Поделиться через

Настройка предустановленных утверждений

  • Статья

Комплект Business Approvals позволяет заранее определить рабочие процессы утверждения, чтобы вам не приходилось настраивать каждого утверждающего вручную.

Для настройки предустановленных утверждений необходимо настроить следующее:

  • Процесс утверждения
  • Данные приложения
  • Этап
  • Условие (необязательно)
  • Узел
  • Утверждающее лицо

Определение процессов

Первым шагом настройки предустановленных утверждений является настройка процессов. В процессах определяется вся информация, относящаяся к конкретному процессу утверждения.

  1. Перейдите к Power Apps.

  2. Выберите Приложения, затем выберите Business Approval Management.

    Заметка

    При первом открытии приложения вам будет предложено дать согласие на использование соединителя Office 365.

  3. Переключитесь на конструктор утверждений в левом нижнем углу экрана.

  4. Выберите Процессы.

  5. Выберите Создать (конструктор процессов).

  6. Введите Имя процесса, Категорию (необязательно) и Описание (необязательно).

  7. В поле Утверждающий по умолчанию начните вводить имя и выберите утверждающего из списка.

  8. Выберите Сохранить.

Определение данных приложения

В типичном запросе на утверждение часто необходимо также предоставить информацию об утверждении. Например, это может быть сумма, категория проекта, отдел, размещение, номер плана счетов, код центра затрат и т. д.

Комплект Approvals позволяет использовать эти типы данных из Power Platform, других приложений и систем. При отправке запроса можно использовать данные, извлеченные через соединители, или вводить данные вручную. Чтобы использовать данные в процессе утверждения, определите их в данных приложения.

  1. Введите Имя поля.

  2. Выберите Тип данных из следующего списка:

    • Текст
    • Число
    • Логический
    • Дата и время
    • Пользователь (адрес электронной почты) — может использоваться в качестве пользователя для утверждения

  3. (Необязательно) Введите Значение по умолчанию.

  4. (Необязательно) Введите Описание.

  5. Выберите Добавить.

  6. Повторяйте эти шаги, пока не добавите все необходимые данные приложения.

    Снимок экрана с конструктором процессов в Power Apps.

Определение этапов и узлов рабочего процесса

В комплекте «Утверждения» вы можете определить этапы рабочего процесса. Даже для простого рабочего процесса требуется минимум один этап. Каждый этап при этом включает в себя как минимум один узел. В узле определяется, кто в конечному итоге будет утверждающим. Вы можете определить несколько узлов в пределах одного этапа, и каждый узел будет выполняться последовательно.

После определения первого этапа вы можете добавить дополнительные этапы с условиями, что позволяет создать структуру ветвления на разные узлы для сложных сценариев.

Определение первого этапа рабочего процесса

  1. Выберите Рабочий процесс>Новый этап.
  2. Введите Имя и Описание.
  3. Выберите Сохранить и назад.

Определение первого узла

После определения первого этапа вы при желании можете добавить первый узел.

  1. Выберите знак +

  2. Введите Имя и Описание.

  3. Выберите Тип утверждения.

    Тип утверждения Описание
    Утвердить/Отклонить — все должны утвердить Каждый человек, включенный в этот узел, должен утвердить запрос, чтобы произошел переход на следующие шаги.
    Утвердить/Отклонить — первый ответивший Только один человек из включенных в этот узел должен утвердить запрос, чтобы произошел переход на следующие шаги.
    Настраиваемые ответы — Дождаться всех ответов Определите несколько ответов помимо «Утвердить/отклонить». Каждый человек, включенный в этот узел, должен ответить, чтобы произошел переход на следующие шаги.
    Настраиваемые ответы — Дождаться одного ответа Определите несколько ответов помимо «Утвердить/отклонить». Только один человек из включенных в этот узел должен ответить, чтобы произошел переход на следующие шаги.

  4. Выберите либо Пользователь, либо Динамически.

    • Пользователь — вы можете выбрать конкретного пользователя/сотрудника.
    • Динамически — информация о пользователе извлекается автоматически, и он назначается утверждающим.

  5. Выберите Уведомление.

    1. По умолчанию
    2. None

  6. Выберите Правило делегирования.

    Правило делегирования Description
    None К этому рабочему процессу не применяются никакие заданные утверждающим параметры делегирования.
    Тайм-аут Параметры делегирования, установленные утверждающим, применяются автоматически, если назначенный утверждающий не отвечает в течение определенного количества дней.
    Не на работе Параметры делегирования, установленные утверждающим, применяются автоматически, если в момент получения запроса на утверждение утверждающего нет на месте.
    Тайм-аут или нет на месте Параметры делегирования, установленные утверждающим, применяются автоматически, если назначенный утверждающий не отвечает в течение определенного количества дней или если в момент получения запроса на утверждение утверждающего нет на месте.

  7. Выберите Режим тайм-аута.

    • Календарные дни: для расчета тайм-аута используется количество календарных дней с момента запуска узла, без учета выходных.

    • Рабочие дни: для расчета тайм-аута используется количество прошедших рабочих дней на основе параметров профиля работы утверждающих, а также параметров праздников компании.

  8. Выберите Сохранить и назад.

Повторите шаги, если вы хотите добавить больше узлов в пределах этого же этапа.

Заметка

Необязательно указывать только одного утверждающего в каждом узле; вы можете добавить нескольких утверждающих вместе в один узел.

Добавление условного этапа с условием Switch

После добавления первого этапа рабочего процесса вы можете добавить условное утверждение, определив в этапах условия. Условие Switch позволяет предусмотреть 2-5 разных путей выполнения потока в зависимости от заданного вами условия.

  1. Выберите Добавить этап.

  2. Введите Имя и Описание.

  3. Измените Условие на Switch.

  4. В поле Пути выберите количество путей.

  5. Выберите Источник.

    • Данные запроса: система автоматически извлекает данные приложения из запроса на утверждение, чтобы использовать их в качестве условия.

    • Результат предыдущего узла: система автоматически извлекает результат предыдущего узла (например, "Утвердить/отклонить" или определенные вами пользовательские варианты) для использования в качестве условия.

  6. Заполните параметры для каждого пути.

    Выберите либо Статическое значение, либо Данные запроса.

    • Статическое значение: вы должны определить условие самостоятельно.
    • Данные запроса: система сравнивает данные запроса, определенные на шаге 5, с данными запроса, которые вы определяете здесь.

Пример условия Switch

В приведенном здесь примере показан сценарий, в котором утверждение расходов разветвляется на разные узлы в зависимости от того, какая категория возмещения расходов была выбрана в исходном запросе.

Снимок экрана с условием ветвления в конструкторе процессов.

После определения в конфигураторе процессов отображается три пути, в которые необходимо добавить узлы. Ниже показано, что при выборе варианта «Подарок», утверждающим является Джейми из отдела по общим вопросам, а при выборе варианта «Оборудование» первым утверждающим является Карен из отдела закупок, за которой следует ее руководитель (директор по закупкам). Если не выбран ни один из вариантов, происходит переход к следующему этапу.

Снимок экрана с условием ветвления в конструкторе процессов в завершенном виде.

Добавление условного этапа с условием If/Else

После добавления первого этапа рабочего процесса вы можете добавить условное утверждение, определив в этапах условия. Условие If/Else позволяет указать конкретное требование (например, сумма превышает 5000 долларов США, код компании начинается с 10 и т. д.).

  1. Выберите Добавить этап.

  2. Введите Имя и Описание.

  3. Измените условие на If/Else.

  4. Выберите Источник.

    • Данные запроса: система автоматически извлекает данные приложения из запроса на утверждение, чтобы использовать их в качестве условия.
    • Результат предыдущего узла: система автоматически извлекает результат предыдущего узла (например, "Утвердить/отклонить" или определенные вами пользовательские варианты) для использования в качестве условия.

  5. Выберите операнд.

    Заметка

    Операнд будет зависеть от того, какой тип данных вы выбрали на шаге 4.

  6. Введите условие.

    Выберите либо Статическое значение, либо Данные запроса.

    • Статическое значение: вы должны определить условие самостоятельно.
    • Данные запроса: система сравнивает данные запроса, определенные на шаге 4, с данными запроса, которые вы определяете здесь.

Пример условия If/Else

В приведенном здесь примере показан сценарий, в котором утверждение расходов разделяется на два пути в зависимости от запрошенной суммы возмещения расходов. Условие касается расходов, сумма которых превышает или равна 5000 долларам США.

Снимок экрана с конструктором процессов с условием If.

Публикация рабочего процесса

После завершения конфигурирования рабочих процессов необходимо опубликовать рабочий процесс, чтобы его можно было использовать. Система автоматически проверяет рабочий процесс и подтверждает, что он не содержит ошибок.

  1. Откройте процесс, который требуется опубликовать.
  2. Выберите Конструктор процессов>Опубликовать.
  3. Выберите Да в качестве значения параметры Активировать процесс после публикации.
  4. Выберите Опубликовать.

После нажатия кнопки «Опубликовать» сохраняется новая версия, и система начинает процесс публикации. По завершении система изменит Состояние активации на Активно.

Теперь вы готовы принимать запросы на утверждение.