Настройка sharePoint eSignature
Примечание.
SharePoint eSignature доступна в выбранных регионах. Если расположение клиента является поддерживаемым регионом, sharePoint eSignature доступна для этого клиента. Для клиентов с поддержкой нескольких регионов в поддерживаемых регионах eSignature будет доступна только в домашнем регионе. SharePoint eSignature будет развернут в других регионах в конце этого года.
Служба eSignature SharePoint настраивается в Центр администрирования Microsoft 365. Прежде чем приступить к работе, определите, подходит ли эта функция вашим потребностям, прочитайте раздел Перед началом работы.
Предварительные требования
Лицензирование
Прежде чем использовать eSignature в SharePoint, необходимо связать подписку Azure в Syntex с оплатой по мере использования. Счета за sharePoint eSignature выставляются в зависимости от типа и количества транзакций.
Разрешения
Вы должны быть администратором SharePoint или глобальным администратором, чтобы иметь доступ к Центр администрирования Microsoft 365 и настроить sharePoint eSignature.
Важно!
Microsoft рекомендует использовать роли с наименьшим количеством разрешений. Это помогает повысить безопасность вашей организации. Глобальный администратор — это роль с высокими привилегиями, которую следует ограничивать экстренными сценариями, когда вы не можете использовать существующую роль.
Примечание.
Если вы будете запрашивать подписи у внешних получателей, необходимо включить интеграцию Microsoft Entra B2B для SharePoint и OneDrive, а также гостевой общий доступ. Внешние получатели — это люди за пределами вашей организации и будут подключены в качестве гостей в клиенте. Microsoft Entra B2B обеспечивает проверку подлинности и управление гостями. Дополнительные сведения см. в разделе Внешние получатели далее в этой статье.
Настройка sharePoint eSignature
В Центр администрирования Microsoft 365 выберите Настройка.
В разделе Выставление счетов и лицензии выберите Активировать службы с оплатой по мере использования.
На странице Активация служб с оплатой по мере использования выберите Начало работы.
На странице Службы с оплатой по мере использования перейдите на вкладку Параметры , а затем выберите Службы Syntex.
На странице Syntex в разделе Службы & изображений документа выберите eSignature.
На панели eSignature выберите Разрешить пользователям в вашей организации использовать eSignature.
Выберите Сохранить.
Добавление других поставщиков подписей
На странице Syntex в разделе Службы & изображений документа выберите eSignature.
На панели eSignature в разделе Какие поставщики сигнатур можно использовать? выберите поставщиков, которые вы хотите использовать.
Выберите Сохранить.
Примечание.
Хотя выставление счетов с оплатой по мере использования должно быть настроено для использования eSignature, плата за использование других поставщиков подписей не взимается.
Управление сайтами
По умолчанию eSignature SharePoint включена для библиотек на всех сайтах SharePoint. Выполните следующие действия, чтобы ограничить сайты, на которых пользователи могут использовать eSignature.
На странице Syntex в разделе Службы & изображений документа выберите eSignature.
На панели eSignature в разделе Где можно использовать eSignature? выберите Выбранные сайты (до 100). Следуйте инструкциям, чтобы выбрать сайты или отправить CSV-файл со списком не более 100 сайтов. Не забудьте добавить сайт центра содержимого, если вы хотите, чтобы он был включен. Затем вы можете управлять разрешениями на доступ к сайтам для выбранных сайтов.
Выберите Сохранить.
Примечание.
Выполнение первого запроса eSignature в клиенте Microsoft 365 может занять немного больше времени, чем обычно. Это может занять от нескольких секунд до нескольких минут; однако последующие запросы выполняются обычно. Мы рекомендуем администраторам создать первый запрос eSignature на сайте SharePoint в качестве последнего шага настройки.
Отключение eSignature
На странице Syntex в разделе Службы & изображений документа выберите eSignature.
На панели eSignature снимите флажок Разрешить пользователям в вашей организации использовать eSignature проверка.
Внешние получатели
Microsoft Entra B2B
Microsoft Entra B2B обеспечивает проверку подлинности и управление новыми гостями. Внешние подписыватели или получатели считаются гостями в клиенте. Чтобы отправлять запросы новым подписывателям за пределами организации, необходимо включить интеграцию Microsoft Entra B2B для SharePoint и OneDrive. При включении eSignature определите, соответствует ли это требованиям к соответствию и безопасности.
Если гостевой пользователь удаляется из клиента во время выполнения запроса, он больше не сможет получить доступ к документу запроса или окончательному подписанному документу. В таких случаях потребуется повторно отправить запрос eSignature. Перед удалением гостевого пользователя убедитесь, что он не участвует в текущих запросах. Этот параметр не влияет на существующих гостевых пользователей Azure Active Directory.
Проверка подлинности
Внешним получателям может потребоваться пройти проверку подлинности, прежде чем они смогут получить доступ к документу для подписи. Тип проверки подлинности, необходимый внешним получателям, зависит от конфигурации гостей на уровне SharePoint или на уровне клиента. Кроме того, если гость принадлежит к организации с клиентом Microsoft 365, настройка организации может повлиять на процесс проверки подлинности при попытке подписать документ. Дополнительные сведения см. в статье Совместная работа с гостями на сайте.
Условный доступ
Определенный условный доступ может определять, могут ли внешние получатели (подписыватели за пределами вашей организации или клиента Microsoft 365) подписать документ. В зависимости от настройки администратора внешние подписыватели могут не иметь доступа к документу для подписания и его чтения. В некоторых других случаях они могут получить доступ к документу для подписи, но операция подписывания завершается неудачно. Одним из распространенных способов решения этой проблемы является добавление SharePoint eSignature (официально называемой Microsoft eSignature Service) в список утвержденных приложений через Центр администрирования Microsoft Entra.
Примечание.
При использовании других поставщиков электронной подписи параметры в Microsoft 365 не влияют на возможность отправки запросов снаружи внешним получателям.
Хранение и хранение документов
Хранение документов
SharePoint eSignature позволяет запрашивающей стороне запустить запрос подписи из PDF-документа, сохраненного в библиотеке SharePoint, в которой включена функция eSignature. После того как все необходимые стороны будут подписаны, служба eSignature SharePoint сохраняет копию подписанного документа в папку исходного документа (исходную папку). Отправитель получает уведомление по электронной почте, которая содержит ссылку для просмотра документа и отдельную ссылку на папку SharePoint, в которой был сохранен подписанный документ.
Перед отправкой запроса подписи и по завершении запроса выполняются определенные проверки, чтобы убедиться, что отправитель имеет разрешение на запись в документ и исходную папку. Если разрешение меняется при выполнении запроса подписи, служба может не сохранить копию подписанного документа в исходной папке. Это событие может произойти, когда:
Отправитель запроса больше не имеет доступа к исходной папке. Например, доступ отправителя был отозван владельцем исходной папки или администратором SharePoint.
Начальное разрешение на запись отправителя в исходную папку было понижено для просмотра.
Исходная папка удалена.
Хранение документов
При создании запроса подписи для документа в SharePoint служба eSignature SharePoint создает рабочую копию документа. Это рабочая копия, которая отправляется всем получателям для подписи, и именно так отправитель может отслеживать состояние своих запросов. Рабочая копия запроса хранится в скрытой библиотеке документов в SharePoint. Подпись будет добавлена в рабочую копию документа запроса только после подписания всеми сторонами. Если какая-либо из сторон не подписала, документ отображается как неподписанный, даже если одна из сторон уже добавила свою подпись.
Рабочая копия запроса хранится и хранится в течение пяти лет или в соответствии с политикой хранения документов, установленной администратором SharePoint или клиентом. Дополнительные сведения о политиках хранения.
Срок действия URL-ссылок в сообщении электронной почты
Каждое уведомление по электронной почте, отправленное в связи с запросом подписи, содержит ссылку НА URL-адрес, которая позволяет получателю просматривать, просматривать и подписывать документ. Когда запрос достигает состояния терминала (состояние Завершено, Отменено или Отклонено), у получателя есть 30 дней для просмотра, скачивания и хранения документа в предпочтительном расположении. По истечении срока действия ссылки она больше не может использоваться для доступа к документу.
Для дополнительной защиты, когда отправитель отменяет запрос, получатели немедленно теряют доступ к документу запроса. Уведомление по электронной почте, полученное получателями, не будет содержать ССЫЛКу НА URL-адрес для просмотра запроса.
Другие поставщики электронных подписей
В конце процесса подписания, когда все необходимые стороны подписали, копия подписанного документа автоматически сохраняется в SharePoint. Подписанный документ сохраняется в папке конкретного поставщика в специальной папке Apps в SharePoint. Каждая библиотека документов имеет папку для конкретного поставщика, в которой сохраняются все документы, подписанные с помощью этого поставщика. Подписанный документ хранится в папке Путь к папке Библиотека документов\Приложения\Подписанные документы\Поставщик.
Примечание.
Срок хранения копии подписанного документа на платформе другого поставщика зависит исключительно от параметров хранения документов и параметров политики хранения для этой службы поставщика.