Сценарий. Автоматическое создание стандартных документов с помощью Microsoft Syntex
Используйте функцию сборки содержимого в Microsoft Syntex для создания современных шаблонов для файлов, которые необходимо регулярно создавать. Затем файлы могут создаваться на основе этих шаблонов с помощью запроса вручную или с помощью автоматизации.
Используемые функции:
- Сборка содержимого
- Списки SharePoint
- Power Automate
Отчеты о регулярном обслуживании
Сборку содержимого можно использовать для автоматизации создания отчетов о ежедневной проверке или обслуживании. Эти отчеты обычно имеют много стандартизированного текста с определенными полями или значениями, введенными пользователем после проверки.
Сегодня пользователи физически проверяют части, а затем заполняют список, форму или физические бумажные отчеты. Это приводит к большей работе по преобразованию этих данных в цифровое содержимое, которое можно использовать дальше.
Чтобы реализовать решение Microsoft Syntex, выполните следующие действия:
Настройте библиотеку документов, в которой будут храниться отчеты.
Настройте список SharePoint с необходимыми столбцами, которые должны быть заполнены сотрудниками первой линии.
Перейдите в библиотеку документов и создайте современный шаблон с помощью существующего отчета. Создайте поля для значений, введенных сотрудниками первой линии. Свяжите поля со столбцами списка SharePoint, который вы настроили ранее.
Теперь создайте поток Power Automate с помощью действия "Создать документ с помощью Microsoft Syntex" и используйте триггер "При создании элемента списка". Это действие гарантирует, что при добавлении новой записи в список сотрудником переднего плана создается новый отчет.
С помощью Microsoft Forms можно создать форму для сотрудников первой линии для ввода значений в список или предоставить сам список для добавления значений.
Теперь вы можете просматривать все ежедневные отчеты по мере их создания на основе значений, которые сотрудники первой линии вводят в форме.
Примечание.
Хотя в этом примере в качестве источника данных используется список SharePoint, любой источник данных можно использовать в качестве триггера для создания документов, если у вас есть доступ к требуемому соединителю Power Automate.