Создание и подтверждение журналов записей
Относится к: Project Operations для сценариев на основе ресурсов/нескладируемых запасов, упрощенное развертывание — от сделки до выставления счетов-фактур
Журналы записей используются для записи фактических значений непосредственно в Microsoft Dynamics 365 Project Operations. При использовании журналов записей не нужно вводить журналы времени, расходов и использования материалов в Project Operations.
Один журнал записей позволяет создать несколько строк журнала. При подтверждении журнала строка журнала записей фиксирует фактическое значение для следующих сведений:
- Стоимость или выручка в зависимости от выбранного типа проводки.
- Выбранный класс проводки. Доступные классы — Время, Расход, Материал, Гонорар, Веха и Налог.
- Проект и/или задача, выбранные в строке журнала.
Выполните следующие действия, чтобы создать журнал записей в Project Operations.
Выберите Продажи>Проводки>Журналы.
На странице Журналы записей на панели операций выберите Создать, чтобы создать журнал.
На странице Новый журнал в поле Описание введите описание журнала.
Убедитесь, что в поле Тип журнала выбрано значение Запись, а затем выберите Сохранить. После сохранения журнала записей на странице журнала должна появиться вкладка Строки журнала.
На вкладке Строки журнала на панели инструментов над сеткой выберите Создать, чтобы создать новую строку журнала записей.
В диалоговом окне Быстрое создание диалоговое окно для создания строки журнала записей заполните поля так, как описано в следующей таблице.
Поле Description Функциональное воздействие Класс транзакции Строку журнала можно отнести к одному из шести классов проводок: Время, Расход, Материал, Гонорар, Веха или Налог. Класс проводок Налог устарел и не рекомендуется к использованию в Project Operations.
Если создать класс проводки Налог, он не будет обрабатываться при выставлении счетов или расчете стоимости или выручки. Класс проводок Веха используется только для выручки.
Класс проводок Гонорар представляет полученный от клиента аванс. Он всегда должен создаваться как пара строк журнала продаж с выставленным счетом и без выставленного счета.
Тип проводки Для учета затрат должны использоваться типы проводок Стоимость, Внутрихолдинговые продажи и Стоимость единицы распределения ресурсов.
Для учета выручки следует использовать типы проводок Продажи без выставленного счета и Продажи с выставленным счетом.
Класс проводок Гонорар работает только с типами проводок Продажи без выставленного счета и Продажи с выставленным счетом.
Класс проводок Веха работает только с типом проводок Продажи с выставленным счетом.
Типы транзакций Внутрихолдинговые продажи и Стоимость единицы распределения ресурсов применимы только к классу транзакций Время. Кроме того, они доступны в журналах записей только в сценарии облегченного развертывания. Они недоступны, когда выполняется развертывание Project Operations в сценариях «На основе ресурсов/без запасов».
Выбрать продукт При выборе класса проводок Материал это поле позволяет указать, к чему относится проводка материла, для которой создается трока журнала: к существующему продукту или к вписанному продукту. При выборе варианта Вписанный продукт можно ввести название продукта. Товар Ссылка на продукт из каталога. Description Описание строки журнала, которое позволяет облегчить ее идентификацию. Для строк журнала продаж без выставленного счета это значение будет использоваться в качестве описания при создании сведений строк счетов. Внешнее описание Описание строки журнала, которую можно использовать для передачи внешним заинтересованным сторонам. Для строк журнала продаж без выставленного счета это значение будет использоваться в качестве внешнего описания при создании сведений строк счетов. Оно также может присуствовать в счете, который отправляется клиенту. Тип выставления счетов Значение, указывающее, будет ли строка журнала учитываться как оплачиваемый, бесплатный или неоплачиваемый компонент проекта. В типичном потоке операций тип выставления счетов определяется на основе согласованных условий, установленных в контракте. Однако при записи строки журнала вы можете ввести значение в это поле. Дата документа Используйте дату, когда имела место эта проводка. Дата начала Испольуйте дату, когда имела место эта проводка. Это поле используется для сравнения с датой создания счета для проводок типа Продажи без выставленного счета. Это сравнение поможет решить, относится ли проводка к будущему или к прошлому. В счет будут добавлены только проводки с датой в прошлом. Дата окончания Испольуйте дату, когда имела место эта проводка. Дата учета Используйте дату, когда будет учтен бухгалтерский результат. Клиент строки контракта По умолчанию, если в строке контракта указан только один клиент, при сохранении строки журнала в этом поле указывается клиент в строке контракта. Если в строке контракта несколько клиентов, выберите нужного клиента в строке контракта. Если система не может определить клиента строки контракта в строке журнала, и если она пуста в фактическом значении типа Продажи без выставленного счета, которое создается из строки журнала, счет по этому фактическому значению выставлен не будет. Project Выберите проект, в котором будет учтено фактическое значение. На основе выбранного проекта, класса проводки и задачи система попытается определить контракт, строку контракта и клиента в строке контракта. Задача Выберите задачу, в которой будет учтено фактическое значение. Если вы связали задачи со строками контракта во время настройки контракта, система будет использовать выбранную задачу вместе с проектом и классом проводки для определения контракта, строки контракта и клиента в строке контракта. Категория транзакции Выберите категорию проводок, в которой будет учтено фактическое значение. Для расходов выбранная категория проводок определяет цену по умолчанию, которая будет введена в строку журнала при ее сохранении. Роль Это поле относится к строкам журнала времени. Выберите роль ресурса, который затратил время на проект и/или задачу. Для строк журнала времени, если вы используете стандартную конфигурацию для ввода стоимостных ставок и ставок, по которым выставляются счета, используются вместе с единицей распределения ресурсов для определения цены по умолчанию, которая будет введена в строке журнала при ее сохранении. Если вы используете пользовательскую конфигурацию для ввода цен по умолчанию, вам следует просмотреть эту конфигурацию, чтобы определить, используется ли поле Роль для ввода значений цены по умолчанию. Субподряд Если строка журнала представляет субподрядную емкость либо субподрядные расходы или материалы, выберите соответствующий субподряд. При учете строк журнала стоимости выбранный субподряд будет определять прайс-лист, который используется для ввода стоимости единицы по умолчанию. Строка субподряда Если строка журнала представляет субподрядную емкость либо субподрядные расходы или материалы, выберите соответствующую строку субподряда. При учете строк журнала стоимости выбранная строка субподряда будет обеспечивать правильный расчет доступной емкости в строке субподряда. Метод суммы По умолчанию в этом поле задано значение Умножить количество на цену. При использовании этого метода сумма будет рассчитываться как Количество × Цена. Другой поддерживаемый метод — это Фиксированная цена. При использовании этого метода цена устанавливается равной сумме, а количество не будет использоваться в расчете. Группа единиц измерения/Единица измерения Вместе группа единиц измерения и единица измерения определяют единицу измерения количества. Сочетание единицы измерения и категории проводки используется для ввода цен по умолчанию для расходов. В конфигурации Project Operations по умолчанию сочетание единицы измерения, роли и единицы распределения ресурсов используется для ввода цен по умолчанию для времени. Если у вас есть пользовательская конфигурация для ввода цен по умолчанию, она будет использоваться вместе с единицей измерения. Сочетание продукта и единицы измерения используется для ввода цен по умолчанию для материалов. Количество Введите количество. Цена Если цена оставлена пустой при создании строки журнала, соответствующие значения будут использоваться для ввода цен по умолчанию в зависимости от класса проводки. Если цена введена при создании строки журнала, будет использоваться введенная цена. Налог Введите любую сумму налога. В зависимости от введенной суммы налога полная сумма будет рассчитываться как Количество + Налог.
Подтверждение журнала записей
После того как вы ввели все строки журнала в журнал записей, вы можете подтвердить журнал. Этот процесс обеспечивает учет каждой строки журнала в качестве фактических значений для соответствующих проектов.
После подтверждения журнала вы больше не сможете редактировать его или какую-либо из его строк.
Фактические значения, создаваемые при подтверждении журнала записей
Существует несколько ключевых различий между фактическими значениями, создаваемыми при подтверждении журнала записей, и фактическими значениями, создаваемыми во время утверждения журналов времени, расходов и использования материалов и подтверждения счетов в Project Operations:
- В журналах записей не используются подключения проводок для связывания фактического значения стоимости с фактическим значением продаж без выставленного счета. В фактических значениях, которые создаются при утверждении журналов времени, расходов и использования материалов, всегда используются подключения проводок для связывания фактического значения стоимости и фактического значения продаж без выставленного счета.
- В журналах записей не используются происхождения проводок для связывания фактического значения стоимости и фактического значения продаж без выставленного счета с какой-либо записью-источником. В фактических значениях, которые создаются при утверждении журналов времени, расходов и использования материалов, всегда используются происхождения проводок для связывания фактического значения стоимости и фактического значения продаж без выставленного счета с записью времени, которая является их источником.
- Когда по фактическим значениям продаж без выставленного счета, созданным в результате подтверждения журнала записей, выставляются счета, фактические значения продаж с выставленным счетом, создаваемые при подтверждении счета, связываются с фактическими значениям продаж без выставленного счета, — примерно так же, как фактические значения продаж без выставленного счета, которые создаются при утверждении журналов времени, расходов и использования материалов.
- Строки журналов записей, которые создаются для времени, вводимого внутрихолдинговыми ресурсами, не приводят к автоматическому созданию фактических значений типов Стоимость единицы распределения ресурсов и Внутрихолдинговые продажи. Эти фактические значения необходимо создавать вручную. Это поведение отличается от поведения для записей времени, которые вводятся внутрихолдинговыми ресурсами. В последнем случае при утверждении времени приложение автоматически создает фактические значения типа Стоимость в проекте и фактические значения типов Стоимость единицы распределения ресурсов и Внутрихолдинговые продажи в подразделении, к которому относится сотрудник. Затем оно использует подключения проводок, чтобы связать эти фактические значения вместе, и происхождения проводок, чтобы создать и с записью времени — источником.
- При подтверждении журналов записей создаются фактические значения. Однако для исправления этих фактических значений нельзя использовать журналы корректировок. Это поведение отличается от поведения для фактических значений, которые создаются при утверждении журналов времени, расходов и использования материалов. В этом случае приложение позволяет использовать журналы исправлений для корректировки фактических значений с целью исправления любых ошибок, — при условии, что по этим фактическим значениям еще не выставлен счет. Если по ним уже выставлен счет, вы все равно можете исправить фактическое значение, если вы полностью спишете клиенту начисленную по этому фактическому значению оплату.
Заметка
По умолчанию журналы записей не предусматривают строгих правил для установки значений по умолчанию. Поэтому используйте их как можно реже и соблюдайте осторожность, чтобы не создавать искаженных финансовых данных в своей системе. Всякий раз, когда это возможно, используйте журналы времени, расходов и использования материалов, настройку вех и гонораров в контрактах проектов, а также процесс подтверждения счетов по проекту вместо журналов записей для создания фактических значений.
Чтобы применить правила для строк журнала, необходимо включить функцию Улучшения строк журнала. Дополнительные сведения см. в разделе Улучшения строки журнала.