Список расписаний
Обновлено: Февраль 2009 г.
Последнее изменение раздела: 2009-01-29
Члены группы могут создавать собственное использование расписания и отчетности, когда требования для периодов расписания, классификации строк расписания, административного времени и параметров и значений по умолчанию для расписания заданы заинтересованными лицами и настроены на сервере проекта администратором.
Пользователи переходят на страницу "Мое расписание", где отображается их список "Расписание", и выполняют следующие действия.
Создание расписаний и доступ к ним для отслеживания административной работы, работы по проекту и работы, не имеющей отношения к проекту.
Добавление дополнительных категорий административного времени в расписание.
Добавление назначений задач, проектов или прямых строковых элементов для записи дополнительных данных об использовании.
Составление плана административного времени для планирования времени вне работы.
Создание заменяющих расписаний для составления отчетов об использовании от имени других пользователей.
Просмотр общего состояния своих расписаний.
В данной статье рассматриваются эти возможности и параметры отображения и представления, доступные для расписаний.
Фильтры представления
После того как администратор создаст периоды расписаний, пользователи могут создавать расписания для всех открытых периодов. С помощью сетки DHTML пользователи могут просматривать список расписаний, составленных на основе следующих фильтров, доступных из раскрывающегося меню представления. Раскрывающееся меню представления расположено с правой стороны страницы.
Текущие & Последние 3 месяца
Следующие 6 месяцев & Последние 3 месяца
Последние 6 месяцев
Последние 12 месяцев
Все расписания
Созданные и выполняющиеся
В управлении представлениями нельзя настроить эти фильтры по умолчанию.
Когда расписания созданы, выполняются или завершены, пользователи могут видеть их общее состояние в списке расписаний. В списке расписаний отображается имя, период, общее количество часов, следующий утверждающий и примечания о транзакциях расписания.
В зависимости от рекомендаций и методов организации пользователи могут иметь доступ к будущим периодам или не иметь такого доступа. Если выбран фильтр, пользователи видят только те расписания, которые удовлетворяют критериям фильтра. Если нет расписаний, соответствующих этому критерию, то не отображается ни одного расписания. Если в системе не задано ни одного расписания, то пользователь получает сообщение об ошибке, объясняющее, что администратор еще не создал период расписания.
Создание расписаний
Существует четыре типа расписаний, отслеживающих данные по использованию. Каждое из этих расписаний гибко в применении для удовлетворения особых требований организации.
Расписание с параметрами по умолчанию создается автоматически, когда пользователь нажимает ссылку "Нажмите для создания" в столбце имени расписания. В зависимости от режима создания расписания по умолчанию в параметрах и значениях по умолчанию для расписания данное расписание отображает "Текущие назначения задач", "Текущие проекты" или "Без предварительного заполнения". Пользователи видят административное время, которое отображается всегда, поскольку главной целью расписания является отслеживание административного времени.
Чтобы создать расписание, пользователи могут также навести курсор на ссылку "Нажмите для создания" для данного периода времени и щелкнуть раскрывающееся меню. Затем можно выбрать один из четырех типов создаваемого расписания.
Создать с параметрами по умолчанию. Расписание автоматически заполняется сведениями, которые администратор задал как сведения по умолчанию.
Создать с задачами. Перечисляются текущие назначения для периода расписания и административного времени.
Создать с проектами. Для расписания, в котором создается отчетность по использованию в проекте, члены группы составляют отчет по общему количеству часов, затраченных ими на все текущие задачи в связанных с ними проектами.
Создать без автозаполнения. Пользователи могут выбрать этот параметр, чтобы выдать расписание с категориями административного времени, помеченными для постоянного отображения ("Всегда показывать").
Когда расписание создано, оно автоматически заполняется следующими категориями административного времени, помеченными для постоянного отображения ("Всегда показывать"). Эти дополнительные параметры расписания добавляют в расписание дополнительные строковые элементы.
Планирование административного времени
Некоторые категории административного времени нельзя пометить для постоянного отображения ("Всегда показывать"). Средство планирования административного времени дает пользователям возможность добавить эти категории в их расписания. После того как пользователь нажмет "Планировать административное время", появится диалоговое окно административного времени, в котором пользователь сможет добавить категорию в расписание для выбранного периода. В диалоговом окне "Административное время" пользователь видит следующие параметры.
Категория. Категории, определенные в раскрывающемся меню, соответствуют категориям административного времени, настроенным администратором.
Требуется утверждение. Отдельная категория административного времени помечена для утверждения, которое требуется в параметрах окна "Административное время". Это требование указывает, что расписание необходимо направить управляющему расписаний для утверждения.
Тип работы. Назначается категории административного времени. В качестве примеров типов нерабочего времени можно привести время болезни, время занятости в суде присяжных и время, проведенное в семье. Обучение относится к рабочему времени. Данное лицо находится вне офиса, но вносит вклад в общее затраченное время.
Описание. Пользователи могут добавлять комментарии с причинами добавления данной категории в расписание.
Период. Период расписания, в который применяется данная категория административного времени. Если пользователь пытается добавить эту категорию в утвержденное расписание, то кнопка "Сохранить" недоступна.
Выделено. Часы, которые применяются к категории административного времени. Это могут быть часы, которые пользователь провел на больничном, или часы обучения.
Запланировано. Часы в будущем, когда данное лицо будет недоступно. В качестве примера можно привести обучение, службу в армии, время в семье и праздники.
Строковый элемент для этой категории становится видимым в расписании после его сохранения.
Заменяющее расписание
Иногда вследствие неожиданных событий пользователю приходится покинуть офис без запланированного времени на передачу сведений и обязанностей. В таких обстоятельствах наиболее приемлемым способом сообщения является электронная или голосовая почта. Если член группы не может создать и предоставить собственное расписание, то лидер группы или руководитель, имеющий разрешение категории "Создание заменяющего расписания", может создать, завершить или предоставить расписание от имени члена группы. Это и называется заменяющим расписанием. Часы можно зарегистрировать, если известны подробности работы для назначения. Однако когда пользователь вернется, необходимо импортировать расписание на страницу "Мои задачи", чтобы уточнить то же самое расписание, которое руководитель проектов затем включит в план проекта.
Создание заменяющего расписания
Лицо, которое вводит данные об использовании времени от имени пользователя, должно иметь следующие разрешения:
Категории безопасности: Создание заменяющего расписания
Глобальное разрешение: Просмотр заменяющего расписания
Эти разрешения предоставляются по умолчанию только администратору. Заменяющее расписание можно создавать только с этими разрешениями.
На странице создания заменяющего расписания необходимо ввести следующие сведения.
Владелец расписания. Нажмите кнопку "Обзор" для выбора имени члена группы.
Тип расписания. Выберите тип, определяющий способ предварительного заполнения расписания.
Период расписания. Выберите период расписания, применяемый к часам, по которым составляется отчет.
Кнопка "Создать расписание" доступна тогда, когда выбраны все сведения. Затем заменяющее расписание отображается для обновления заменяющим лицом.
Если заменяющее лицо выбрало эти критерии и нажало кнопку "Создать расписание", когда заменяемое лицо уже создало расписание, то отображается сообщение о том, что выполняется другое расписание.
Владелец заменяющего расписания нажимает кнопку "Да", чтобы создать расписание и продолжить составление отчета от имени заменяемого лица. Если заменяющее лицо сохраняет расписание, то в списке расписаний заменяемого лица показывается состояние "Замена" вместо "Выполняется". Если заменяющее лицо выполняет действие "Сохранить и отправить", состояние изменяется на "Отправлено".
Когда заменяемый сотрудник возвращается на работу и видит, что состояние указателя периода расписания имеет значение "Замена", он выбирает это расписание для просмотра и получает сообщение о том, что было создано заменяющее расписание. Затем заменяемый сотрудник нажимает кнопку "Да" для удаления сообщения или кнопку "Нет" для выхода.
Это предупреждение не появляется, если заменяющее лицо отправило расписание на утверждение. Когда расписание имеет состояние "Отправлено", заменяемый сотрудник может выполнить импорт расписания, чтобы обновить выполняемое назначение задачи, введенное на странице "Мои задачи".
Владелец назначения
Средство "Владелец назначения" может использоваться для переназначения задач ресурсов, если пользователь будет отсутствовать продолжительное время. Владелец назначения указывается в свойствах "Сведения об управлении пользователем" в параметрах сервера. Планы по назначению ресурса публикуются, чтобы изменения вступили в силу. Назначения можно видеть на странице "Задачи владельцев назначений", где задача работает или переназначается другим ресурсам. Однако средство расписания не влияет на владельца назначения.
Загрузить эту книгу
Для упрощения чтения и печати этот раздел включен в следующую загружаемую книгу:
См. полный список доступных книг на веб-сайте Загружаемые книги для Office Project Server 2007.