Определение ролей для управления записями (Office SharePoint Server)
Для эффективного управления записями необходимо участие всей организации в планировании, внедрении, наблюдении и осуществлении программы управления записями. Для этого члены организации с разного рода ролями и навыками, связанными с управлением записями, должны работать над достижением этой цели. Приступая к планированию решения по управлению записями, определите, кто в организации будут выполнять следующие роли:
Делопроизводители Как правило, члены юридической службы в организации. Они знают, как классифицировать электронные и физические документы, а также какие именно документы должны стать записями. Делопроизводители помогают в создании политик управления записями организации и участвуют в разработке решения по управлению записями. Они отвечают за анализ и написание плана файлов и графика хранения, а также участвуют в создании документации с требованиями на соответствие. Кроме того, делопроизводители работают с системой управления записями, выполняя такие задачи, как блокировка записей в ходе разбирательств и удаление записей по окончании их сроков хранения. Работа делопроизводителей — важное условие успешного функционирования системы управления записями.
Специалисты по контролю выполнения требований Также члены юридической службы в организации. В некоторых организациях эту роль выполняют делопроизводители. Специалисты по контролю выполнения требований отслеживают все аспекты управления корпоративными записями, чтобы в организации строго соблюдались соответствующие нормы и правила. Главным образом, они отвечают за создание документации о соответствии требованиям, где представлены методология и правила управления корпоративными записями, а также планы обучения.
ИТ-специалисты Отвечают за развертывание, управление и обслуживание компьютеров и приложений, реализующих решение по управлению записями. Они обеспечивают безопасность, надлежащий масштаб и надежность такого решения, а также его связь с серверами управления документами и почтовыми серверами, с которых в него поступают документы.
Разработчики сайтов В рамках решения по управлению записями на основе Microsoft Office SharePoint Server 2007 ими являются специалисты в области создания и настройки веб-сайтов, реализующих сайт центра записей.
Управляющие контентом управляют группами, создающими документы или обрабатывающими физические или электронные файлы, которые могут стать записями. Они выполняют руководящую роль при определении записей, планировании рабочих процессов в группах, чтобы те обеспечивали надлежащее управление записями, а также контроле за участием специалистов групп по информационному обеспечению в управлении записями компании.
Специалисты информационного обеспечения участники системы управления записями. Они отвечают за создание и управление электронными и бумажными документами, записками, отчетами, сообщениями и другим контентом, которые могут стать записями. Успех решения по управлению записями зависит от качества работы специалистов информационного обеспечения в организации.
Примечание
Качество разработки системы управления записями может оказывать большое влияние на качество работы специалистов информационного обеспечения. Например упрощение процедур хранения записей позволяет увеличить степень участия, поскольку такие задачи не будут препятствовать выполнению другой работы специалистами информационного обеспечения. Кроме того, активному участию таких специалистов способствуют эффективное обучение и снабжение документами в области управления записями.
Возможно, в организации уже распределены все роли, описанные в этой статье. В противном случае могут понадобиться специалисты в области управления записями и обеспечения соответствия требованиям. В поисках специалистов по управлению записями могут быть полезны специальные организации, например Association of Records Managers and Administrators (Ассоциация делопроизводителей и администраторов по учету).
Прежде всего в задачи группы по разработке системы управления записями входят анализ использования контента в организации, анализ нормативных и прочих требований, влияющих на принятие решений в области управления записями, оценка ресурсов оборудования и программного обеспечения для хранения записей и планирование оптимальной стратегии участия специалистов информационного обеспечения в управлении записями. Поскольку такое планирование затрагивает множество аспектов деятельности организации, для планирования решения по управлению записями следует создать группу из разнородных специалистов, включающую все вышеописанные роли.
| Действие листа |
|---|
Используйте Таблица "Заинтересованные стороны и участники управления записями" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73296&clcid=0x419) (на английском языке) для записи имени, адреса электронной почты, роли и других контактных сведений по каждому из участников, включенного в группу планирования управления записями. |
Форма
Следующая таблица позволит спланировать развертывание:
- Таблица "Заинтересованные стороны и участники управления записями" (на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73296&clcid=0x419) (на английском языке)
Загрузить данную книгу
Для удобства чтения и печати эта тема включена в следующую загружаемую книгу:
См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые материалы для Office SharePoint Server 2007.