Создание сайта для управления записями
Чтобы управлять записями в Microsoft Office SharePoint Server 2007, необходимо спланировать и реализовать сайт центра записей. Сайт центра записей очень похож на любой другой сайт SharePoint, однако он создается на основе шаблона сайта центра записей и содержит возможности, которые можно использовать для реализации файлового плана и управления записями при их сохранении. Например, сайт центра записей может быть создан для контроля финансовой информации организации в соответствии с законом Сарбейнса-Оксли. Описание этапов планирования сайта центра записей см. в разделе Проектирование сайта центра записей (Office SharePoint Server).
Примечание
Если система управления записями должна выполняться в состоянии, соответствующем сертификату DoD 5015.2 (глава 2), воспользуйтесь загружаемым Набором ресурсов DoD 5015.2 (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=126649&clcid=0x419) (на английском языке).
Задачи создания сайта для управления записями
Для создания сайта управления записями необходимо выполнить следующие задачи:
Создание сайта центра записей: создайте сайт центра записей как сайт верхнего уровня в выделенном веб-приложении.
Настройка рабочих процессов управления записями: рабочие потоки помогают управлять записями на сайте центра записей. Например, можно реализовать настраиваемый рабочий поток, уведомляющий соответствующего менеджера записей о необходимости изменить запись.
Создание политик управления сведениями записей: определив политики управления сведениями, можно обеспечить единообразное выполнение аудита и сохранение в течение соответствующего периода времени всех типов записей в файловом плане. Для некоторых типов записей могут применяться также другие политики управления сведениями, например штрих-коды.
Создание типов содержимого для записей: тип контента определяет атрибуты всех элементов, принадлежащих к этому типу (например, метаданные, политики управления сведениями, рабочие потоки и другие возможности). Назначив записи тип контента, можно определить для этой записи следующие атрибуты, позволяющие повторное использование:
Метаданные записи, которые следует сохранять.
Рабочие потоки, доступные для записей этого типа.
Политики управления сведениями, применяемые к записям этого типа. Эти политики следует задать непосредственно для типа контента, а не для семейства сайтов.
Создание библиотек документов для хранения записей: библиотеки документов позволяют хранить записи на сайте центра записей. При маршрутизации записей для планирования библиотек документов для записей рекомендуется создать библиотеку документов для каждого типа записей в файловом плане.
Управление разрешениями центра записей: используйте разрешения центра записей для управления доступом к записям на сайте центра записей и к спискам по умолчанию.
Настройка списка маршрутизации записей: список маршрутизации записей — это список на сайте центра записей, в которой перечислены все типы записей, которые могут быть поданы на сайт центра записей, а также указаны библиотеки, в которых их следует хранить. Список маршрутизации записей настраивается для управления распределением разных типов записей по соответствующим библиотекам документов.