Настройка исторических версий в обнаружении электронных данных (предварительная версия)
Функция исторических версий (предварительная версия) в обнаружении электронных данных (предварительная версия) позволяет менеджерам по обнаружению электронных данных в организации искать и собирать содержимое из всех версий документов, хранящихся в SharePoint и OneDrive. Затем вы можете добавить это содержимое в набор для проверки для анализа и проверки. Эта функция помогает находить и просматривать содержимое из определенной версии документа, которое может иметь отношение к делу или расследованию, даже если последняя версия того же документа не содержит соответствующей информации.
Для поддержки возможности исторических версий в обнаружении электронных данных администраторы SharePoint должны включить управление версиями для сайтов в своей организации. Затем, когда пользователи изменяют документы в SharePoint или OneDrive, при сохранении (или автоматическом сохранении) документа создаются неявные обычные версии. Управление версиями SharePoint позволяет отслеживать действия, выполняемые с элементами SharePoint (включая документы, события и задачи). Эта возможность управления версиями оставляет журнал аудита, который может предоставить доказательства в ходе юридических расследований. Эти более старые версии документа доступны организации, которым может потребоваться предоставить общий доступ к таким версиям, которые содержат конфиденциальное или релевантное содержимое во время судебного разбирательства по юридическому вопросу.
После того как администратор обнаружения электронных данных включает исторические версии для организации, а затем активирует их для определенных сайтов SharePoint, служба отправки содержимого SharePoint сканирует все основные и дополнительные версии документов на активированных сайтах, а затем отправляет эти версии для индексирования. После завершения обхода и индексирования документы и их версии будут доступны для поиска электронных данных. Если доступ к определенной версии можно получить (по журналу версий), то эта версия может быть обнаружена в поиске eDiscovery.
Совет
Приступая к работе с Microsoft Security Copilot изучить новые способы интеллектуальной и быстрой работы с использованием возможностей ИИ. Дополнительные сведения о Microsoft Security Copilot в Microsoft Purview.
Производительность сайта SharePoint
После включения исторических версий для сайта производительность сайта будет такой же, как и до включения сайта. Процессы обхода и индексирования, выполняемые на сайте после его включения, выполняются с более медленной скоростью и выполняются в часы без пиковой нагрузки. Включение исторических версий для сайта запускает процесс обратного заполнения, который находит все версии документов на сайте, а затем отправляет эти версии в индекс. В зависимости от количества версий документов для сайта этот процесс резервного заполнения может повлиять на работоспособность службы. Это влияние устраняется следующими способами:
- Мы прилагаем все усилия для обработки этих версий в часы без пиковой нагрузки.
- Мы обрабатываем версии документов в очередях с самым низким приоритетом, что позволяет делегировать большую часть ресурсов службы изменениям пользователей.
Настройка исторических версий
Чтобы включить исторические версии в eDiscovery, вашей организации необходимо включить его, а затем активировать определенные сайты, чтобы все версии документов, хранящихся на этих сайтах, индексировались для поиска. Перед настройкой обнаружения электронных данных для исторических версий необходимо включить поддержку управления версиями в SharePoint.
Шаг 1. Включение управления версиями в SharePoint
Сначала необходимо включить управление версиями в SharePoint, чтобы сохранить все версии документа. Инструкции см. в разделе Управление версиями в SharePoint.
Важно!
Добавление сайтов SharePoint в исторические версии в настоящее время не поддерживается в средах с несколькими регионами. Для исторических версий включен только основной домен вашей организации.
Шаг 2. Включение исторических версий
Важно!
После включения исторических версий вы не сможете отключить его во время общедоступной предварительной версии. Вы можете отключить его после выпуска исторических версий для общедоступной версии.
Следующим шагом является включение исторических версий в обнаружении электронных данных. Чтобы включить исторические версии для вашей организации, пользователь должен быть глобальным администратором или администратором обнаружения электронных данных (членом подгруппы "Администратор обнаружения электронных данных" в группе ролей диспетчера обнаружения электронных данных). После включения исторических версий он будет применяться ко всей организации.
Важно!
Microsoft рекомендует использовать роли с наименьшим количеством разрешений. Минимизация числа пользователей с ролью глобального администратора помогает повысить безопасность организации. Дополнительные сведения о ролях и разрешениях Microsoft Purview.
На портале Microsoft Purview перейдите в раздел Параметрыобнаружения> электронных> данных *Исторические версии (предварительная версия).
На странице Параметры перейдите на вкладку Исторические версии (предварительная версия) и переключите переключатель для управления клиентом Исторические версии в положение включено.
Примечание.
Появится предупреждение о том, что вы не сможете отключить исторические версии. Вы не сможете отключить исторические версии, пока функция не будет выпущена для общедоступной версии.
Выберите Да , чтобы включить исторические версии.
Шаг 3. Активация сайтов SharePoint
После включения исторических версий для организации последним шагом является активация сайтов SharePoint для поддержки исторических версий. При активации сайта (путем добавления его в список сайтов на вкладке Исторические версии ) сайт повторно расписываются, а все версии документов, хранящиеся на этом сайте, индексируются для поиска.
Примечание.
Существует ограничение в 100 активаций сайтов на организацию во время общедоступной предварительной версии исторических версий. Активация учитывается при каждом включении или отключении сайта для исторических версий. Если вы включаете несколько сайтов, каждый сайт учитывается как одна активация. Общее количество активаций отображается на вкладке Исторические версии .
На вкладке Исторические версии на странице Параметры обнаружения электронных данных выберите Включить , чтобы активировать сайты для исторических версий. Отобразится всплывающее окно со списком всех сайтов SharePoint в вашей организации.
Выберите сайт для активации, а затем выберите Включить , чтобы активировать его для исторических версий. Поле поиска можно использовать для поиска определенного сайта.
Примечание.
Появится предупреждение о том, что версии документов на сайте индексируются, и этот процесс индексирования займет некоторое время, прежде чем версии будут готовы к поиску. В предупреждении также указано, что вы не сможете отключить исторические версии для выбранного сайта в течение 30 дней.
Выберите Да , чтобы активировать сайт для исторических версий. Сайт добавляется в список активированных сайтов. Счетчик, показывающий количество активаций сайта, также обновляется.
Повторите предыдущие шаги для каждого сайта, который требуется активировать для исторических версий.
Исходя из количества документов для сайта и среднего количества версий на документ, мы пытаемся оценить общее количество файлов на сайт. Исходя из этого, оценка того, сколько времени может занять индексирование, выглядит следующим образом:
Number of versions / (Processing rate of 100,000 files per day ) + .5 days = Total number of days to process a site
Полдня добавляется в качестве буфера, так как индексирование версий на сайте оптимизировано для работы в нерабочие часы.
Например, если общее количество документов и всех версий для сайта составляет 150 000, обработка сайта для исторических версий занимает не менее двух дней:
150,000 files/100,000 files per day + .5 days = 2 days
Повторная активация и деактивация сайтов
При отключении ранее активированного сайта запускается процесс очистки. Этот процесс занимает время. Если этот же сайт активируется снова, процесс обратного заполнения повторной индексации сайта должен быть запущен повторно. Процессы очистки и резервной заполнения являются трудоемкими и ресурсоемкими. Мы рекомендуем тщательно рассмотреть и спланировать, какие сайты нужно активировать для исторической версии, чтобы избежать многократной активации и деактивации исторических версий сайта.