Поделиться через


Идентификация пользователей и анализ использования документов

 

Применимо к: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Последнее изменение раздела: 2016-11-30

Первым этапом планирования решения по управлению документами является определение пользователей и анализ использования документов. В этой статье представлено руководство по определению пользователей и анализу использования документов для решения на основе Microsoft SharePoint Server 2010.

Содержание:

  • Определение пользователей

  • Анализ использования документов

  • Листы

Определение пользователей

Чтобы определить ключевых заинтересованных лиц и участников решения по управлению документами, можно использовать опрос для сбора этих сведений. Например, опрос может содержать следующие вопросы:

  • Кто в организации создает документы?

  • Какие типы документов они создают?

  • Кто проверяет документы?

  • Кто изменяет документы?

  • Кто использует документы?

  • Кто утверждает публикацию документов?

  • Кто разрабатывает веб-сайты, служащие для размещения документов?

  • Кто определяет правила и политики для управления документами?

  • Кто управляет записями в организации?

  • Кто разворачивает и обслуживает серверы, где хранятся документы?

Действие листа

Каждый из этих вопросов может иметь множество ответов. Занесите сведения, собранные в ходе этого опроса, в таблицу "Участники управления документами" (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x419), как показано в следующем примере.

Пример листа документов участника:

Должность (положение) Типы документов Роль

Финансовый аналитик

Технический писатель

Записи исследования активов

Финансовая модель

Веб-страница

Автор

Финансовый аналитик

Руководитель

Записи исследования активов

Финансовая модель

Проверяющий

Технический редактор

Записи исследования активов

Веб-страница

Редактор

Клиент

Записи исследования активов

Финансовая модель

Веб-страница

Читатель

Корпоративный юрист

Руководитель

Записи исследования активов

Финансовая модель

Веб-страница

Утверждающий контент

Администратор сервера

Все

ИТ-специалист

Управляющий базами данных

Все

Специалист по базам данных

Специалисты по соответствию требованиям

Все

Сотрудник юридической службы

Управляющий записями

Все

Управляющий записями

Управляющий сайтом

Все

Издатель контента

Администратор сайта

Все

Проверяющий контент

Определение заинтересованных лиц для контента позволит учесть в решении по управлению документами все стороны, а также разработать сайты и библиотеки документов, соответствующие требованиям и процессам организации.

Анализ использования документов

Определив для контента заинтересованных лиц, соберите от них информацию, которая поможет при анализе методов использования документов в организации. Это важная часть процесса планирования, поскольку данный анализ помогает определить:

  • Какой должна быть структура библиотек документов.

  • Какие шаблоны сайтов использовать.

  • Сколько требуется сайтов.

  • Какие политики управления информацией применить к сайтам.

  • Какую топологию физического сервера необходимо применить в решении.

К информации, которую необходимо собрать, относится:

  • Тип документа, например записи исследования активов, обзор производительности сотрудников, внутренние поля памяти или спецификация продукта.

  • Цель каждого документа, например "предоставление клиентам рекомендаций по активам с прилагаемыми данными о поддержке".

  • Автор каждого типа документа (полезно указать роль автора, например "финансовый аналитик" или "руководитель проекта", вместо отдельных имен).

  • Формат документа. Если документ нужно преобразовать из одного формата в другой в любой точке жизненного цикла, запишите эту информацию.

  • Пользователи каждого типа документов, например "клиенты" или "участники групп".

  • Другие роли, применимые к жизненному циклу документа, например "технический рецензент" или "редактор копии".

  • Расположение документа, например "клиентский компьютер", "веб-сервер" или "сервер файлов". Обратите внимание, что на этот вопрос может быть несколько ответов, если, например, документ создан на клиентском компьютере, а затем опубликован на веб-сервере.

  • Как пользователи просматривают документ, например с веб-страницы или из общего файла.

Работа с листом

Таблица "Анализ использования документов" (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x419) предоставляется для записи анализа использования документов. Далее указаны примеры информации, которая может быть собрана и записана в таблицу из двух разных организаций корпорации.

Пример листа использования документов:

Введите Цель Автор Пользователь Формат Другие роли Расположения

Записи исследования активов

Предоставляет надежным клиентам финансовые рекомендации по покупке и продаже акций

Финансовый аналитик

Клиент

DOCX (для создания), PDF (для публикации)

Рецензент (технический), рецензент (юридический), утверждающий, редактор копии, ответственный за ведение записей, администратор сайта

  • Создание сайта

  • Тестирование сайта

  • Internet (Интернет)

  • Хранилище записей

Анализ. Наличие разных форматов создания и опубликования требует преобразования формата. Большому количеству рецензентов требуется один или несколько рабочих процессов (бизнес-процессы, внедренные на сервер). Для четырех сайтов (разработки, тестирования, Интернета и хранилища записей) требуются механизмы переноса контента с одного сайта на другой. В связи с необходимостью архивировать контент в корпоративном хранилище данных и применением рекомендованных норм по публикации активов требуется наличие корпоративных политик и рекомендаций, например для аудита и хранения контента.

Введите Цель Автор Пользователь Формат Другие роли Расположения

Обзор производительности сотрудников

Оценка производительности сотрудника, включая самостоятельную оценку и оценку руководителя

Информационный работник, руководитель

Руководители, специалисты по управлению персоналом

DOC

Рецензент (управление персоналом), рецензент (правовой), утверждающий (руководитель высшего звена), ответственный за ведение записей

  • Клиентский компьютер

  • Почтовый сервер (как вложение)

  • Корпоративный веб-сервер

  • Корпоративное хранилище записей

Анализ. Двум авторам и нескольким рецензентам требуется один или несколько рабочих процессов. Документ обрабатывается многими людьми, затем размещается на корпоративном веб-сервере (предположительно хорошо защищенном) и архивируется в хранилище записей. Конфиденциальность контента подразумевает, что на настольных компьютерах и серверах присутствуют службы управления правами на доступ к данным (IRM), дополняющие корпоративные политики и рекомендации (например, по аудиту), что обеспечивает конфиденциальность для сотрудников и правовое положение предприятия.

Таблицы

Для записи сведений, представленных в этой статье, используйте следующие таблицы: