Создание политик управления сведениями записей
Политика управления сведениями — это набор правил для определенного типа содержимого. Политики управления сведениями позволяют предприятиям контролировать и отслеживать ряд аспектов, например, период хранения содержимого или действия с содержимым, которые доступны пользователям. Дополнительные сведения о типах содержимого см. в разделе Создание типов содержимого для записей.
Эти политики могут помочь предприятиям в соблюдении правовых норм и правительственных постановлений или же просто в реализации внутренних бизнес-процессов. Например, предприятию требуется автоматизировать соответствие правительственным постановлениями, чтобы показать адекватное регулирование своей финансовой деятельности. Для этого можно создать политики управления сведениями для финансовых отчетов, которые:
Проверяют конкретные действия процесса создания и утверждения всех связанных с финансовыми операциями документов.
Регулируют продолжительность хранения финансовых отчетов.
Каждое отдельное правило политики управления сведениями является компонентом политики. Office SharePoint Server 2007 включает несколько встроенных компонентов политики, которые предприятия могут комбинировать или использовать по отдельности, чтобы определить политики управления сведениями для своих сайтов. Далее перечислены компоненты политики, вошедшие в Office SharePoint Server 2007:
Аудит Этот компонент политики позволяет организации анализировать использование систем управления содержимым. При его подключении ведется журнал аудита событий и операций, выполняемых с документами и элементами списков. Его можно настроить для регистрации событий, связанных с редактированием, просмотром, возвратом, извлечением и изменением разрешений для документа или элемента. Все данные аудита хранятся в отдельном журнале на сервере, и администраторы сайта могут выполнять отчеты по ним. Также при помощи объектной модели Windows SharePoint Services 3.0 можно записывать настраиваемые события и добавлять их в журнал аудита.
Примечание
При отправлении документа в сайт центра записей история аудита отправляется вместе с документом и хранится вместе с документом в XML-файле в сайте центра записей.
Прекращение действия Этот компонент политики позволяет организациям удалять устаревшее содержимое с сайтов предприятий единообразным и контролируемым образом. Он позволяет управлять затратами и рисками, сопряженными с хранением устаревшего содержимого. Политику прекращения действия можно настроить таким образом, чтобы срок действия определенных типов содержимого истекал в день, связанный со столбцом даты, или в течение заданного периода времени после выполнения того или иного действия с документом, например, создания или изменения.
Штрих-коды Данный компонент политики позволяет отслеживать физические копии документов или элементов списков, распечатанных на сайте. Он создает уникальное значение идентификатора. Затем пользователи могут вставлять изображение штрих-кода соответствующего значения в элементы или создаваемые ими документы Microsoft Office. Кроме того, по штрих-коду на физической копии документа можно искать оригинальную копию документа на сервере. Штрих-коды по умолчанию соответствуют общему стандарту ANSI/AIM BC1-1995 (код 39). С помощью объектной модели Office SharePoint Server 2007 можно установить другие поставщики штрих-кодов.
Примечание
Штрих-код создается при добавлении документа в библиотеку. При добавлении данного компонента политики в библиотеку документов, содержащую существующие документы, в данных существующих документах штрих-код не будет отображаться. Необходимо обновить документ или его свойства, чтобы службы Office SharePoint Server 2007 создали штрих-код.
Наклейки Данный компонент политики позволяет отслеживать физические копии документов или элементов списков, распечатанных на сайте. Он автоматически создает текстовые наклейки на основании свойств и параметров форматирования документа, заданных владельцев сайта или руководителем списка. Наклейки, вставляемые пользователями в документы Microsoft Office, автоматически обновляются в зависимости от свойств документов.
Примечание
Наклейки создаются при добавлении документа в библиотеку. При добавлении данного компонента политики в библиотеку документов, содержащую существующие документы, в данных существующих документах наклейка не будет отображаться. Необходимо обновить документы или их свойства, чтобы службы Office SharePoint Server 2007 создали наклейки.
Управляющие записями должны настроить политики управления сведениями в соответствии с требованиями плана файлов.
При реализации политик управления сведениями для записей рекомендуется два подхода:
Создание отдельных политик для каждого типа содержимого.
Создание отдельных политик для библиотеки в сайте центра записей, когда содержимое библиотеки является уникальным для данной библиотеки.
Примечание
Также можно создать политики управления сведениями семейства сайтов, чтобы охватить полный набор типов записей и применять их к нескольким библиотекам документов. Тем не менее, рекомендуется делать так только в случае наличия одной политики, которая будет повторно использоваться для нескольких типов содержимого.
В рамках библиотеки документов можно либо применять одну политику ко всей библиотеке документов, либо применять отдельную политику для каждого типа содержимого. Настройка библиотеки документов осуществляется с целью разрешения нескольких типов содержимого.
Требования к задаче
Для создания политик управления сведениями для записей выполните следующую процедуру:
См. также
Понятия
Создание сайта центра записей
Настройка рабочих процессов управления записями
Создание типов содержимого для записей
Создание библиотек документов для хранения записей
Управление разрешениями центра записей
Настройка списка маршрутизации записей
Подготовка плана файлов (Office SharePoint Server)