Управление записями
Содержание:
Элементы системы управления записями
Обзор планирования управления записями
Элементы системы управления записями
Запись представляет собой документ или другую электронную или физическую сущность, которая в организации служит свидетельством деятельности или транзакций, произведенных организацией и требующих сохранения на некоторый период времени. Управление записями представляет собой процедуру, при помощи которой организация:
Определяет, какие типы информации должны считаться записями.
Определяет, как необходимо обрабатывать во время использования активные документы, которые станут записями, и как необходимо собирать эти записи, когда они объявляются таковыми.
Определяет, каким образом и как долго необходимо хранить каждый тип записи для соответствия юридическим, экономическим и нормативным требованиям.
Разрабатывает и внедряет технологические решения и бизнес-процессы, помогающие обеспечить экономически эффективный и целесообразный метод выполнения обязательств по управлению записями в организации.
Выполняет задачи, связанные с записями, такие как ликвидация записей с истекшим сроком хранения, а также размещение и защита записей, связанных с внешними событиями, например судебными исками.
Определяет, какие документы или другие физические или электронные элементы в организации являются записями, которые находятся в ведении ответственных за ведение записей, контролеров и юристов предприятия. Применяя тщательную каталогизацию всего корпоративного контента в организации, они помогают обеспечить хранение документов в течение необходимого периода времени. Правильно разработанная система управления записями помогает защитить организацию с юридической точки зрения, помогает организации продемонстрировать соответствие нормативным обязательствам и и повышает эффективность организации путем предоставления контроля над устаревшими элементами, не являющимися записями.
.gif "Элементы системы управления записями")
В состав системы управления записями входят следующие элементы:
Анализ контента, в котором описывается и каталогизируется корпоративный контент, способный стать записями, а также предоставляются исходные местоположения и описываются методы перемещения контента в приложение, управляющее записями.
План файлов, который указывает для каждого типа корпоративных записей соответствующее место хранения, применяемые политики, методы хранения и методы ликвидации, а также лиц, ответственных за хранение.
Документ о соответствии требованиям определяет правила, которых должны придерживаться корпоративные информационные системы для обеспечения соответствия, а также методы для обеспечения участия членов корпоративных групп.
Метод сбора неактивных записей из всех источников записей, в число которых входят серверы для совместной работы, файловые серверы и системы электронной почты.
Метод аудита записей, если таковые являются активными.
Метод получения метаданных записей, а также аудита историй и хранения записей.
Процедура удержания ** записей (задержки их ликвидации) в таких случаях, как, например, судебные процессы.
Система отслеживания и предоставления отчетов по обработке записейдля контроля над заполнением записей, доступом к записям и управлением записями для сотрудников в соответствии с назначенными политиками и процедурами.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 содержит функции, помогающие организациям внедрять интегрированные системы и процедуры управления записями. Чтобы обеспечить удобство участия работников в корпоративной системе управления записями, в приложения Система Microsoft Office 2007, например Microsoft Office Outlook 2007 и Microsoft Office Word 2007, также включены функции, поддерживающие рекомендации по управлению записями.
Обзор планирования управления записями
В данной теме описаны шаги планирования, которые следует выполнить, чтобы обеспечить решение корпоративных задач управления записями с помощью системы управления записями, основанной на Office SharePoint Server 2007. Далее приведен предварительный вариант процедуры планирования управления записями:
Определите роли для управления записями Для успешного управления записями необходима специализация ролей, включая:
Ответственные за ведение записей и контролеры для каталогизации записей в организации и реализации процедуры управления записями.
ИТ-персонал для внедрения систем, обеспечивающих эффективную поддержку управления записями.
Управляющие контентом для определения места хранения корпоративной информации и направления соответствующих групп на необходимые процедуры по управлению записями.
Анализ корпоративного контента Перед созданием плана файлов ответственные за ведение записей и управляющие контентом изучают использование документов в организации, чтобы определить, какие документы и другие элементы могут стать записями.
Разработка плана файлов После анализа корпоративного контента и определения расписаний хранения следует заняться планированием файлов. Планы файлов в разных организациях могут быть различны, но в целом они описывают типы элементов, которые в организации считаются записями, а также указывают место их хранения, описывают периоды хранения и предоставляют прочую информацию, например перечень лиц, управляющих записями, и категории записей, находящихся в ведении этих лиц.
Разработка расписаний хранения Для каждого типа записи следует определить, когда запись становится неактивной (более не используется), сколько времени необходимо хранить записи после этого момента и каким образом в итоге ликвидировать записи.
Анализ и оптимизация процедур управления документами Убедитесь, что к хранилищам документов применяются правильные политики. Например, убедитесь, что аудит контента производится правильно, и вместе с записями хранятся корректные результаты аудита.
Разработка приложения для управления записями Office SharePoint Server 2007 содержит специализированный шаблон сайтов, хранилище записей, предназначенное для управления записями. На основе разработанного плана файлов разработайте библиотеки сайтов, типы контента, политики и серии записей, определяющие место хранения данного типа записи сайта.
План метода перемещения контента на сайт центра записей Если Office SharePoint Server 2007 используется и для управления активными документами, и для приложения управления записями, то можно создать пользовательские рабочие процессы ** для перемещения документов в хранилище записей в указанное время. Если используется Office SharePoint Server 2007 или внешние системы управления документами, то можно запланировать и разработать интерфейсы для перемещения контента из этих систем в хранилище записей, основываясь на программируемом интерфейсе хранилища записей.
План интеграции Microsoft Exchange Microsoft Exchange Server 2007 в сочетании с Office Outlook 2007 включает функции, предназначенные для упрощения потока электронной почты в хранилище записей с помощью специальных папок и команд. Если в качестве сервера электронной почты используется Exchange Server 2007, можно запланировать метод классификации электронной почты и ее перемещения в хранилище записей.
План соответствия отчетности и документации Чтобы убедиться, что в организации выполняются необходимые процедуры по управлению записями, и принять участие в этих процедурах, необходимо документировать планы и процедуры управления записями. Если предприятие получает судебный иск, имеющий отношение к записям, то может потребоваться предоставление соответствующих рекомендаций по управлению записями, планов внедрения и показателей эффективности.
Загрузить эту книгу
Эта статья включена в следующую загружаемую книгу, формат которых более удобен для чтения и печати:
См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые материалы для Office SharePoint Server 2007.
См. также
Понятия
Определение ролей для управления записями (Office SharePoint Server)
Подготовка плана файлов (Office SharePoint Server)
Проектирование сайта центра записей (Office SharePoint Server)
Планирование порядка регистрации записей (Office SharePoint Server)