Подписки электронной почты для отчетов и панелей мониторинга в служба Power BI

Статья
11/08/2024

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ: Служба Power BI Power BI Desktop

Подпишитесь на отчеты Power BI, панели мониторинга и отчеты с разбивкой на страницы. Вы получаете сообщение электронной почты по заданному расписанию. Электронная почта содержит моментальный снимок и ссылку на отчет или панель мониторинга или полное вложение отчета или панели мониторинга. Если вы являетесь администратором рабочей области, узнайте, как управлять подписками в рабочей области, включая использование подписок, принадлежащих другим пользователям.

Внимание

Для подписки на других пользователей требуется платная лицензия (Pro или PPU). Дополнительные сведения о лицензиях см. в разделе "Лицензии и подписки" в Fabric и Power BI.

Никогда не было проще оставаться в актуальном состоянии на самых важных панелях мониторинга и отчетах. Подпишитесь на отчеты и панели мониторинга, которые наиболее важны для вас, и Power BI отправляет моментальный снимок в папку "Входящие". Вы сообщаете Power BI, как часто вы хотите получать сообщения электронной почты и в какое время. Настройте до 24 подписок на отчет или панель мониторинга и укажите уникальных получателей, времени и частоты для каждой подписки.

Снимок экрана: электронная почта для подписки на отчет.

Требования

Требования применяются к пользователям в организации и к гостевым пользователям Microsoft Entra Business-to-Business (B2B). Чтобы создать подписку для себя, вам нужны разрешения для доступа к определенному отчету или панели мониторинга, а также:

Лицензия Power BI Pro или Premium на пользователя (PPU) или
Доступ к рабочей области, поддерживаемой емкостью Power BI Premium

Администратор Fabric (ранее администратор Power BI) должен включить подписки в клиенте. Если вы являетесь администратором, см. статью "Включить подписки" на портале администрирования Power BI и просмотреть , как гостевые пользователи B2B могут настроить и подписаться на подписки по электронной почте.

Выполняется ли подписка на панель мониторинга, страницу отчета или полный отчет, процесс аналогичен. Одна кнопка позволяет подписаться на панели мониторинга и отчеты служба Power BI. Подписка на отчет предлагает несколько дополнительных вариантов поля, поэтому мы используем отчет для нашего примера.

Подписка на отчет с разбивкой на страницы немного отличается, как описано в разделе "Подписка на отчеты с разбивкой на страницы".

Откройте отчет и в верхней строке меню выберите "Подписаться".
Выберите "Создать подписку" и присвойте подписке имя. По умолчанию подписка имеет то же имя, что и страница отчета или панель мониторинга. При необходимости измените имя подписки на что-то более понятное.
Используйте зеленый ползунок, чтобы включить и отключить подписку. Если для ползунка задано значение Off , подписка не удаляется. Чтобы удалить подписку, выберите значок корзины.
Измените или добавьте получателей по адресу электронной почты, гарантируя наличие хотя бы одного получателя.
Если отчет находится в рабочей области с поддержкой емкости Premium или лицензии Premium на пользователя (PPU), добавьте полный отчет в виде вложения вместо одной страницы отчета. Метки конфиденциальности применяются к вложению электронной почты. Выберите PDF или PowerPoint для формата вложения. Вложение учитывает все метки конфиденциальности для отчета. Размер вложения ограничен не более 20 страниц и менее 25 МБ.
Выберите дату начала и при необходимости дату окончания подписки. По умолчанию дата начала — это дата создания подписки, а дата окончания — год спустя. Вы можете изменить его на любую дату в будущем в любое время до окончания подписки. Когда подписка достигнет даты окончания, она останавливается до повторного включения подписки. Вы получаете уведомления до запланированной даты окончания, чтобы узнать, хотите ли вы расширить его.
Используйте раскрывающийся список "Повторить", чтобы выбрать частоту для подписки. Вы можете выбрать почасовое, ежедневное, еженедельное, ежемесячное или после обновления данных (один раз в день). Для большинства параметров также требуется задать часовой пояс.

Совет

Чтобы получить электронную почту подписки только в определенные дни, выберите почасовую или еженедельную, а затем установите флажки дня недели. Если выбрать "Ежемесячно", введите дни месяца, которые вы хотите получить по электронной почте.
- Если выбрать почасовую, ежедневную, еженедельную или ежемесячную , выберите запланированное время для подписки. Вы можете запустить его в час или в 15, 30 или 45 минут за указанный часовой пояс. При выборе почасового времени выберите запланированное время , которое будет запущена подписка, и она выполняется каждый час после запланированного времени.
- Если выбрать ежемесячный курс для подписок отчета, можно указать определенные дни месяца или выбрать параметр "Последний день месяца". Если выбрать последний день месяца, отчет будет доставлен в этот день.

Снимок экрана: последний день месяца.

Если подписка готова, нажмите кнопку "Сохранить". Чтобы сделать подписку более точной, выберите дополнительные параметры.

При необходимости добавьте тему и сообщение для получателей.
Выберите страницу отчета, которую вы хотите просмотреть на изображении предварительного просмотра. Если вы переключили полный отчет в "Вкл.", вы увидите все страницы отчета, перечисленные в раскрывающемся списке. В противном случае в раскрывающемся списке отображается только активная страница отчета. Чтобы подписаться на несколько страниц отчета, выберите ползунок "Присоединить полный отчет" или выберите новую подписку и выберите другую страницу в раскрывающемся списке.

Совет

По умолчанию подписка отчета наследует имя активной страницы отчета. При выборе другой страницы отчета рекомендуется изменить имя подписки.
Добавьте дополнительные сведения в сообщение электронной почты. Установите один или несколько флажков.
- Разрешение на просмотр отчета или панели мониторинга в Power BI: предоставление получателям разрешения на открытие и просмотр отчета или панели мониторинга в служба Power BI (app.powerbi.com). Этот параметр недоступен во всех ситуациях.
- Ссылка на отчет или панель мониторинга в Power BI: включите кнопку "Перейти к отчету" в тексте сообщения электронной почты, которая ссылается на отчет или панель мониторинга в служба Power BI.
- Предварительная версия страницы отчета (только для отчетов Power BI): включите предварительную версию страницы отчета в тексте сообщения электронной почты.
Внимание

Метки конфиденциальности не применяются к сообщению электронной почты или предварительному просмотру подписки. Чтобы защититься от этого, отключите предварительный просмотр образа.
- Активатор данных, оповещение триггера с помощью активатора данных. Выберите этот параметр, чтобы узнать, как использовать активатор данных для задания оповещений в визуальных элементах отчета.

Вы получаете сообщение электронной почты и моментальный снимок отчета или панели мониторинга по заданному расписанию. Подписки, которые имеют частоту после обновления данных, отправляют сообщение электронной почты только после первого запланированного обновления в этот день. Все даты и время нормализуются в формате UTC при проверке первого обновления набора данных дня.

Примечание.

Чтобы избежать отправки подписок в папку нежелательной почты, добавьте псевдоним электронной почты Power BI (no-reply-powerbi@microsoft.com) в контакты. Если вы используете Microsoft Outlook, щелкните правой кнопкой мыши псевдоним и выберите " Добавить в контакты Outlook".
Вы можете отправлять сообщения электронной почты подписки Power BI в группу безопасности с поддержкой почты. Обязательно добавьте псевдоним Power BI (no-reply-powerbi@microsoft.com) в утвержденный список отправителей.

Метки конфиденциальности

Метки конфиденциальности применяются к вложениям электронной почты подписки, но не к тексту электронной почты подписки или изображениям предварительного просмотра.

Создание подписки, которая присоединяет копию отчета (включая отчет с разбивкой на страницы) к электронной почте подписки — это функция Power BI Pro.
Для пользователей с бесплатными подписками электронная почта подписки для отчета (включая отчет с разбивкой на страницы) не содержит метку конфиденциальности в тексте электронной почты или предварительном просмотре подписки.
Чтобы убедиться, что у вашей подписки есть метка конфиденциальности, отключите изображение предварительной версии на экране "Подписки".
Для подписок на панели мониторинга нет возможности вложить копию панели мониторинга в электронную почту. Таким образом, электронная почта подписки не имеет метки конфиденциальности в тексте или предварительном просмотре изображения.

Чтобы создать подписку, включающую другие, помимо требований, необходимых для создания собственных подписок, вам также потребуется:

Лицензия Pro или PPU с ролью участника, участника или администратора в этой рабочей области. Вы знаете, что у вас есть роль участника, участника или администратора в рабочей области, если вы сможете редактировать отчеты или панели мониторинга в этой рабочей области. Дополнительные сведения о ролях в рабочих областях.
Быть частью организации. Гостевые пользователи B2B не могут подписаться только на других пользователей . Дополнительные сведения см. в разделе "Гостевые пользователи B2B", которые могут настроить и подписаться на подписки электронной почты.
Если отчет или панель мониторинга не размещена в емкости Premium, как показано значком бриллианта, вы можете подписаться на других пользователей. Однако у них также должна быть лицензия Power BI Pro или Premium на пользователя (PPU).

Использование псевдонимов электронной почты группы

При создании подписки можно добавить другие адреса электронной почты в том же домене в подписку. Если отчет или панель мониторинга размещена в емкости Premium, вы можете подписать псевдонимы групп, независимо от того, находится ли он в вашем домене или нет. Вам не нужно подписываться на отдельные адреса электронной почты. Псевдонимы основаны на текущем active directory.

Group type	Поддерживается в подписках электронной почты
Группы Microsoft 365	Да
Группы рассылки	Да
Динамические группы рассылки	Да
Группы безопасности	No
Группы безопасности с поддержкой почты	Да

Существуют различные способы создания группы Microsoft 365. Например, можно создать группу в Outlook, группу рассылки в Teams или группу безопасности с поддержкой почты. Группа рассылки Microsoft 365 для Teams не работает для включения почты, поэтому не может использоваться для прямого общего доступа и подписок электронной почты.

Примечание.

Рабочие области, поддерживаемые лицензией Premium на пользователя (PPU), отличаются от рабочих областей, поддерживаемых емкостью Premium, и не поддерживают псевдонимы групп подписки.

Сохранение изменений в подписанном отчете

Включить мои изменения

При подписке на отчет, созданный другим пользователем, вы можете внести изменения в этот отчет. На этом этапе можно создать новую подписку, которая фиксирует эти изменения или сохранить изменения с существующей подпиской.

Снимок экрана: раздел

Вы не видите параметр " Включить мои изменения ", пока вы фактически не вносите изменения в отчет, который был предоставлен вам совместно. После внесения необходимых изменений откройте существующую подписку или создайте новую подписку для этой страницы отчета. Так как вы внесли изменения в исходный отчет, теперь у вас есть заголовок для моих изменений и параметр включить мои изменения.

Если включить изменения не установлен, Power BI игнорирует все изменения, внесенные в отчет, и сохраняет подписку на отчет, как опубликовано автором. При проверке включения изменений Power BI обновляет подписку, включая все изменения, внесенные в отчет. Внесенные изменения:

фильтры (область фильтров)
синхронизации
персонализированных визуальных элементов
перекрестная фильтрация или перекрестное выделение
детализация или детализация
bookmarks
Прожекторы
Режим фокусировки

Прежде чем Power BI обновляет подписку, вы получите возможность предварительно просмотреть старую подписку и сравнить ее с новым состоянием отчета. Сравнение двух версий помогает решить, следует ли обновить подписку или нет.

Предварительная версия и обновление подписки

Сначала настройте отчет на основе таких условий, как страна, регион, команда или отдел и категория.
Примените все изменения к отчету, чтобы он был в состоянии подписки или общего доступа. Изменения могут включать применение фильтров, внимания, бурения, срезов или перекрестного выделения.
Выберите "Подписаться" в верхней строке меню холста отчета, чтобы открыть область "Подписки".
Щелкните значок карандаша, чтобы изменить сведения о существующей подписке. Например, измените частоту доставки, добавьте сообщение электронной почты, измените разрешения и многое другое.
Выберите "Дополнительные параметры>>", чтобы отобразить версию исходной подписки, которая отправляется подписчикам только для просмотра. Используйте это сравнение, чтобы решить, нужно ли перезаписать исходное состояние подписанного отчета.
Выберите "Вернуться к подписке " и щелкните значок карандаша.
Чтобы обновить существующую подписку, чтобы включить изменения отчета, выберите дополнительные параметры>включить изменения.> Обновите подписку, чтобы включить новые изменения.
Сохраните подписку.

Примечание.

Обновление применяется только к текущей странице. Изменения, внесенные на другие страницы отчета, не включаются. Чтобы включить изменения, внесенные на другую страницу отчета, перейдите к этой странице и примените обновление.

Настройка подписок

Если вы являетесь автором отчета, включите мои изменения , отличный способ создания отдельных подписок для получателей.

Примечание.

Поле "Включить мои изменения" недоступно для панелей мониторинга или отчетов с разбивкой на страницы.

Проверка и проверка подписки

Страница "Подписки" отслеживает все подписки для текущего отчета.

Снимок экрана: страница

Чтобы просмотреть подписку, щелкните стрелку слева от подписки.

Снимок экрана: все сведения для одной подписки.

Чтобы проверить подписку, нажмите кнопку "Запустить сейчас ", чтобы сразу отправить вам сообщение электронной почты. Он не активирует обновление данных базовой семантической модели.

Управление подписками

Подписки управляются на уровне рабочей области. Создатели подписок и пользователи, которым назначена роль администратора, могут просматривать и управлять подпиской. Администраторы в рабочей области могут изменять и принимать на себя все подписки в рабочей области. Администратор Fabric может просматривать журналы и включать и отключать определенные функции подписки.

Автор
Администратор

Подписки в рабочей области

Чтобы просмотреть все подписки, принадлежащие в данной рабочей области, выберите " Управление всеми"

Снимок экрана: панель

Здесь вы увидите все подписки, созданные в выбранной рабочей области. Для каждой подписки Power BI отображает имя, присвоенное подписке, имя содержимого, в котором вы подписываетесь, и тип контента. Если вы выбрали "Включить мои изменения", столбец "Состояние " содержит дату. Поиск подписок по ключевым словам или фильтрам по любому из этих полей.

Снимок экрана: область уведомлений с подпиской Power BI, описанной красным цветом.

Щелкните значок "Изменить", чтобы вернуться на экран "Подписки", где можно:

просмотрите список подписок для этого отчета или панели мониторинга.
просмотрите параметры подписки, выбрав стрелку слева от имени подписки.
внесите изменения в параметры подписки, выбрав значок карандаша.
откройте отчет или панель мониторинга, выбрав "Изменить в отчете " или "Изменить" на панели мониторинга.

Подписки во всех рабочих областях

Чтобы просмотреть все подписки, начните с выбора "Моя рабочая область ", чтобы сделать ее активной. Затем в правом верхнем углу служба Power BI выберите значок >шестеренки параметров Power BI для общих>> уведомлений.

Снимок экрана: выбранные уведомления.

Здесь вы увидите список всех подписок во всех рабочих областях. Power BI отображает имя подписки, имя содержимого, в котором вы подписываетесь, имя владельца, имя связанной рабочей области и тип контента. Если вы выбрали "Включить мои изменения", столбец "Состояние " включает дату включения изменений. Поиск подписок по ключевым словам или фильтрам по любому из этих полей. Щелкните значок "Изменить", чтобы внести изменения в параметры подписки.

Снимок экрана: все подписки для пользователя.

Подписки для пользователей за пределами организации

Вы можете подписать внешних гостей B2B на отчет или панель мониторинга, если отчет или панель мониторинга размещена в емкости Premium. Гостевые пользователи B2B могут подписываться самостоятельно, но не могут добавлять подписки для других внешних пользователей.

Внимание

Внутренние гостевые пользователи не могут использовать функцию подписки. У внутреннего гостя есть учетная запись в каталоге Microsoft Entra, но только доступ на уровне гостя в вашей организации.

Если вы подписываетесь на внешних гостей B2B на отчет или панель мониторинга, они получат уведомление о общих ресурсах сразу после нажатия кнопки "Сохранить " в области подписки. Это уведомление отправляется только внешним гостям, а не внутренним гостям, так как внешним пользователям требуется ссылка на приглашение для просмотра отчета или панели мониторинга.
Рабочие области premium на пользователя не считаются рабочими областями емкости Premium.
Общий доступ к содержимому коллеге за пределами вашего домена не требует емкости Premium. Например, если вы находитесь aaron@contoso.com, вы можете предоставить общий доступ anyone@fabrikam.com, но вы не можете подписатьсяanyone@fabrikam.com, если содержимое не размещено в емкости Premium.

Гостевые пользователи B2B могут настроить и подписаться на подписки по электронной почте

Гости B2B могут создать собственную подписку на содержимое, к которой у них есть доступ. Пользователи в организации также могут подписаться. Во-первых, член организации добавляет и подписывает гостевого пользователя B2B на содержимое электронной почты. Дополнительные сведения о гостевых пользователях B2B и их добавлении в организацию см. в статье "Распространение содержимого внешним гостевым пользователям с помощью Microsoft Entra B2B".

Помимо внешних гостей B2B, отвечающих требованиям для подписки, администратор клиента Power BI должен включить параметр, чтобы разрешить гостевым пользователям B2B создавать подписки электронной почты. Дополнительные сведения о включении этого параметра см. в разделе "Экспорт и общий доступ к параметрам клиента".

Администратор Power BI должен включить подписки в клиенте. Кроме того, необходимо включить соответствующие коммутаторы клиента:

Экспорт в Excel
Экспорт в CSV
Экспорт отчетов в виде презентаций PowerPoint или PDF-документов
Экспорт отчетов в виде документов MHTML
Экспорт отчетов в виде документов Word
Экспорт отчетов в виде XML-документов
Создание подписок электронной почты (параметры>>клиента экспорт и общий доступ к параметрам создания подписок электронной почты)

Как правило, процесс подписки на отчеты с разбивкой на страницы совпадает с подпиской на отчеты и панели мониторинга, но есть несколько различий, которые стоит отметить. В этом разделе описаны эти различия и другие соображения, которые следует учитывать при подписке на отчеты с разбивкой на страницы.

Параметры отчетов с разбивкой на страницы

Отчеты с разбивкой на страницы позволяют указать представление пользователей отчетов, получаемых в подписке, задав параметры в области подписки.

Подписки можно отправлять с выбранными в данный момент параметрами или параметрами по умолчанию для отчета. Вы можете задать разные значения параметров для каждой подписки, создаваемой для отчета.

Обновление параметров для существующей подписки отчета с разбивкой на страницы

Если у вас есть подписка на отчет с разбивкой на страницы, и вы хотите обновить параметры, примененные к отчету, выполните следующие действия.

Повторно отрисовка отчета с разбивкой на страницы с новыми параметрами.
Откройте страницу "Подписки".
Выберите "Использовать текущие (отрисованный отчет) значения.
Выберите Сохранить.

Поделиться через

Подписки электронной почты для отчетов и панелей мониторинга в служба Power BI

Требования

Метки конфиденциальности

Использование псевдонимов электронной почты группы