Создание и тестирование рабочего процесса утверждения с использованием Power Automate.

Используя Power Automate, вы можете управлять утверждением документов или процессов в нескольких службах, включая SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive для бизнеса, Zendesk или WordPress.

Чтобы создать рабочий процесс утверждения, добавьте в любой поток действие Утверждения — Начать и ожидать утверждения. Когда вы добавите это действие, поток сможет управлять утверждением документов или процессов. Например, вы можете создавать потоки для утверждения или отклонения таких документов, как счета-фактуры, заказы на выполнение работ или предложения по продажам. Кроме того, можно создавать потоки утверждения запросов на отпуск, запросов на сверхурочную работу или планов командировок.

Утверждающие могут отвечать на запросы из своего ящика электронной почты "Входящие", центра утверждений в Power Automate или приложения Power Automate.

Создать поток утверждения

Ниже представлен обзор потока, который мы создадим и протестируем:

Поток выполняет следующие действия:

1. запускается, когда пользователь создает запрос на отпуск в списке SharePoint Online;

2. добавляет запрос на отпуск в центр утверждений, а затем отправляет его на утверждение;

3. отправляет сотруднику, подавшему запрос на отпуск, электронное сообщение с решением утверждающего;

4. обновляет список SharePoint Online, указав в нем комментарии по решению от лица, ответственного за утверждение.

Совет

Подробные сведения об использовании SharePoint с Power Automate см. в разделе Документация по SharePoint.

Внимание

Всегда следуйте рекомендациям для безопасности SharePoint и рекомендациям вашей организации для обеспечения безопасности вашей среды. Безопасность выходит за рамки этой статьи.

Предварительные условия

Для прохождения этого руководства необходимо иметь доступ к следующему:

• Power Automate.
• Список SharePoint Online.
• Учетная запись пользователя Office 365 Outlook и Office 365.

Заметка

В этом пошаговом руководстве используются SharePoint Online и Office 365 Outlook, однако вы можете выбрать другие службы, например Zendesk, Salesforce или Gmail. Если вы используете SharePoint 2010, см. статью Вывод из обращения рабочего процесса SharePoint 2010

Прежде чем создавать поток, создайте список SharePoint Online. Позже мы будем использовать этот список, чтобы запрашивать утверждение отпуска.

Создайте эти столбцы в списке SharePoint Online:

Column	Type
Title	Одна строка текста
Дата начала	Дата и время
Дата окончания	Дата и время
Комментарии	Одна строка текста
Утвержден	Да/нет
Комментарии менеджера	Одна строка текста

Запишите имя и URL-адрес списка SharePoint Online. Эти данные понадобятся позже при настройке триггера SharePoint — при создании элемента.

Создание автоматизированного облачного потока

1. Выполните вход в Power Automate.

2. Выберите Мои потоки на левой панели навигации.

3. В левом верхнем меню выберите Создать поток>Автоматизированный облачный поток.

Добавление триггера

1. Присвойте потоку имя.

2. В разделе Выберите триггер потока выберите При создании элемента — SharePoint, затем выберите Создать.

3. На карточке При создании элемента выберите Адрес сайта и Имя списка для списка SharePoint, созданного ранее.

Используйте Адрес сайта и Имя списка, которые вы записали на предыдущем шаге этого руководства.

Добавление действия в профиль

1. Выберите Создать шаг, затем введите профиль в поле поиска Выберите действие.

2. Выберите Пользователи Office 365.

3. Найдите и выберите действие Получить мой профиль (V2).

   

4. Выберите поля из своего профиля, которые вы хотите включить в свой поток, затем выберите Создать, чтобы сохранить проделанную вами работу.

Добавление действия утверждения

1. Выберите Создать шаг.

2. Введите утверждение в поле поиска Выберите действие.

3. Выберите действие Начать и ожидать утверждения.

   

4. Настройте карточку Начать и ожидать утверждения в соответствии с вашими требованиями.

   Заметка

   Поля Тип утверждения, Заголовок и Кому назначено обязательны для заполнения. Для форматирования данных в поле Сведения можно использовать разметку Markdown.

   

Заметка

Это действие отправляет запрос для утверждения по адресу электронной почты, указанному в поле Кому назначено.

Вы можете присоединить файлы к запросам на утверждение, которые используют Microsoft Dataverse, если это необходимо для сценария.

Добавление действия по отправке сообщения при утверждении

Выполните следующие действия, чтобы отправить сообщение электронной почты при утверждении запроса на отпуск.

1. В карточке условия в ветви Если "Да" выберите Добавить действие.

   

2. Введите отправить сообщение электронной почты в поле поиска на карточке Выберите действие.

3. Выберите действие Отправить сообщение электронной почты (V2).

   

4. При необходимости настройте карточку электронной почты.

   Заметка

   Поля Кому, Тема и Текст обязательны для заполнения.

   Эта карточка является шаблоном сообщения электронной почты, которое отправляется при изменении состояния заявления на отпуск.

   В поле Текст на карточке Отправить сообщение электронной почты (V2) используйте токен Комментарии для действия Утверждения — Начать утверждение.

Добавление действия обновления для утвержденных запросов

1. В ветви Если "да" выберите Добавить действие.

2. Введите SharePoint в поле поиска на карточке Выберите действие, выберите фильтр SharePoint, а затем выберите действие Обновить элемент.

   

3. Настройте карточку Обновить элемент в соответствии с вашими требованиями.

Заметка

Поля Адрес сайта, Имя списка, Идентификатор и Название являются обязательными для заполнения.

Добавление действия по отправке электронного сообщения при отклонении запроса

1. В ветви Если "Нет" выберите Добавить действие.

2. Введите Отправить в поле поиска карточки Выберите действие, выберите Office 365 Outlook, чтобы отфильтровать действия, а затем выберите действие Отправить сообщение электронной почты (V2) — Office 365 Outlook.

   

3. При необходимости настройте карточку электронной почты.

   Эта карточка представляет шаблон сообщения электронной почты, которое отправляется при изменении состояния запроса на отпуск.

Добавление действия обновления для отклоненных запросов

1. Выберите Добавить действие.

2. Введите обновить в поле поиска на карточке Выберите действие, затем выберите действие Обновить элемент — SharePoint.

   

3. При необходимости настройте карточку.

Заметка

Поля Адрес сайта, Имя списка, Идентификатор и Название являются обязательными для заполнения.

4. Выберите Сохранить, чтобы сохранить сделанную работу.

Если вы выполнили все описанные действия, ваш поток должен выглядеть так же, как на снимке экрана ниже:

Теперь давайте протестируем созданный поток!

Запрос утверждения, чтобы протестировать ваш поток

Создайте заявление на отпуск в списке SharePoint Online, созданном ранее.

После сохранения этого запроса запускается поток, который:

1. создает запрос в центре утверждений;
2. отправляет утверждающим сообщение электронной почты с запросом на утверждение.

Создание долго выполняющихся утверждений

Если есть предположение, что ваш поток будет выполняться более 30 дней, рассмотрите возможность сохранения утверждений в Microsoft Dataverse. Это позволит создавать потоки, которые работают с ответами на запросы на утверждение, даже после истечения времени выполнения.

Для этого используйте два потока: один для отправки запроса на утверждение, а другой — для выполнения бизнес-логики на ответах на запрос утверждения на основе действия Создать утверждение (v2). Дополнительные сведения о длительных утверждениях.

Совет

Если вы используете современные почтовые клиенты, вам не нужно задаваться вопросом, требуется ли запрос, поскольку Power Automate автоматически обновляет электронную почту, указывая, что запрос утверждения завершен.

Отмена запроса на утверждение

Иногда вам может понадобиться отменить отправленный запрос на утверждение. Возможно, вы сделали ошибку в запросе или он больше не нужен. В любом случае пользователь, отправивший запрос, может отменить его, выполнив следующие действия.

1. Выбор утверждения
2. Выберите Отменить утверждение на боковой панели.

Совет

Чтобы просмотреть отмененные запросы на утверждение, всегда можно выбрать вкладку Журнал.

Заметка

Функция отмены поддерживается в действии Создать утверждение (v2).

Запрос на утверждения от гостевых пользователей

Вы можете отправить запросы на утверждение лицам за пределами вашей организации. Для этого используйте гостевых пользователей Microsoft Entra, приглашая пользователей из других клиентов в качестве гостей.

При назначении роли гостю вы даете ему разрешение, необходимое для участия в процессе утверждения.

Теперь, когда вы создали и протестировали поток, убедитесь, что ваши коллеги знают, как его использовать.

Дополнительные сведения

• Просмотр и администрирование запросов, ожидающих утверждения
• Создание последовательных потоков утверждения.
• Создание параллельных потоков утверждения.
• Установите мобильное приложение Power Automate для Android, iOS или Windows Phone
• Обучение. Создание потоков утверждения с помощью Power Automate (модуль)
• Обучение. Автоматизация процесса утверждения в Power Automate (модуль)