Предложения по бюджету
Организации тратят много времени и ресурсов на подготовку своих бюджетов. Большая часть этой работы представляет собой повторяющиеся усилия с низкой добавленной стоимостью, такие как сбор данных, которые используются в процессе составления бюджета. Необходима дополнительная работа для подготовки построчного бюджета по отделам.
Предложения по бюджету обеспечивают следующие преимущества:
- Упрощают сбор исторических данных из фактических данных или бюджета для использования при составлении бюджета в Dynamics 365 Finance.
- Позволяют вносить изменения в бюджет, используя разные временные рамки или комбинации бюджета и фактические данные прошлых периодов.
- Создают новый бюджет, который можно дополнительно уточнять и повторять, уделяя большое внимание применению знаний и идей, которые могут отсутствовать в исторических данных.
- Предоставляют выходные данные предложения бюджета в виде документа бюджетного регистра, который можно легко изменять, импортировать, экспортировать и использовать для стандартных отчетов в Dynamics 365 Finance.
Импорт достаточного количества данных для хорошего прогноза
Качество прогнозов зависит от наличия достаточного количества очищенных данных, которые непротиворечивы в течение нескольких лет. В некоторых случаях трех лет непротиворечивых данных достаточно, но часто лучше всего от пяти до 10 лет. Если на сегодняшний день в системе отсутствуют исторические данные за 10 лет, рассмотрите возможность очистки предыдущих исторических данных, которых может не быть в системе, и загрузки их в качестве исторического бюджета.
Термин очистка данных относится к обеспечению согласованности данных с точки зрения счетов и финансовых аналитик в случае реорганизации или при импорте устаревших данных, созданных до изменения в плане счетов или финансовых аналитик.
Настройка предложений по бюджету
Чтобы настроить функцию предложений по бюджету, выполните следующие действия.
- После включения функции появится новый пункт меню с названием Предложение по бюджету в разделе Бюджетирование > Настройка > Основное бюджетирование будет доступен для пользователей с ролью администратора Finance Insights. Значение поля Включить функцию необходимо изменить с Нет на Да. Никакие прогнозы не будут генерироваться, пока эта функция не будет включена.
Пример. Создание предложения по бюджету
Предложения по бюджету должны пройти следующие этапы для подготовки предлагаемого бюджета в виде проекта документа бюджетного регистра:
- Создайте предложение по бюджету в разделе Бюджетирование > Периодическое > Создать предложение по бюджету от имени пользователя с ролью менеджера бюджета.
- Диапазон дат предоставляется для начала и конца данных, которые будут использоваться для прогноза.
- Производится выбор фактических, бюджетных или одновременно фактических и бюджетных данных.
- Можно добавить отдельные атрибуты, чтобы уточнить, какие данные генерируются, чтобы ограничить конкретные типы счетов для фактических данных.
- Отдельные фильтры добавляются для уточнения того, какие конкретные бюджетные модели и коды следует использовать, чтобы определить, какие бюджетные данные будут использоваться.
Обратите внимание, что выбранные общие фильтры дат включают следующее:- Критерии вывода, определяющие, какую бюджетную модель и бюджетный код следует использовать для выходных данных.
- Критерии входных данных генерируют необработанные входные данные и агрегируются в ежемесячные наборы данных по комбинации аналитик для текущего набора аналитик бюджета, как определено в разделе Бюджетирование > Настройка > Основное бюджетирование > Аналитики для бюджетирования.
- Входные данные отправляются в AI Builder, чтобы применить машинное обучение для создания прогнозов.
- AI Builder возвращает данные прогноза в Dynamics 365 Finance.
- Затем вы можете завершить процесс и сгенерировать прогнозы в виде черновика записи регистра бюджета.
- Черновик бюджета можно просмотреть и изменить в записях бюджетного регистра или в одном из доступных вариантов отчетности.
Даты, выбранные для выходных данных, генерируются системой на основе прогнозов за 12 месяцев после конечной даты входных данных. Рассмотрим следующий пример.
| Начальная дата входных данных | Конечная дата входных данных | Начало для выходных данных | Окончание для выходных данных |
|---|---|---|---|
| 1 янв 2017 | 31 дек. 2019 | 1 янв 2020 | 31 дек. 2020 |
| 1 июля 2014 | 30 июня 2018 | 1 июля 2018 | 30 июня 2019 |
Введенные бюджетные модели проверяются по датам, чтобы определить, какие записи бюджетного регистра следует использовать и включать отдельные строки бюджета. Рассмотрим следующие примеры.
| Начальная дата входных данных | Конечная дата входных данных | Бюджетная модель | Строки бюджета | Включено |
|---|---|---|---|---|
| 1 янв 2017 | 31 дек. 2019 | ФГ 2017 | 30 июня 2017 | x |
| 1 янв 2017 | 31 дек. 2019 | ФГ 2018 | 30 июня 2018 | x |
| 1 янв 2017 | 31 дек. 2019 | Ежегодно | 30 июня 2017 | x |
| 1 янв 2017 | 31 дек. 2019 | Ежегодно | 30 июня 2016 |
Подтверждение, уточнение результатов машинного обучения и укрепление доверия к ним
Функция «Предложения по бюджету» использует исторические данные, а также ваши входные данные для построения модели машинного обучения. В следующих пунктах предлагаются рекомендации, которые помогут оптимизировать результаты модели и помогут вам использовать данные.
- Модели машинного обучения работают лучше всего, когда они анализируют согласованный набор данных с течением времени. Как отмечалось выше, оптимально иметь данные за 10 лет, в которых используется один и тот же план счетов и аналитики. Модели, использующие больше данных, вероятно, будут более эффективными, чем модели, использующие меньше данных.
- Модели используют исторические данные и сложную математику, поэтому предлагают достаточно вероятный результат. Сгенерированные предложения могут помочь вам создавать более эффективные бюджеты с меньшими усилиями. Однако формирование наилучшего бюджета происходит тогда, когда ваши менеджеры участвуют в доработке создаваемых бюджетных предложений.
- Некоторые виды деятельности легче точно предсказать, чем другие. Например, активность некоторых счетов заработной платы и расходов может быть более регулярной и, следовательно, ее легче прогнозировать, чем счета, которые отслеживают более изменчивую активность.
- Результаты следует сравнивать с фактическими данными, используя стандартную отчетность о фактических и бюджетных показателях, а также отчет о финансовых отчетах о фактических и бюджетных показателях с добавлением столбцов по месяцам для отображения подробных сумм отклонений и анализа отклонений в процентах.
- Вы можете сгенерировать прогнозы исторической активности и начать оценивать прогнозы, сравнивая прогнозы на текущий год с активностью текущего года.
Подтверждение данных с помощью запроса "Факт/бюджет"
Запрос «Факт/бюджет» можно использовать для получения построчного представления фактических данных в сравнении с бюджетным предложением. В Параметрах запроса, установите дату начала и дату окончания, а также выходную модель бюджета. Также установите для Статуса записи регистра бюджета значение Черновик.
В результатах доступно представление за год, включающее фактическую сумму, сумму бюджета, сумму отклонения и использованный процент. На этой странице можно будет открыть страницу Сальдо по периоду, на которой вы можете просмотреть любую учетную запись за период для более глубокой оценки, показывающей сумму отклонения.
Подтверждение с помощью финансовой отчетности
Вы можете использовать отчет Факт/Бюджет — финансы по умолчанию, чтобы увидеть сводные и подробные представления фактических данных по сравнению с бюджетным предложением. Структура отчета по умолчанию включает единое годовое представление исходного бюджета, пересмотренного бюджета, фактических значений, суммы отклонения, процента отклонения и процента бюджета. Отчет можно легко обновить, включив в него 12 столбцов по месяцам с соответствующими значениями, а не одну сумму с отклонениями. Вы можете установить бюджетную модель предложения по бюджету, выбрав Параметры отчета а затем выбрав бюджетную модель из раскрывающегося меню Сценарии. Это приведет к обновлению отчета до правильной бюджетной модели.
Когда финансовый отчет за 12 месяцев экспортируется в Excel, вы можете легко вставить линейный график или спарклайн, чтобы обеспечить графическое представление входных или выходных данных. Это поможет выявить тенденции в данных.