Создайте цикл утверждения, используя Power Automate и Dataverse
С помощью Dataverse можно создавать потоки с информацией, которая хранится в независимой от облачного потока базе данных. Лучшим примером такой схемы являются утверждения. Если состояние утверждения хранится в таблице, поток может обращаться к этим данным при выполнении.
В этом примере вы создадите процесс утверждения, который начинается, когда пользователь добавляет файл в Dropbox. Когда файл будет добавлен, информация о нем появится в приложении, где рецензент может утвердить или отклонить изменения. После обработки изменения рецензентом отправляется уведомление по почте; при этом отклоненные файлы удаляются из Dropbox.
Выполнив инструкции из этого раздела, вы создадите следующие компоненты.
- Настраиваемая таблица — содержит сведения о каждом файле, добавляемом в Dropbox, и его состоянии (утвержден, отклонен или в ожидании).
- Поток — добавляет информацию в настраиваемую таблицу, когда файл добавляется в Dropbox, отправляет уведомление по почте после утверждения или отклонения файла и удаляет отклоненные файлы. С помощью этих инструкций вы можете создать новый облачный поток, но аналогичный объект можно также создать из шаблона.
- Приложение, в котором рецензент может утвердить или отклонить файлы, добавленные в Dropbox. Используйте Power Apps, чтобы создать это приложение автоматически на основе столбцов пользовательской таблицы.
Предварительные условия
Зарегистрируйтесь для использования Power Automate и Power Apps.
Создайте подключения к Dropbox и Office 365 Outlook, как описано в статье Управление подключениями.
Создание таблицы
Выполните вход в Power Apps.
На левой панели навигации выберите Таблицы.
Щелкните Создать таблицу, затем Создать таблицу.
Укажите отображаемое имя и имя во множественном числе для новой таблицы. В этом примере оба имени — ReviewDropboxFiles. По желанию вы можете добавить описание.
Выберите Сохранить, чтобы сохранить таблицу.
Добавление столбцов в таблицу
Выберите таблицу ReviewDropboxFiles на странице Таблицы, затем выберите Создать>Столбец.
Создайте новый столбец с именем Утверждающий со следующими свойствами:
- Задайте для параметра Отображаемое имя значение Утверждающий.
- Задайте для параметра Тип данных значение Одна строка текста.
- Задайте для параметра Формат значение Электронная почта.
- Задайте для параметра Обязательно значение Требуется для бизнеса.
Создайте новый столбец с именем Состояние со следующими свойствами:
- Задайте для параметра Отображаемое имя значение Состояние.
- Задайте для параметра Тип данных значение Одна строка текста.
- Задайте для параметра Формат значение Текст.
- Задайте для параметра Обязательно значение Требуется для бизнеса.
Создайте новый столбец с именем Идентификатор файла со следующими свойствами:
- Задайте для параметра Отображаемое имя значение Идентификатор файла.
- Задайте для параметра Тип данных значение Одна строка текста.
- Задайте для параметра Формат значение Текст.
- Задайте для параметра Обязательно значение Требуется для бизнеса.
Вход в систему и создание облачного потока
Войдите в Power Automate.
В меню справа вверху выберите среду, в которой вы создали базу данных. Если вы не выберете ту же среду, вы не увидите свою таблицу.
Перейдите в пункт Мои потоки и выберите Создать поток>Автоматизированный облачный поток.
Запуск при добавлении файла
В диалоговом окне Создание автоматизированного облачного потока введите имя потока и найдите триггер Dropbox При создании файла.
В поле Папка выберите значок папки и откройте папку, в которую будут добавлены файлы.
Добавление данных в таблицу
В конструкторе выберите Создать шаг и найдите действие Dataverse Добавить новую строку.
Настройте действие, как показано на следующем снимке экрана:
В раскрывающемся меню Имя таблицы выберите таблицу ReviewDropboxFiles.
В поле Утверждающий введите адрес электронной почты пользователя, который будет проверять файлы.
В поле Идентификатор файла выберите Идентификатор файла в списке Динамическое содержимое.
В поле Имя выберите Имя файла в списке Динамическое содержимое.
В поле Состояние введите Ожидание.
Проверка выполнения проверки файла
В действии Добавить новую строку выберите Создать шаг и найдите действие Выполнять, пока.
Настройте действие Выполнять, пока, как показано на следующем снимке экрана:
Выделите левое поле в действии и выберите Состояние из списка Динамическое содержимое.
В среднем раскрывающемся меню выберите не равно.
В правом поле введите Ожидание.
Внутри действия Выполнять, пока выберите Добавить действие и найдите действие Dataverse Получить строку по идентификатору.
Настройте действие Получить строку по идентификатору, как показано на следующем снимке экрана:
В раскрывающемся меню Имя таблицы выберите таблицу ReviewDropboxFiles.
В поле Идентификатор строки выберите Идентификатор файла в списке Динамическое содержимое.
Проверка утверждения элемента
В действии Выполнять, пока выберите Создать шаг и найдите действие Условие.
Настройте действие Условие, как показано на следующем снимке экрана:
Выделите левое поле в действии и выберите Состояние из списка Динамическое содержимое.
В среднем раскрывающемся меню выберите равно.
В поле справа введите Утверждено.
Отправка уведомления по почте
В действии Если да выберите Добавить действие и найдите действие Office 365 Outlook Отправить сообщение электронной почты (версия 2).
Настройте действие Отправить сообщение электронной почты (вер. 2), как показано на следующем снимке экрана:
В поле Кому введите адрес электронной почты человека, которого хотите уведомить, когда элемент будет утвержден.
Совет
Чтобы упростить тестирование потока, укажите свой адрес. Вы сможете изменить его, когда поток будет готов к рабочему использованию.
В поле Тема выберите Имя файла в списке Динамическое содержимое.
В поле Текст введите Элемент утвержден..
В действии Если Нет повторите шаг 2, но в тексте сообщения электронной почты напишите Элемент отклонен.
Удаление отклоненных файлов
Под действием Отправить электронное письмо (вер. 2) для письма с отказом выберите Добавить действие и найдите действие Dropbox Удалить файл.
В поле Файл выберите Идентификатор файла в списке Динамическое содержимое.
Сохранение потока
В верхней части экрана введите имя для созданного облачного потока и выберите Сохранить.
Добавьте в Dropbox два файла: по одному для тестового утверждения и отклонения.
Создание приложения
Выполните вход в Power Apps.
Перейдите на страницу Создать, затем выберите Dataverse.
Выберите свое подключение Dataverse, затем таблицу ReviewDropboxFiles.
Если вы делаете это в первый раз, вам будет предложено создать подключение к Dataverse.
Если появится диалоговое окно Добро пожаловать в Power Apps Studio, вы можете следовать ему или пропустить его.
Настройка приложения
На этом этапе приложение должно содержать три экрана для просмотра, просмотра сведения и редактирования записей, соответственно.
Чтобы добавить или удалить поля с экрана:
Выберите требуемый экран на панели Представление в виде дерева.
Выберите корневой элемент экрана.
На панели справа выберите Изменить.
Текущий пример содержит следующие поля для каждого экрана:
- На экране обзора есть поля для столбцов Имя и Состояние для таблицы Dataverse.
- На экране сведений есть поля для столбцов Имя, Состояние, Идентификатор файла и Утверждающий таблицы Dataverse.
- На экране редактирования есть поле для столбца Имя и текстовое поле редактирования для столбца Состояние таблицы Dataverse.
Тестирование всего решения
В Power Apps откройте режим предварительного просмотра, нажав кнопку воспроизведения на панели инструментов.
Выберите стрелку возле первого файла в списке, чтобы просмотреть сведения о нем.
Выберите значок карандаша, чтобы изменить сведения о файле.
В поле Состояние введите Утверждено и выберите значок галочки, чтобы сохранить изменения. Через несколько минут вы получите по электронной почте уведомление об утверждении файла.
Повторите предыдущие шаги, но введите Отклонено (или любое другое значение, кроме Утверждено) в поле Состояние. Через несколько минут вы получите по электронной почте уведомление об отклонении файла. Файл будет удален из Dropbox.