления записями Microsoft Graph можно использовать для автоматического создания событий и типов событий, которые активируют начало срока хранения.