Поделиться через

Рекомендации по формализации рутинных и нерутинных задач

  • Статья

Применимо к этой рекомендации Power Platform контрольного списка хорошо спроектированного операционного совершенства:

ОЭ:02 Формализуйте способ выполнения рутинных, необходимых и экстренных оперативных задач с помощью документации, контрольных списков или автоматизации. Стремитесь к последовательности и предсказуемости командных процессов и результатов, применяя ведущие в отрасли практики и подходы, такие как подход «сдвига влево».

В этом руководстве описаны рекомендации по формализации рутинных и нерутинных задач. Формализация рутинных и нерутинных задач имеет решающее значение для эффективного и успешного управления рабочей нагрузкой. Внедрение проверенных в отрасли инструментов и практик помогает группам по рабочим нагрузкам оптимизировать эффективность и согласованность, а также автоматизировать процессы, когда это имеет практический смысл. Такая практика помогает минимизировать риск, связанный с неподготовленностью при возникновении проблем, и обеспечивает эффективность поддержки рабочих нагрузок. Последовательно подходя к решению рутинных, импровизированных и экстренных задач, участники рабочей группы могут свести к минимуму риск ошибок и укрепить чувство ответственности.

Ключевые стратегии проектирования

Согласованные процессы делают качество вашей работы предсказуемым, а предсказуемое качество работы делает поддержку рабочих нагрузок более плавной. Чтобы добиться согласованности процессов, вам необходимо стандартизировать эти процессы и документировать стандартные рабочие процедуры. Стандартизация помогает группам рабочих задач поддерживать и постоянно улучшать свою рабочую нагрузку под общим руководством организации. Используйте такие стратегии, как автоматизация и shift-left (принцип разработки на раннем этапе), чтобы свести к минимуму потенциальные области непредсказуемости.

Стандартизация процессов принимает разные формы. Ниже приведены некоторые общие рекомендации:

  • Процессы, которые вы стандартизируете, должны охватывать все аспекты управления рабочей нагрузкой: надежность, безопасность, производительность, удобство работы и операционные процессы. Группа по управлению рабочей нагрузкой должна иметь столько полномочий в отношении процессов, сколько необходимо для поддержания и постоянного улучшения рабочей нагрузки в рамках общего управления организацией.

  • Документация, которую вы создаете, отражает ваши стандартные рабочие процедуры и определяет, как все должно быть организовано, но документация никогда не является окончательной. Процедуры должны меняться по мере развития вашей рабочей нагрузки и вашей команды. Регулярно пересматривайте стандарты, подвергая их критическому анализу, чтобы убедиться, что они подходят вашей команде прямо сейчас. Ваша документация должна быть шаблонизирована и иметь контроль версий, чтобы обеспечить единообразие форматов документации, а также наличие записей об обзорах и обновлениях.

  • Разбейте рутинные, импровизированные и экстренные задачи на элементы контрольного списка, которые легко понять, чтобы группы специалистов по рабочим нагрузкам могли добиться согласованности в своих процессах и свести к минимуму потенциальные области непредсказуемости.

Примером рутинной задачи является процесс применения обновления к решению, находящемуся в рабочей среде. Когда вы определите, что вам необходимо выполнить обновление решения, группа по рабочей нагрузке может создать контрольный список, который включает в себя следующие элементы:

  • Протестировать обновление в тестовой и промежуточной средах.

  • Создать запрос на управление изменениями для развертывания обновления в рабочей среде.

  • Обновить документацию, например страницу вики или статью в базе знаний, чтобы отразить самую актуальную информацию.

  • Проверьте интервал отключения, чтобы свести к минимуму неудобства для пользователей.

    Сосредоточьтесь на каждом пункте контрольного списка по отдельным, четко определенным задачам.

  • Импровизированные и экстренные задачи зависят от сценария, но операторы все равно должны четко понимать свои роли и обязанности. Им необходимо знать, как взаимодействовать с командой, занимающейся рабочей нагрузкой, и с другими группами в организации, чтобы эффективно решать задачи такого типа.

    Например, импровизированная задача может включать включение нового параметра среды или функции либо использование компонентов кода для разработки. Возможно, не существует полностью реализованного контрольного списка для тестирования данного типа ресурса. Однако должны быть общие контрольные списки для добавления новых ресурсов или функций в ваши среды и стандарты, которые охватывают тестирование производительности, безопасности и надежности на каждом этапе.

    Аналогично, ваш план реагирования на чрезвычайные ситуации должен четко определять роли и обязанности, а также общие процессы и процедуры. Вы должны придерживаться этого плана в чрезвычайных ситуациях, чтобы эффективно справляться с ними.

    Импровизированные и экстренные операции также являются хорошей возможностью научиться улучшать стандартные операционные процедуры. Попросите группу по рабочей нагрузке подумать о том, как можно сделать операции более плавными, и определить, может ли обновление существующих процессов быть полезным в будущем.

  • Воспользуйтесь проверенными в отрасли практиками, чтобы минимизировать время, которое ваша команда тратит на разработку процессов и стандартов. Соблюдение практик Agile с Scrum, организация работы с помощью таблиц Kanban и применение принципа shift-left — все это примеры практик, эффективных для организаций любого размера. Многие зрелые организации используют стандартные рабочие процедуры с контролем версий, вики-сайты, новые руководства для сотрудников и руководства по эксплуатации для обеспечения согласованности.

    Положитесь на опыт вашей команды, чтобы решить, какие практики соответствуют управлению жизненным циклом вашей рабочей нагрузки. Узнайте у других команд о стандартах, которые они успешно внедрили, чтобы понять, как конкретные практики вписываются в вашу организационную структуру.

  • Включите организационные требования и сквозные функции в свои стандартные рабочие процедуры. В вашей организации могут быть стандарты для некоторых процессов, которые вам следует принять, например, управление изменениями и поддержка. Однако вы также можете иметь право разрабатывать свои собственные стандарты для других процессов, поэтому ищите способы включить необходимые стандарты в свои процессы. Процессы, которыми вы владеете, скорее всего, будут пересекаться с процессами других команд, поэтому стремитесь согласовать стандарты в максимально возможной степени.

    Задокументируйте, где процессы рабочей группы и других групп расходятся, чтобы гарантировать, что рабочая группа может лучше взаимодействовать с другими группами в точках пересечения. Центральные группы безопасности могут использовать инструменты и процедуры, отличные от группы по рабочей нагрузке, и этим группам будет легче сотрудничать, если они знают об этих различиях.

  • Используйте автоматизацию для достижения согласованности. Автоматизируйте задачи, которые повторяются и подвержены человеческим ошибкам, чтобы облегчить управленческую нагрузку вашей группы. Ищите возможности для автоматизации процессов, например создания заявок на управление ИТ-услугами. Подробнее читайте в разделе Рекомендации по внедрению автоматизации.

Компромисс: Кодификация стандартных операционных процедур может привести к застою или самоуспокоенности. Стандартам следует следовать, но они не должны быть жесткими или статичными. Стремитесь найти баланс между строгим соблюдением требований и возможностью инноваций, чтобы ваши процессы могли безопасно развиваться с течением времени.

Возможности в Power Platform

Хотя не существует Power Platform продуктов, которые напрямую облегчают формализацию процессов и процедур, Microsoft публикует исчерпывающее руководство по этому вопросу. Используйте это руководство, чтобы понять проверенные в отрасли и рекомендуемые практики и подумать о том, как применить их к вашей рабочей нагрузке.

Power Platform Well-Architected также предоставляет подробные рекомендации по процессам и процедурам, которые следует систематизировать, чтобы гарантировать, что ваша рабочая нагрузка и рабочая группа работают в соответствии с отраслевыми стандартами:

Следующие шаги

Контрольный список операционного совершенства