Использование категории Outlook для отслеживания встреч и сообщений электронной почты

Синхронизация на стороне сервера позволяет отслеживать сообщения электронной почты, встречи и задачи в Outlook с особенной категориейОтслеживается в Dynamics 365. Назначение этой категории электронному письму, встрече или задаче в Outlook синхронизирует элемент с приложениями Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing и Dynamics 365 Project Service Automation). Аналогично, при удалении этой категории из отслеживаемого сообщения электронной почты, встречи или задачи прекращается их отслеживание в приложениях Customer Engagement.

Также можно выбрать несколько элементов и назначить им категорию Outlook Отслеживается в Dynamics 365, чтобы все они отслеживались в приложениях Customer Engagement. Пользователь может быстро идентифицировать отслеживаемые элементы, просматривая присутствие этой категории в папке "Входящие" и других папках.

Настройка отслеживания на основании категории с помощью OrgDBOrgSetting

С версии 9.1.0.4039 и выше отслеживание категорий включено по умолчанию.

Совет

Чтобы определить свою версию, войдите в приложения для взаимодействия с клиентами и в правом верхнем углу экрана выберите кнопку Параметры >Сведения.

Использование категории, чтобы отслеживать элементы Outlook

После того как категория Отслеживается в Dynamics 365 доступна в Outlook, вы может использовать ее для отслеживания следующих элементов Outlook.

Электронная почта

Отслеживайте сообщение электронной почты, назначив ему категорию Отслеживается в Dynamics 365. Назначение категории можно увидеть сразу в Outlook. В этот момент сообщение электронной почты помечено для отслеживания. синхронизация на стороне сервера синхронизирует сообщение электронной почты с приложениями Customer Engagement не позднее чем через 15 минут, в зависимости от параметра синхронизации электронной почты.

Если сообщение электронной почты отслеживается и имеет категорию Отслеживается в Dynamics, при удалении категории будет прекращено отслеживание сообщения электронной почты. Однако соответствующая запись действия электронной почты не удаляется.

Совет

Можно создать правило в Outlook для назначения или удаления категории. См. раздел Управление сообщениями электронной почты с использованием правил.

Заметка

Синхронизация на стороне сервера автоматически классифицирует электронные письма в почтовых ящиках получателей Dynamics 365, если обрабатываемое электронное письмо уже было отслежено в Dynamics другим пользователем или получателем очереди того же электронного письма.

Только электронные письма, соответствующие коду направления Dynamics 365, будут автоматически классифицированы, когда системный параметр Отслеживать сообщения электронной почты, передаваемых между пользователей Dynamics 365, в форме двух действий включен.

Например, сообщения электронной почты, которые отслеживаются и отправляются из Outlook другим пользователям Dynamics 365, не будут отображаться как классифицированные в почтовых ящиках получателей Outlook, поскольку они представляют собой «полученную» копию сообщения электронной почты. Это позволяет получателю Dynamics 365 отслеживать входящую копию сообщения электронной почты в соответствии с системным параметром, указанным выше.

Встреча

Можно отслеживать встречу, назначив ей категорию Отслеживается в Dynamics 365. Встреча отслеживается и синхронизируется с приложениями Customer Engagement на основе правил синхронизации на стороне сервера.

Если встреча отслеживается и имеет категорию Отслеживается в Dynamics, при удалении категории будет прекращено отслеживание встречи. Однако соответствующая запись действия встречи приложений Dynamics 365 не удаляется.

Задача

Заметка

Назначение задач пользователям, захваченное в Outlook, не будет синхронизироваться с приложениями Customer Engagement.

Использование отслеживания на основе категории с приложением для Outlook

Если у вас есть приложение Dynamics 365 App for Outlook, вы можете использовать отслеживание по категориям в приложении для Outlook.

В следующей таблице перечислены различные сценарии отслеживания.

Действие	Результат
Назначение категории Отслеживается в Dynamics 365 сообщению электронной почты или встрече	Синхронизация на стороне сервера синхронизирует сообщение электронной почты и встречу не позднее чем через 15 минут. Загрузка приложения для Outlook для этого элемента будет отображать состояние отслеживания.
Отслеживание сообщения электронной почты или встречи с помощью приложения для Outlook	Сообщение электронной почты/встреча отслеживается. Категория Отслеживается в Dynamics 365 назначается немедленно.
Удаление категории Отслеживается в Dynamics 365 из сообщения электронной почты или встречи	Синхронизация на стороне сервера отменит отслеживание элемента не позднее, чем через 15 минут. Загрузка приложения для Outlook для этого сообщения электронной почты будет отображать состояние отслеживания. Запись действия не удаляется из приложений Customer Engagement.
Отмена отслеживания сообщения электронной почты или встречи с помощью приложения для Outlook	Отслеживание сообщения электронной почты/встречи отменяется, и категория Отслеживается в Dynamics 365 удаляется.

Пользователи-представители

Если вы разрешили какому-то другому пользователю управлять вашей электронной почтой и календарем, предоставив ему права доступа представителя, представитель может получить доступ к вашим категориям в Outlook, если этот представитель имеет разрешения редактора.

Если ваш почтовый ящик имеет категорию Отслеживается в Dynamics 365, представитель может отслеживать ваши сообщения электронной почты и встречи, назначая им категорию Отслеживается в Dynamics 365.

Отслеживание Dynamics 365 for Outlook на основе категорий

Отслеживание Dynamics 365 for Outlook на основе категорий не поддерживается. Рекомендуется не включать параметр OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems в организации, настроенной для использования Dynamics 365 for Outlook.

Отключение отслеживания по категории

Можно отключить отслеживание по категории для организации приложений Dynamics 365, отключив параметр OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.

Заметка

Если отключить OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems, категория Отслеживается в Dynamics 365 мягко удаляется с сохранением назначения категории в Outlook. Если удалить категорию из основного списка, она будет удалена постоянно.

Вопросы и ответы

Могу ли я отслеживать свои контакты Outlook, назначив им категорию «Отслеживаемые» в Dynamics 365?
Нет, отслеживание на основе категории не поддерживается для контактов Outlook.

Что произойдет, если я переименую категорию «Отслеживается в Dynamics 365»?
Если переименовать категорию, синхронизация на стороне сервера по-прежнему будет распознавать категорию по ее коду и будет использовать эту категорию отслеживания и отмены отслеживания элементов Outlook.

Заметка

Для сценариев делегата различие в именах категорий между делегатом и основным владельцем почтового ящика не поддерживается и может привести к неожиданному поведению. Мы рекомендуем сопоставить имя категории делегата и основного владельца почтового ящика.

Что произойдет, если я удалю категорию «Отслеживается в Dynamics 365»?
Если удалить категорию, синхронизация на стороне сервера заново восстановит ее на сервере Exchange примерно через 15 минут.

Когда я включу OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems в первый раз, будут ли мои ранее отслеживаемые элементы отнесены к категории «Отслеживается в Dynamics 365»?
Нет, синхронизация на стороне сервера не будет возвращаться обратно по времени для назначения категории уже отслеживаемым элементам.

Что произойдет, если я назначу категорию «Отслеживается в Dynamics 365» ветке беседы Outlook?
Если назначить дискуссии разговора категорию Отслеживается в Dynamics 365, всем сообщениям электронной почты в этой дискуссии будет назначена эта категория и, следовательно, все они будут отслеживаться.

Могу ли я назначить повторяющимся встречам категорию «Отслеживается в Dynamics 365»?
Если назначить повторяющейся встрече категорию Отслеживается в Dynamics 365, всем отдельным средам встречи будет назначена эта категория и, следовательно, все они будут отслеживаться.

Что происходит, если отслеживаемое письмо не доставляется?
По умолчанию для сбойных автоматически отслеживаемых сообщений электронной почты выполняется повторная попытка в следующем цикле синхронизации — приблизительно каждые 15 минут. Повторные попытки выполняются до 5 раз. Если 5 повторных попыток заканчиваются сбоем, сообщению электронной почты назначается категория Отслеживается в Dynamics 365 (Не удается доставить) и дальнейшие повторные попытки не производятся. Для автоматически отслеживаемых сообщений электронной почты, которые завершились сбоем со следующими ошибками, будет выполнена повторная попытка:

• Сбой преобразования сообщений электронной почты из-за подключаемого модуля, настроенного в среде клиента.
• Сбой преобразования сообщений электронной почты из-за истечения времени ожидания в приложениях для взаимодействия с клиентами или Microsoft Exchange.
• Сообщение электронной почты отклонено с сообщением InvalidSender или из-за некоторых неизвестных решений.
• Сбой электронных писем, они не могут быть доставлены, если владельцу очереди не назначена правильная роль безопасности. Без правильной роли безопасности владелец не сможет владеть записью электронной почты, отслеживаемой очередью.

После 5 повторенных попыток если сбой преобразования сообщений электронной почты был связан с ошибкой подключаемого модуля, попробуйте исправить подключаемый модуль. Затем назначьте категорию Отслеживать в Dynamics 365, чтобы вручную отслеживать недоставленные сообщения электронной почты, чтобы отслеживать их в приложениях Customer Engagement.

Как удалить отслеживание по категориям через OrgDBOrgSetting?
Чтобы отключить специальную категорию Outlook Отслеживается в Dynamics 365, необходимо включить параметр OrgDBOrgSetting в организации. Приложения Customer Engagement предоставляет средство OrgDBOrgSettings, которое предоставляет возможность администраторам реализовывать конкретные обновления, которые ранее были зарезервированы для реализаций реестра.

1. Следуйте инструкциям в этой статье для шагов по извлечению этого средства.
2. После извлечения средства отключите OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
3. Отключение OrgDBOrgSetting удалит категорию Отслеживается в Dynamics 365 во всех почтовых ящиках Exchange организации, в которой включена синхронизация на стороне сервера, в течение 15 минут.

Можно также использовать этот инструмент для редактирования OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.