Создание библиотек документов для хранения записей
Библиотеки документов предоставляют место для хранения записей на сайте центра записей. Рекомендуемым методом создания библиотек документов для хранения записей является создание библиотек документов для каждого типа записи, указанного в плане файлов. Пользователи отправляют записи в центр записей с помощью пункта меню Отправить. Файлы автоматически маршрутизируются до соответствующих библиотек документов, основываясь на параметрах, настроенных в списке маршрутизации записей. Дополнительные сведения о списке маршрутизации записей см. в статье Настройка списка маршрутизации записей.
Примечание
Чтобы оптимизировать производительность при использовании маршрутизации, в библиотеке документов автоматически создаются папки для хранения записей, когда число записей в этой библиотеке превышает 2000.
При создании библиотек документов для хранения записей не требуется включать управление версиями. Маршрутизатор записей автоматически создает новые версии записи при их отправке. Чтобы обеспечить различение версий, к имени записи добавляется произвольно генерируемый идентификатор. Тем не менее, можно включить управление версиями, если у пользователя есть разрешения на редактирование элементов в центре записей. При включенном управлении записями сохраняется полная история версий.
Чтобы создать библиотеку документов для хранения записей, выполните следующие процедуры в приведенном далее порядке:
Важно!
Для выполнения этой процедуры необходимо как минимум входить в состав группы "Ответственный за записи" сайта центра записей.
Создание библиотеки документов для записей
В меню Действия сайта сайта верхнего уровня центра записей выберите пункт Создать.
В столбце Библиотеки щелкните Библиотека документов.
В поле Имя введите название библиотеки. Это поле обязательно для заполнения.
Название отображается в верхней части страницы библиотеки, становится частью адреса страницы библиотеки и отображается в элементах переходов для упрощения поиска и открытия библиотеки пользователями. Также можно использовать название библиотеки для ее связывания с определенным типом записей, отправляемых на сайт центра администрирования.
В поле Описание введите текст, описывающий цель создания библиотеки. Вводить описание необязательно.
Чтобы добавить ссылку на эту библиотеку в область быстрого запуска, убедитесь, что в разделе Переходы установлен флажок Да.
Для создания версии файла каждый раз, когда он возвращается в библиотеку, в разделе "Журнал версий документа" щелкните Да.
Важно!
Чтобы защитить записи, всегда включайте функцию создания версии файла при его возвращении в библиотеку для библиотек документов на сайте центра записей. Это защищает исходную запись от перезаписи в случае редактирования и возвращения в библиотеку. Чтобы обеспечить сохранение предыдущих версий документа (включая исходную версию записи), убедитесь, что ни у одного из пользователей, работающих с библиотекой документов, нет разрешения на удаление версий.
Пропустите поле Шаблон документа. Записи библиотеки документов добавляются в библиотеку с помощью списка маршрутизации записей для сайта.
Выберите Создать.
Из любого места библиотеки документов в меню Параметры выберите команду Параметры библиотеки документов.
На странице "Настройка" в разделе Типы содержимого щелкните Добавить из существующих типов содержимого сайта.
Если настройки списка или библиотеки не позволяют использовать несколько типов контента, раздел Типы содержимого не появляется на странице "Настройка" для списка или библиотеки. В этом случае выполните следующие действия:
В столбце Общие параметры щелкните Дополнительные параметры.
На странице "Расширенные параметры библиотеки документов" в разделе Типы содержимого выберите вариант Да, чтобы разрешить управление типами контента.
Нажмите кнопку ОК.
На странице "Добавление типов содержимого" в разделе Выбор типов содержимого в списке Выберите типы содержимого сайта из списка щелкните имя группы типов контента сайта, из которой необходимо выбирать.
В списке Доступные типы содержимого узла выберите необходимый тип контента, а затем нажмите кнопку Добавить, чтобы переместить выбранный тип контента в список Типы содержимого для добавления.
Выбрав тип контента для добавления, нажмите кнопку ОК.
В меню Параметры выберите команду Параметры библиотеки документов.
В столбце Разрешения и управление выберите пункт Параметры политики управления сведениями.
В разделе Задание политики выберите одну из следующих возможностей:
Нет: настройка по умолчанию.
Определить политику: в этом варианте можно создать или изменить политику управления сведениями. Дополнительные сведения о создании политики управления сведениями см. в статье Добавление политики управления сведениями к типу содержимого.
Использовать политику семейства сайтов: в этом варианте то можно выбрать из списка заранее определенных политик управления сведениями.
Нажмите кнопку ОК.
Связывание типа контента записей с библиотекой документов
На панели быстрого запуска домашней страницы центра администрирования щелкните Маршрутизация записей.
На странице "Маршрутизация записей" в меню Создать выберите пункт Новый элемент.
На странице "Маршрутизация записей: Новый элемент" введите заголовок для типа контента записей в поле Заголовок. Это значение является обязательным.
Важно!
Заголовок типа контента записей отражает имя типа контента для маршрутизации. Это имя должно соответствовать существующему типу контента документов.
При необходимости введите описание для типа контента записей в поле Описание.
В поле Местоположение введите имя библиотеки документов, где будут храниться записи, соответствующие этому элементу маршрутизации записей.
Примечание
Библиотеки документов, используемые для хранения переданных записей, нельзя удалять.
При необходимости введите список альтернативных имен, разделенных символом "/" и соответствующих полю Псевдонимы для маршрутизации записей.
Чтобы перенаправить в эту библиотеку документов любые элементы, направленные в центр записей и не содержащие определенного типа контента, выберите поле По умолчанию.
Нажмите кнопку ОК.
См. также
Понятия
Управление записями
Создание сайта центра записей
Настройка рабочих процессов управления записями
Создание политик управления сведениями записей
Создание типов содержимого для записей
Управление разрешениями центра записей
Настройка списка маршрутизации записей