Создание заказов на покупку
В данной статье описывается процесс и параметры, доступные при создании заказа на покупку вручную.
При создании заказа на покупку общие сведения о всем заказе указывается в заголовке заказа на покупку, после чего вы добавляете одну или несколько строк заказа на покупку. В этой статье описываются некоторые из наиболее часто используемых доступных параметров.
Также заказы на покупку можно создать, скопировав строки из другого документа заказа на покупку или заказа на продажу. В этом случае можно реверсировать знак в запасах, как если бы вы реверсировали знак в накладной для обозначения кредита.
Хотя можно вручную создать заказы на покупку, обычно они создаются из других процессов. Заказы могут создаваться автоматически на основании других документов, таких как заявки. Кроме того, их можно создавать в рамках процесса сводного планирования с помощью запланированных заказов на покупку. При использовании договоров покупки заказы на покупку могут быть созданы с помощью действия Запустить заказ в производство. Также существуют более расширенные методы для автоматического создания заказа на покупку. Например, заказы могут создаваться при использовании прямой поставки или цепочек внутрихолдинговых заказов.
Создание заголовка заказа на покупку
При создании нового заказа на покупку отобразится диалоговое окно, в котором можно ввести основные сведения для заголовка заказа на покупку. После нажатия кнопки OK для закрытия диалогового окна будет создан заказ, после чего можно указать дополнительные сведения в заголовке.
В первую очередь при создании заказа на покупку следует учитывать тип заказа. Тип Заказ на покупку используется наиболее часто. Однако, если необходима кредитная накладная, можно использовать тип Возвращенный заказ.
Необходимо указать поставщика в поле Счет поставщика. В этом поле можно выполнить поиск по счету или имени поставщика. Если поставщик выполняет поставку из разных мест, но использует один счет в накладной, можно выбрать этот счет в поле Счет в накладной, а затем использовать его с другими счетами поставщика. При создании заказа на покупку для продуктов, которые не будут заказываться повторно, можно использовать параметр Разовый поставщик. Этот параметр автоматически создает новый счет поставщика, который помечается как разовый счет, для поддержки последующего процесса очистки для разовых счетов в модуле Расчеты с поставщиками. При выборе счета поставщика многие поля в заголовке заказа на покупку наследуют значения по умолчанию из сведений, связанных со счетом поставщика. Например, сайт поставки и склад по умолчанию копируются из сведений о поставщике. Однако вы можете переопределить эти значения по умолчанию, если покупка предназначен для другого местонахождения.
Если поставщик предоставил номер ссылки для заказа, можно записать эти сведения в поле Ссылка на поставщика. Для возвращенных заказов необходимо указать значение в поле RMA для ссылки на авторизацию поставщика для обработки возврата.
Если договор покупки связан с заказом, необходимо указать эту информацию в поле Договор покупки.
Заголовок заказа на покупку также содержится информацию о расходах, применимых ко всему заказу, а не отдельным строкам. Расходы могут добавляться в заказ автоматически, если для поставщика или группы накладных расходов поставщика настроены автоматические накладные расходы. Можно также вручную добавить накладные расходы к заголовку заказа, выбрав Ведение накладных расходов в области действий.
Добавление строк заказа на покупку
Заказы на покупку могут создаваться для физических продуктов или услуг. Параметр группы складских моделей определяет, применяется ли определенный код номенклатуры для продукта или услуги. Как правило, приобретенная номенклатура указывается с помощью кода номенклатуры. Однако, если заказ создан для продуктов или услуг, которые потребляются непосредственно, номенклатуру также можно указать с помощью категории закупаемой продукции.
Строки заказа на покупку содержат большое количество полей, но многие из этих полей имеют значение по умолчанию или значение, которое наследуется от заголовка заказа. Дополнительные поля настраиваются при выборе продукта или услуги. Поля, которые чаще всего настраиваются вручную, включают поля для кода номенклатуры, количества и запрошенной даты получения. Сведения о цене за единицу и скидках также важны, но значения этих полей часто определяются коммерческими соглашениями и договорами покупки.
При выборе продукта можно выполнить поиск по всему имени продукта или его части вместо кода номенклатуры. Если продукт имеет несколько вариантов, например разные размеры, обзор доступных вариантов можно просмотреть с помощью функции Добавить строки или с помощью поиска, доступного в поле Номер варианта.
Часто необходимо указать несколько измерений для номенклатуры, выбранной в каждой строке заказа на покупку. Аналитики, которые необходимо указать, зависят от групп аналитик, которые назначены определению шаблона продукта. Например, часто требуется указать сайт и склад, чтобы определить место доставки продукта. Определите варианты продукта, указав номер варианта или введя значения для одной или нескольких аналитик продукта, таких как цвет, размер, конфигурация или стиль. Аналитики отслеживания, такие как партия и серийный номер, позволяют уникально идентифицировать каждый складской лот. После создания заказа можно записать значения измерений в заказе с помощью действия Регистрация. Например, вы заказали номенклатуру в количестве 5 штук. Позже вы указываете, что три из этих номенклатур будут черными, а две — синими. Этот подход является альтернативой сбору данных об аналитиках во время регистрации прибытия.
Можно проверить сведения статуса проводки по запасам для учитываемых в запасах продуктов. Например, может понадобиться проверить запасы в наличии, чтобы решить, сколько заказывать. Либо может потребоваться просмотреть статус запасов заказанного количества, чтобы узнать, выполнена ли регистрации входящего прибытия.
Строка заказа на покупку, которая используется для возврата продукта поставщику, будет иметь отрицательное количество. Можно выбрать конкретный лот для возврата с помощью действия Резервирование.
В некоторых случаях может потребоваться разделить заказанное количество, чтобы его различные части были доставлены в разные даты. Эти поставки можно настроить с помощью действия График поставки, доступного в меню Строка заказа на покупку в представлении Строки.
Накладные расходы можно автоматически добавить в строки заказа на покупку, если автоматические накладные расходы были настроены для поставщика или группы накладных расходов поставщика и для номенклатуры или группы накладных расходов номенклатуры. Однако чаще накладные расходы добавляются вручную на уровне строки заказа. Чтобы добавить накладные расходы, откройте страницу Ведение накладных расходов с помощью действия Ведение накладных расходов в меню Финансы в представлении Строки. Преимущество добавления накладных расходов непосредственно на уровне строки заказа заключается в том, что накладные расходы можно распределить как стоимость запасов. Для настройки кодов накладных расходов для учета стоимости продукта используйте параметр дебета Номенклатура. Эти типы накладных расходов необходимо распределить из заголовка заказа на покупку в строки перед подтверждением заказа. Например, может потребоваться распределить накладные расходы на основе количества в каждой строке. Категория накладных расходов также влияет на способ учета расходов. Например, фиксированные накладные расходы указывают фиксированную сумму, а процент накладных расходов рассчитывается как процент от чистой суммы строки заказа. Заказы на покупку можно назначить загрузке, и загрузка может включать оценку ожидаемых расходов по стоимости транспортировки. Этот расход можно распределить из загрузки назад в строки заказа на покупку.
Действия по заказу на покупку
После добавления заголовка и строк в заказ на покупку часто необходимо выполнить дополнительные шаги до подтверждения заказа. Из-за большого числа доступных параметров может быть полезно использовать Поиск действий для поиска соответствующего пункта меню.
Продукты в заказе можно настроить таким образом, чтобы они имели дополнительные номенклатуры. Дополнительные номенклатуры — это продукты, которые необходимо или можно приобрести вместе с другими продуктами. Дополнительные продукты могут быть добавлены бесплатно как сопутствующие продукты, либо вы можете решить, следует ли их добавлять в заказ. Дополнительные номенклатуры можно просмотреть после каждой добавляемой строки заказа. Однако вы, вероятно, предпочтете просматривать и добавлять соответствующие дополнительные номенклатуры для всех строк заказа с помощью страницы Дополнительные номенклатуры, которую можно открыть из области действий.
Скидки обычно добавляются в строки при их создании. Однако некоторые скидки применяются ко всему заказу:
- Действие Общая скидка рассчитывает общую процентную скидку, применяемую ко всему заказу. Не следует путать эту скидку с процентом скидки по оплате. Скидки по оплате применяются, когда оплачивается накладная, и зависят от сопоставления платежей к определенной дате.
- Если применяется скидка по нескольким строкам, необходимо использовать действие Многострочная скидка для расчета и назначения скидки для заказа. Многострочные скидки — это скидки, которые можно предложить, если набор продуктов по заказу превышает совокупный порог. Только некоторые компании используют данный тип скидки.
Расходы, которые имеют код накладных расходов, который использует тип дебета Номенклатура, должны назначаться на уровне строки перед подтверждением заказа. Возможно, вам будет удобно назначить эти накладные расходы на уровне заголовка заказа, чтобы можно было указать общую сумму накладных расходов. Однако в этом случае накладные расходы должны быть распределены каждой строке перед подтверждением заказа. Можно использовать действие Распределить накладные расходы, чтобы разделить суммы накладных расходов, которые назначены на уровне заголовка, между строками заказа. Расходы можно разделить согласно чистой сумме каждой строки в зависимости от количества, которое было заказано, или равномерно по всем строкам заказа. После распределения накладных расходов по строкам накладные расходы удаляются из заголовка заказа.
Заказы на покупку можно настроить таким образом, чтобы нужно было выделять бюджетные средства для заказа до его обработки. В этом случае можно использовать действие Проверка бюджета для распределения бюджета.
Может потребоваться отложить выполнение заказа на покупку. Например, могут потребоваться дополнительные сведения о продуктах или услугах или может потребоваться получить авторизацию для расхода. Существует несколько способов задержать заказ. Например, можно отложить подтверждение заказа. Либо, если используется workflow-процесс управления изменениями, можно не отправлять заказ для утверждения. Если необходимо заблокировать все заказы для конкретного поставщика, можно также пометить поставщика как Заблокировано для обработки в шаблоне поставщика. Также существуют ситуации, которые могут не позволить обработать заказ. Например, обработка может быть недоступна, если превышены кредитные лимиты или недоступны требуемые бюджетные средства.