Реагирование на вопросы поставщиков по запросам предложений
Когда ваше агентство отправило запрос предложения (RFQ), у поставщиков иногда возникают вопросы, относящиеся к запросу. Поставщики, у которых есть вопросы, связанные с запросом предложений, могут задать свои вопросы и прочитать ответы на странице Совместная работа с поставщиками, когда вы сделали эту страницу доступной для них. Если вопросы поставщиков приняты, раздел Вопросы и ответы доступен на странице Предложение по запросу предложения на странице Совместная работа с поставщиками и для вашего агентства через страницу Запрос предложения, Вопросы и ответы.
Пользователи могут публиковать ответы на вопросы поставщиков более одного раза. Поставщики больше не могут публиковать вопросы после того, как поставщик выбран и запрос предложения выбран, или после наступления конечной даты подачи вопросов.
Включение или отключение этой функции
Чтобы использовать эту функцию, ее необходимо включить для системы. В Supply Chain Management версии 10.0.21 она включена по умолчанию. В Supply Chain Management версии 10.0.32 эта функция обязательна и не может быть отключена. При запуске версии, более старой, чем 10.0.32, администраторы могут включать или выключать эту функцию путем поиска функции Вопросы и ответы по запросам предложений в рабочей области Управление функциями.
Разрешение использования вопросов и ответов в запросах предложений
- Выберите Закупки и источники > Настройка > Параметры модуля "Закупки и источники".
- Откройте вкладку Запрос предложения.
- При необходимости задайте следующие параметры:
- Разрешить вопросы поставщика: включает или отключает вопросы поставщика для запросов предложения. Вы должны установить для этого значение Да, чтобы использовать функции, описанные в этой статье.
- Прямой ответ по умолчанию: при ответе на вопрос можно выбрать ответ всем поставщикам, которые получили запрос предложения, или ответить только конкретному поставщику, отправившему вопрос. Вы можете выбирать этот параметр каждый раз, когда отвечаете, но этот параметр управляет значением по умолчанию. Если вы обычно отвечаете всем поставщикам, установите для этого параметра значение Нет. Если вы обычно отвечаете отдельным поставщикам, установите для этого параметра значение Да.
Настройка вопросов поставщиков
При создании запроса предложения вы определяете, могут ли поставщики задавать вопросы по запросу предложения.
- Перейдите в раздел Закупки и источники > Запросы предложений, затем щелкните Создать > Запрос предложения
- На странице Создать запрос предложения Заголовок, чтобы задать поля Параметры вопросов поставщиков, позволяющие задавать вопросы до определенной даты.
- Установите для параметра Разрешить вопрос поставщика значение Да, чтобы поставщики могли вводить вопросы. Пользователи могут вводить вопросы и отвечать на них, а также назначать часто задаваемые вопросы для публикации для поставщиков при отправке запроса предложений поставщикам.
- Необязательно: в поле Дата прекращения укажите конечную дату, до которой вопросы должны быть отправлены. Если крайний срок не указан, вопросы принимаются до тех пор, пока открыт запрос предложений и принимаются предложения.
- Щелкните Сохранить для запроса предложения.
- Щелкните Отправить, чтобы отправить запрос предложения поставщикам для подачи заявок.
Ввод и ответы на вопросы поставщиков
Поставщики вводят вопросы на странице Совместная работа с поставщиками > Предложения на запрос котировок на экспресс-вкладке Вопросы поставщиков. Вопрос виден только поставщику и пользователям.
Ввод вопроса поставщика
В совместной работе с поставщиками на странице Предложения на запрос котировок нажмите Вопросы и ответы, затем нажмите + Задать вопрос.
Примечание
Альтернативно, пользователь может ввести вопросы для поставщика на странице Запрос предложения, нажав Управление ответами, Изменить ответ на запрос предложения, затем нажав Вопросы и ответы.
В поле Вопрос введите текст вопроса.
Нажмите Отправить. Повторите шаги 1–3, чтобы добавить вопрос.
Когда закончите, нажмите Сохранить, чтобы сохранить ваши вопросы.
Ответ одному поставщику
Вопрос и ответ видны только поставщику и пользователям.
- На странице Запрос предложения нажмите Вопросы и ответы, чтобы открыть страницу Вопросы и ответы.
- Выберите Изменить.
- Введите текст в поле Ответ для ответа на вопрос поставщика.
- Установите поле Прямой ответ.
- Щелкните Сохранить для ответов.
- Нажмите Отправить ответы, чтобы отправить ответы поставщику.
Ответ всем поставщикам
Если вы получаете один и тот же вопрос от нескольких поставщиков, вы можете сгруппировать вопросы и ответить одним ответом. Все поставщики получают уведомление, когда публикуются часто задаваемые вопросы и ответы. Поставщики и все, у кого есть доступ к запросу предложений, могут просмотреть сводку вопросов и ответов.
- На странице Запрос предложения нажмите Вопросы и ответы, чтобы открыть страницу Вопросы и ответы.
- Выберите Изменить.
- Выберите код для общего вопроса, например букву «а».
- Для каждой строки, в которой задается аналогичный вопрос, введите код в поле Код группы. Например, для каждой строки с вопросом о цвете номенклатуры введите «a».
- Выберите одну из строк со значением кода и введите вопрос и ответ так, как вы хотите, чтобы они читались в сводке, которая будет доступна после публикации вопросов и ответов (поля Групповой вопрос, Групповой ответ).
- Необязательно: вы можете установить флажок Прямой ответ, чтобы отправлять ответы только выбранным поставщикам.
- Щелкните Сохранить для сохранения ответов.
- Необязательно: вы можете вернуть вопросы и ответы к ранее опубликованным значениям, если хотите отменить изменения.
- Нажмите Отправить ответы, чтобы отправить ваши ответы поставщикам.
Изменение запроса предложения, чтобы разрешить или запретить вопросы
Вы можете внести изменения, чтобы разрешить или запретить вопросы к запросам предложений до тех пор, пока запрос предложения не будет принят. Вы также можете продлить или сократить период времени, в течение которого поставщики могут отправлять вопросы. Для опубликованных запросов предложений необходимо изменить запрос предложения, разрешив или запретив вопросы от поставщиков, или скорректировав временные рамки для вопросов.
Важно
Если вы вносите изменения в существующий запрос предложения с целью разрешения вопросов от поставщиков, система удалит все существующие ответы при повторной отправке запроса предложений.