Рекомендации по выявлению и оценке потоков
Применимо к этой рекомендации Power Platform контрольного списка надежности, хорошо продуманной архитектуры:
| РЕ:02 | Определите и оцените потоки пользователей и системы. Используйте шкалу критичности, основанную на требованиях вашего бизнеса, чтобы расставить приоритеты для потоков. |
|---|
В этом руководстве описаны рекомендации по выявлению и определению приоритетности потоков рабочей нагрузки. Идентификация и определение приоритетности потоков рабочей нагрузки включает в себя сопоставление пользовательских и системных потоков для определения их критичности для организации. Такая практика обеспечивает выявление и назначение в качестве приоритетных наиболее важных функций рабочей нагрузки, чтобы снизить риск разрушительных сбоев. Неспособность определить приоритетные потоки рабочей нагрузки может привести к сбоям в работе системы и снижению надежности рабочей нагрузки.
Определения
| Термин | Определение |
|---|---|
| Пользовательский поток | Пути или последовательности действий, которые пользователи выполняют в приложении или системе. |
| Системный поток | Поток информации и процессы внутри системы. Система автоматически соблюдает этот поток, чтобы включить пользовательские потоки или функциональные возможности рабочей нагрузки. |
Ключевые стратегии проектирования
При проектировании рабочей нагрузки важно определить потоки пользователей и системы.
Потоки пользователя отображают перемещение пользователя по вашему приложению. Они сосредоточены на пользовательском интерфейсе, взаимодействии, решениях и шагах, необходимых для выполнения задачи. Потоки пользователей представляют ориентированный на пользователя взгляд на пользовательский опыт и дизайн интерфейса.
Потоки системы отображают внутреннюю работу вашей рабочей нагрузки. Они сосредоточены на перемещении данных, обработке ввода, обработке вывода и взаимодействии между компонентами рабочей нагрузки, серверными службами и внешними API. Системные потоки отображают сложных детали того, как рабочая нагрузка работает внутри.
Вам следует определить и определить потоки на раннем этапе проектирования вашей рабочей нагрузки. Это дает вам более четкое понимание факторов, влияющих на надежность вашей рабочей нагрузки. Это позволяет согласовать ваши архитектурные решения с целями надежности вашей рабочей нагрузки.
Определение всех потоков пользователей и системы
Результатом идентификации всех пользовательских и системных потоков является каталог всех потоков вашей рабочей нагрузки. Этот процесс идентификации требует от вас составления плана для каждого взаимодействия пользователя и процесса в системе от начала до конца. Такое планирование является необходимым условием для выявления критических потоков. Ниже приведены рекомендации по выявлению всех пользовательских и системных потоков в рабочей нагрузке:
Определите основных участников. Определите каждого, кто вносит свой вклад в процесс. Это включает людей в вашем отделе и других отделах, которые все вместе работают над проблемой. Понять, что они делают в контексте решаемой бизнес-проблемы.
Опросите заинтересованных лиц. Заинтересованные лица могут предоставить ценную информацию для определения потоков и даже помочь вам составить карту потоков и расставить приоритеты. Вы также можете опросить пользователей, бизнес-аналитиков и технические группы, чтобы получить аналитические сведения о взаимодействии пользователей и зависимостях в рамках рабочей нагрузки.
Откройте для себя процессы, которые можно улучшить с помощью анализ процессов. Если ваша задача полностью выполняется на компьютере, вы можете использовать анализ процессов, чтобы узнать обо всех шагах, которые совершают люди в вашей организации для выполнения задачи. Анализ процессов визуализирует ваш процесс на карте процесса и выявляет узкие места и показатели вашего процесса в аналитическом отчете.
Ознакомьтесь с документацией. На этапе проектирования у вас может не быть документации для рассмотрения. Однако, если документация существует, вам следует использовать ее. Попросите схемы архитектуры системы, руководства пользователя и описания процессов. Эти документы помогут вам понять предполагаемую функциональность рабочей нагрузки и ее отдельных потоков.
Наблюдайте, какие действия выполняются. Если задача сегодня выполняется другим способом, проконтролируйте задачу в работе. Запишите действия, которые пользователь выполняет для задач на этом этапе бизнес-процесса. Получите подробные сведения действий. Принимая решение о действиях, вы должны учитывать причину и следствие для каждого действия, как они связаны друг с другом и как они приближают вас к желаемой цели. Определите начальную точку процесса и укажите действия, которые приведут к цели. Действия могут быть последовательными, что означает, что одно действие не может быть выполнено до тех пор, пока другое не будет завершено, или параллельными, когда могут одновременно выполняться два действия или больше.
Определите, какие данные необходимы и откуда они поступают. Составьте список всех источников данных и посмотрите, откуда поступают данные. Они передаются из внутренней системы или из внешнего источника данных? Как пользователи проходят аутентификацию для получения данных? Существуют ли разные уровни разрешений? Изменяются ли данные в зависимости от того, кто использует систему?
Определите, какие данные создаются или редактируются. В настоящее время используется ли бумажная форма или электронная форма для сбора данных? Такая форма может послужить отправной точкой, когда вы думаете о компоновке экранов и о том, как собираются данные. Какие данные собираются? Как это называется? Это настоящее имя из источника данных или общее имя, используемое в этой части бизнеса? Возможно, вам потребуется сопоставить имя в источнике данных с "понятным" именем, которое знают ваши пользователи.
Определите решения, принимаемые в рамках пользовательского или системного потока. При завершении этого действия в процессе принимается ли решение? Есть ли способ, согласно которому может быть принято решение автоматически на основе данных? Есть ли иерархия данных? Например, у каждого отчета о расходах может быть несколько расходов, а некоторые типы расходов требуют дополнительной информации. Это решение кому-нибудь передается? Как это передается? Требуются ли утверждения до начала следующего этапа процесса? Как фиксируются эти утверждения? Есть ли конкретный пользователь или роль, которые могут одобрить следующий шаг в процессе?
Перечислите идентифицированные потоки. Собеседования, документация и наблюдение должны позволить вам выявить все потоки рабочей нагрузки. Составьте список всех выявленных вами потоков и разделите их на потоки пользователя (с акцентом на взаимодействие с пользователем) и потоки системы(с акцентом на внутренние процессы и перемещение данных).
Определите начальную и конечную точки потока. Для каждого выявленного потока четко определите, где поток начинается и где он заканчивается. Для потоков пользователя документируйте каждое взаимодействие с пользователем и его ожидаемый результат. Сосредоточьтесь на пользовательском опыте и дизайне интерфейса. Для системных потоков вам необходимо определить основные триггеры и ожидаемые результаты.
Разбейте каждый поток. Разбейте каждый поток на отдельные этапы, описывая действия, решения или процессы, которые происходят в каждой точке. Обратите внимание, как каждый шаг взаимодействует с другими частями системы, включая зависимости от других потоков или внешних систем. Вы должны быть в состоянии точно определить, как потоки интегрируются с рабочей нагрузкой и пользовательскими взаимодействиями и влияют на них. Такой двойной подход обеспечивает целостное представление всей вашей рабочей нагрузки.
Документируйте уникальные выходные данные. Определите альтернативные пути или исключения в каждом потоке, например обработку ошибок или условное ветвление. Если поток имеет несколько возможных результатов, вам следует добавить их в каталог как отдельные записи. Для пользовательских потоков вам следует определить предполагаемое поведение для взаимодействия. Для системных потоков вам следует определить предполагаемое поведение для процесса.
Визуализируйте с помощью диаграмм. Создавайте блок-схемы или диаграммы для визуального представления потока и его этапов. Вы можете использовать такие инструменты, как Microsoft Visio, диаграммы последовательностей Unified Modeling Language (UML), диаграммы вариантов использования, простые инструменты рисования или описательный список в текстовом формате (см. Пример каталога потоков).
Обновляйте поток сопоставление итеративно. Составление карты потока — это итеративный процесс. Потоки могут меняться, разделяться или объединяться, особенно на этапе проектирования. По мере того как потоки рабочей нагрузки становятся более четко определенными, вам следует обновить каталог потоков. Подтверждайте и уточняйте свои диаграммы потоков с учетом отзывов заинтересованных лиц, чтобы обеспечить точность и полноту данных.
Определите бизнес-процессы для каждого потока
Бизнес-процессы — это ряд задач для достижения результата с выходными данными. К ним относятся, например, отчеты о расходах, управление ежегодными отпусками, выполнение заказов или управление запасов. Определение бизнес-процессов для каждого потока предполагает сопоставление потоков с одним или несколькими бизнес-процессами. Такое сопоставление поможет вам понять важность каждого потока для бизнеса.
У вас может быть существующая документация или бизнес-планы, которые обеспечивают сопоставление потоков с бизнес-процессами. Иногда руководства пользователя, учебные материалы или спецификации системы могут дать представление о предполагаемом использовании и назначении рабочей нагрузки и ее потоков. В противном случае вам необходимо сопоставить потоки с бизнес-процессами, которые они поддерживают. Вот рекомендации по определению бизнес-процессов для каждого потока:
Используйте выходные данные рабочей нагрузки. Вы можете использовать выходные данные рабочей нагрузки и разбивку потоков, чтобы сопоставить потоки с бизнес-процессами, которые они поддерживают. Сначала просмотрите выходные данные, которые генерирует рабочая нагрузка. Выходным результатом могут быть отчеты о продажах, файлы данных или выполненные задачи.
Проводить интервью. Поговорите с участниками рабочей группы и заинтересованными сторонами, которые взаимодействуют с рабочей нагрузкой. Вам следует задавать конкретные вопросы об их повседневных задачах, о том, как они используют рабочую нагрузку и каких целей они достигают с ее помощью. Технические группы часто имеют более глубокое понимание структуры рабочей нагрузки и могут предоставить аналитические сведения о поддерживаемых ею бизнес-процессах.
Мониторинг использования рабочей нагрузки. Отслеживайте существующие рабочие нагрузки и ищите закономерности использования, указывающие на связанные с ними бизнес-процессы, такие как ввод данных, обработка заказов или взаимодействие с клиентами.
Подключите вывод к бизнес-процессу. Соедините точки выходных данных потока с общим бизнес-процессом, который они поддерживают. Например, если шаг потока подразумевает обработку заказов клиентов, то он напрямую поддерживает бизнес-процесс выполнения заказов. Выполнение заказов способствует достижению бизнес-целей по поддержанию удовлетворенности клиентов и получению дохода. Наконец, используйте разбивку потока, чтобы определить, какой поток создал отчет о продажах.
Определите ответственных за процессы и заинтересованных лиц для каждого потока
Ответственным за процесс для потока является лицо, ответственное за успешное выполнение данного процесса. Они несут ответственность за этот процесс и потоки, которые его поддерживают. Вам следует определить ответственного за процесс для каждого потока рабочей нагрузки. Вам следует также определить заинтересованного лица для каждого потока рабочей нагрузки. Заинтересованные лица могут участвовать в рабочей нагрузке, иметь зависимости от потока или управлять зависимостью, которую имеет поток.
У вас может быть матрица распределения ответственности (RAM) или матрица "ответственность, подотчётность, консультирование, информирование" (RACI), в которой уже определены ответственные за процессы и заинтересованные стороны. Обычно ответственные процессы несут ответственность или подотчетны за процесс, а вы информируете заинтересованные стороны или консультируетесь с ними.
Определите пути эскалации для каждого потока
Определение путей эскалации заключается в определении каналов для эскалации проблем, связанных с потоком. Проблемы, требующие эскалации, могут включать срочные обновления, проблемы безопасности, ухудшение качества или технические инциденты. Целью определения пути эскалации является обеспечение своевременного и эффективного решения проблем.
Составленный вами путь эскалации должен начинаться с человека или группы, которые с наибольшей вероятностью смогут решить конкретную проблему. Если этот человек или группа не могут решить проблему, путь эскалации должен указать следующую точку контакта. Следующее контактное лицо имеет более широкие обязанности и может координировать стратегии устранения рисков с большим количеством подразделений организации. Количество людей на пути эскалации зависит от потока и организации. Слишком большое количество людей на пути эскалации может замедлить разрешение проблемы.
Определите влияние каждого потока на бизнес
Определение влияния каждого потока на бизнес важно для понимания того, как каждый поток способствует достижению ключевых бизнес-целей. Влияние на бизнес может включать повышение производительности, прямую или косвенную экономию затрат, снижение рисков или преобразование бизнеса. Понимая как положительное, так и отрицательное влияние каждого потока, вы можете расставить приоритеты для обеспечения надежности потоков, которые наиболее важны для вашего бизнеса. Важно учитывать прямое влияние сбоя потока и его косвенное влияние на другие связанные процессы. Вот инструкции по определению влияния каждого потока на бизнес:
Определите положительное влияние. Определите ожидаемые выгоды, когда поток работает правильно. Ожидаемые выгоды могут включать повышение операционной эффективности и результативности, повышение удовлетворенности клиентов или сотрудников, повышение безопасности данных, обеспечение соответствия нормативным требованиям или любое другое положительное влияние на бизнес.
Определите негативное воздействие. Оцените потенциальные негативные последствия, если в процессе возникнет сбой или он не будет работать должным образом. Выполните количественную оценку конкретных потерь, таких как падение доходов. Включите субъективные последствия, такие как ущерб репутации, подрыв доверия клиентов или неблагоприятное воздействие на другие связанные бизнес-процессы.
Определите предположения относительно емкости и доступности. Установите предположения об ожидаемой емкости и доступности каждого процесса. Учитывайте такие факторы, как ожидаемое время работы и целевой процент безотказной работы. Если есть ожидания относительно целевого времени восстановления (RTO) или целевой точки восстановления (RPO), вам следует включить эти ожидания. Эти предположения помогают понять требования к надежности каждого потока.
Систематически оценивая эти аспекты, вы можете получить полное представление о том, как каждый поток влияет на бизнес, и принять стратегические решения по оптимизации надежности.
Присвойте уровень критичности каждому потоку
Детальная оценка важности потока относительно общего воздействия на бизнес позволяет присвоить уровень критичности каждому потоку. Целью является сортировка потоков по приоритету и присвоение метки, позволяющей идентифицировать критические потоки. Этот процесс является логическим продолжением выявления, сопоставления и согласования с бизнес-процессами и влиянием на бизнес. Используйте следующие описания критичности для присвоения уровней критичности:
Критический (высокая критичность): Критические потоки являются неотъемлемой частью основных бизнес-функций. Они напрямую влияют на критические аспекты бизнеса, такие как качество обслуживания клиентов, финансовые операции, протоколы безопасности, здоровье людей и безопасность. Сбой или нарушение этих потоков может привести к значительным немедленным или долгосрочным негативным последствиям. Примеры негативных последствий включают потерю дохода, подрыв доверия и юридические проблемы. Расстановка приоритетов для этих потоков гарантирует надежность и отказоустойчивость наиболее важных аспектов рабочей нагрузки.
Важно (средняя критичность): Важные потоки выполняют часть бизнес-функции, но не взаимодействуют напрямую с критически важными бизнес-операциями и не влияют на них. Например, если проблема нарушает внутренний поток обработки данных, вы можете повторить обработку данных без немедленного наступления внешних последствий. Эти потоки необходимы для бесперебойной работы, но обеспечивают буфер с точки зрения наступления немедленных последствий для клиентов или финансовых последствий, позволяя управлять реагированием на проблемы.
Производительность (низкая критичность): Потоки производительности не оказывают прямого или существенного влияния на основные бизнес-функции или качество обслуживания клиентов. Примеры включают вспомогательные процессы и варианты использования в небольших группах, такие как регулярная передача файлов для резервного копирования хранилища или обработка опросов обратной связи. Хотя эти потоки вносят вклад в общую систему, их нарушение вряд ли приведет к серьезным немедленным проблемам для бизнеса или операционным проблемам, и часто существует ручной способ решения проблемы.
Следуя этому структурированному подходу к присвоению критичности, вы сможете эффективно расставить приоритеты в ресурсах и сосредоточиться на поддержании и повышении надежности и эффективности наиболее важных потоков.
Компромисс: Более высокие ожидания в отношении надежности иногда совпадают с более высокими эксплуатационными расходами и бременем управления для операторов. Убедитесь, что заинтересованные стороны понимают потенциальное увеличение затрат, связанное с повышением надежности критически важных потоков.
Пример каталога потоков
Следующий пример представляет собой полный сценарий и иллюстрирует важные моменты, которые помогут вам определить, сопоставить и расставить приоритеты для ваших потоков. Пример рабочей нагрузки: бизнес-приложение для составления отчетов о расходах, которое позволяет сотрудникам заполнять формы расходов, менеджерам — проверять и утверждать расходы, а аудиторам — проверять еженедельные отчеты.
Пользовательский поток 1. Заполнение формы расходов
Описание процесса: Сотрудники используют приложение для заполнения формы расходов.
Бизнес-процессы: этот поток поддерживает заполнение и отправку формы расходов, но он асинхронный, что делает его менее критичным.
Владелец процесса: Администратор бизнеса
Заинтересованные стороны: сотрудники, линейные менеджеры, администраторы бизнеса
Пути эскалации: команда приложения, команда платформы
Влияние на бизнес: этот поток важен для сотрудников, поскольку позволяет им заявлять о расходах, но он не оказывает прямого влияния на основной источник доходов бизнеса и не оказывает прямого влияния на клиентов. Когда сотрудники не могут формировать заявки на компенсацию расходов из-за недоступности этого потока, это не оказывает негативного влияния на доходы или репутацию компании. Сотрудники могут сообщить о расходах позже. Длительный простой может привести к взиманию дополнительных сборов с кредитной карты, если оплата расходов будет пропущена. Однако высокий уровень доступности не является важным фактором для этого процесса. Бизнес-администраторы указали требование доступности 90 % для этого процесса и согласны на простой в нерабочее время в целях обслуживания.
Рейтинг критичности: Производительность (Низкая)
Пользовательский поток 2: проверка и утверждение расходов
Описание процесса: Линейные руководители сотрудника рассматривают и утверждают заявку на возмещение расходов.
Бизнес-процессы: этот поток поддерживает проверку и утверждение заявок на возмещение расходов, но это асинхронный процесс.
Владелец процесса: Администратор бизнеса
Заинтересованные стороны: сотрудники, линейные менеджеры, администраторы бизнеса
Путь эскалации: команда приложения, команда платформы
Влияние на бизнес: этот поток позволяет линейным менеджерам просматривать и утверждать заявки на расходы, а также запрашивать более подробную информацию. Высокая доступность этого потока не является критичным фактором, поскольку у линейных руководителей есть семь дней на утверждение заявок на компенсацию расходов. Когда сотрудники не могут формировать заявки на компенсацию расходов из-за недоступности этого потока, это не оказывает негативного влияния на доходы или репутацию компании. Сотрудники могут сообщить о расходах позже. Длительный простой может привести к взиманию дополнительных сборов с кредитной карты, если оплата расходов будет пропущена. Однако высокий уровень доступности не является важным фактором для этого процесса. Бизнес-администраторы указали требование доступности 90 % для этого процесса и согласны на простой в нерабочее время в целях обслуживания.
Рейтинг критичности: Производительность (Низкая)
Пользовательский поток 3: ввод и разноска транзакций
Описание потока: Администраторам бизнеса необходимо просмотреть расходы и разместить транзакции для выплаты кредита Карточки.
Бизнес-процессы: Этот поток поддерживает оплату кредитных расходов карточка.
Владелец процесса: Администратор бизнеса
Заинтересованные стороны: Администратор бизнеса, команда платформы, команда данных
Путь эскалации: команда платформы, команда данных, дежурный инженер команды платформы
Влияние на бизнес: этот поток является неотъемлемой частью оплаты расходов, и пропущенные платежи могут привести к кредитным расходам карточка. Однако между подачей заявки на компенсацию расходов и сроком платежа обычно есть достаточно времени. Бизнес-администраторы указали требование доступности 90 % для этого процесса и согласны на простой в нерабочее время в целях обслуживания.
Рейтинг критичности: Средний
Системный поток 4: создание еженедельного отчета о расходах
Описание потока: еженедельно создается отчет о расходах для рассмотрения финансовым директором. Отчет создается и публикуется в Power BI, а финансовому директору отправляется уведомление.
Бизнес-процессы: этот поток поддерживает проверку расходов.
Владелец процесса: финансовый директор
Заинтересованные стороны: Администраторы бизнеса, все технические группы
Путь эскалации: дежурный инженер команды приложений, дежурный инженер команды платформ, дежурный инженер команды данных
Влияние на бизнес: Недоступность этого потока не влияет на доход или репутацию компании. Бизнес-администраторы указали требование доступности 90 % для этого процесса и согласны на простой в нерабочее время в целях обслуживания.
Рейтинг критичности: Средний
Пользовательский поток 5: аудит расходов
Описание процесса: Внешние аудиторы проводят своевременные проверки расходов, чтобы проверить, соответствуют ли отчеты нормативным требованиям.
Бизнес-процессы: этот поток напрямую поддерживает процессы соответствия и аудита. Без этой функции компаниям могут грозить штрафы со стороны внешних аудиторов.
Владелец процесса: Команда платформы
Заинтересованные стороны: команда платформы, операционная группа, бизнес-администраторы
Путь эскалации: дежурный инженер команды платформы
Влияние на бизнес: Этот поток требует высокой доступности, поскольку внешние аудиторы могут запросить отчетность о расходах без предупреждения или уведомления. Если этот поток недоступен, это может привести к штрафам. Это ключевой процесс, для которого компания ожидает время бесперебойной работы на уровне 99,9 %, в том числе во сверхурочные рабочие часы.
Рейтинг критичности: Высокий
Возможности в Power Platform
Рассмотрите возможность использования анализа процессов и анализа задач в Power Automate, включая карту процесса. Эти эффективные инструменты помогут вам визуализировать и анализировать ваши бизнес-процессы.
Узнайте, как превратить ваши идеи в полнофункциональное решение через планирование проекта в Power Apps.
Контрольный список надежности
Обратитесь к полному набору рекомендаций.