Поделиться через

Использование управления затратами в Центр администрирования Microsoft 365

  • Статья

Если у вас есть тип учетной записи выставления счетов Клиентское соглашение Майкрософт (MCA), вы можете использовать страницу Управление затратами в Центр администрирования Microsoft 365 для просмотра, анализа и управления затратами на обслуживание. Чтобы открыть страницу Управление затратами, в левой области навигации Центра администрирования выберитеУправление затратамипо выставлению счетов>.

Подготовка к работе

Что такое управление затратами?

Управление затратами — это методология, используемая для планирования и управления бюджетом организации. Корпорация Майкрософт представляет новые продукты и службы, использующие модель выставления счетов с оплатой по мере использования, при которой вы платите только за то, что используете. В Центр администрирования Microsoft 365 функции управления затратами помогают снизить затраты и накладные расходы, необходимые для управления активами организации, а также отслеживать переменную оплату по мере использования. Кроме того, у вас есть следующие возможности.

  • Скачивание данных о затратах и использовании, используемых для создания ежемесячного счета
  • Упреждающее применение анализа данных к затратам
  • Установка пороговых значений расходов
  • Определение возможностей для изменения рабочей нагрузки, которые могут оптимизировать расходы (внутренние процессы)

Общие сведения о затратах

Вы можете использовать функции управления затратами для просмотра выставленных счетов затрат и управления доступом к сведениям о выставлении счетов. В крупных организациях отделы закупок и финансов обычно выполняют задачи выставления счетов.

При регистрации для использования продукта Microsoft 365 для бизнеса учетная запись выставления счетов автоматически создается для вас. Учетная запись выставления счетов используется для управления счетами и платежами, а также для отслеживания затрат. Вы можете иметь несколько учетных записей выставления счетов. Для каждого юридического лица или адреса, продаваемого в вашей организации, вы получаете отдельную учетную запись выставления счетов.

Планирование и контроль затрат

Управление затратами в Центр администрирования Microsoft 365 помогает планировать и контролировать затраты организации, помогая выполнять следующие задачи:

  • Анализ затрат: Представления управления затратами позволяют изучить и проанализировать затраты организации. Вы можете просмотреть агрегированные затраты по организациям, чтобы понять, где начисляются затраты, и определить тенденции расходов. Вы также можете увидеть накопленные затраты с течением времени, чтобы оценить ежемесячные, квартальные или даже ежегодные тенденции затрат по бюджету.
  • Создание бюджетов: Бюджеты помогают планировать и отвечать за финансовую подотчетность в организации. Они помогают предотвратить превышение пороговых значений или ограничений затрат. Бюджеты также могут помочь вам информировать других о своих расходах для упреждающего управления затратами. А с помощью бюджетов вы можете увидеть, как расходы в организации двигают с течением времени.

Просмотр затрат

На странице "Управление затратами " в Центре администрирования есть вкладка по умолчанию со ссылкой на интеллектуальное представление "Продукты и услуги ", где можно просмотреть разбивку по продуктам и службам, используемым за выбранный период. На диаграмме на странице разбиваются ежедневные затраты на основные службы. Используйте средство выбора даты, чтобы оглянуться на исторические затраты и использовать различные диапазоны дат для сравнения тенденций затрат.

Затраты на скачивание

Нажмите кнопку Скачать , чтобы скачать данные о ежедневных затратах в CSV-файл или файл Excel. Эти данные можно использовать для дальнейшего анализа расходов или объединения с другими данными при необходимости.

Создание бюджетов

Бюджеты позволяют отслеживать расходы и следить за тем, чтобы вы знали о превышении указанных пороговых значений. Вы можете создать быстрый бюджет, в котором вы устанавливаете пороговую сумму, которая будет оставаться в течение каждого месяца. Бюджет отправляет уведомление, когда затраты превышают это пороговое значение. Уведомления отправляются только администратору, создавшему бюджет. Чтобы создать бюджет, выберите создать, введите пороговую сумму, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Чтобы настроить бюджет, выберите Настроить дополнительные параметры. Вы можете присвоить бюджету имя и изменить пороговую сумму. Вы также можете настроить ежемесячный, ежеквартальный или годовой бюджет и выбрать период отправки уведомлений о бюджете.

Связанные материалы

Рекомендации по управлению затратами (статья)