Обзор бюджетного контроля

В этой статье представлена функция контроля бюджета и представлены сведения, которые помогут выполнить настройку бюджетного контроля для оптимизации управления финансовыми ресурсами организации.

Бюджетный контроль поддерживает управление финансовыми ресурсами организации через план счетов, рабочие процессы, группы пользователей, исходные документы и журналы, настраиваемое вычисление доступных фондов, бюджетные циклы и пороги. Используя органы управления, организация может запланировать, измерить, управлять, и прогнозировать свои финансовые ресурсы в течение всего финансового года.

После того как бюджетов были утверждены в системе, можно использовать бюджетные планы чтобы создать записи регистра бюджета для записи бюджета расходов для организации. Альтернативно вы можете создать или импортировать записи регистра бюджета из программы третьей стороны вместо использования функции планирования бюджета.

Расходы могут быть зарегистрированы с помощью счетов ГК и финансовых аналитик. Можно настроить контроль общих расходов для соответствия требованиям и политикам и организации путем группировки сочетаний финансовых аналитик и счетов ГК.

Следующая диаграмма показывает место бюджетного контроля в стадиях типичного бюджетного цикла.

Можно настроить бюджетный контроль по нескольким факторам:

• Финансовые аналитики — Какие финансовые аналитики нужно использовать для сообщения бюджетных и фактических значений, и какие финансовые аналитики необходимы для того, чтобы контролировать бюджеты? Есть ли некоторые комбинации аналитик или счетов ГК, которые требуют специфического внимания? Например, есть ли требование отслеживать отношение бюджета к фактическим расходам по месту возникновения затрат и программе? Командировочные расходы требуют особого внимания?
• Время — Какой период времени (финансовый период, фискальный период на сегодняшний день, и т. д.) используется для того, чтобы оценить доступные бюджетные фонды?
• Документы-источники — какие документы-источники нужно оценить для бюджетного контроля? Должны документы быть оценены по строке или по документу?
• Вычисление доступных фондов — должны ли при вычислении доступных фондов учитываться такие документы, как заявки на покупку (предварительное бюджетное обязательства) и заказы на покупку (бюджетные обязательства)? Должны ли документы в состоянии черновика быть рассмотрены в вычислении?
• Перекрытие разрешения — кто имеет разрешение превысить доступный бюджет?

Бюджетный контроль полностью интегрируется с приложениями. Поэтому вы можете оценить доступный бюджет как для запланированных покупок, так и для фактических покупок. Доступны запросы и отчеты по бюджету. Поэтому пользователи могут оценить бюджет во всем бюджетном цикле и после этого сделать корректировки как нужно, в форме версий бюджета или перемещений. Менеджер бюджета может также экспортировать бюджет и фактические расходы в Microsoft Excel, чтобы лучше проанализировать и прогнозировать по необходимости.

Настройка бюджетного контроля

Период бюджетного цикла

После того как базовое Бюджетирование настроено, можно определить время или периоды начала и конца для Бюджетирования и бюджетного контроля на странице Период бюджетного цикла. Бюджетные циклы часто соответствуют к финансовым календарям, но могут включать финансовые годы.

Следующие шаги в конфигурации завершаются на вкладках, которые открыты со страницы Конфигурация бюджетного контроля.

Определить параметры

На основании финансовых аналитик, включенных для бюджета, вы можете использовать все или подмножество финансовых аналитик для бюджетного контроля.

Кроме того, можно определить временной интервал по умолчанию (например, Финансовый год, Финансовый год на дату Финансовый период или Ежеквартально), в который этот бюджетный контроль будет выполнен в течение временного интервала связанного бюджета. Можно также определить менеджера бюджета по умолчанию и порог, используемый для уведомления пользователей при достижении порога. Значения в этих полях будут использоваться в качестве значений по умолчанию в любых новых правилах бюджетного контроля или бюджетной группах созданных. Однако значения по умолчанию можно изменить для отдельных групп или правил.

Способы, которыми бюджеты создаются и записываются в регистре бюджета, помогают определить промежуток времени, выбранный, когда доступные бюджетные средства оцениваются. Если разработано и используется сумма в годовом исчислении для сочетания значений аналитики, то подход с Финансовым годом или Финансовым годом на дату может иметь смысл. Однако если организация создает бюджеты по финансовому периоду или размещает на финансовые периоды и хочет более подробное управление, то они могут хотеть рассмотреть промежутки времени финансовый период на сегодня или ежеквартально.

Также культура организации согласно отношению к бюджетированию и бюджетному контролю помогает при определении конфигурации.

Разрешения на превышение бюджета

Затем на вкладке Разрешения на превышение бюджета можно определить группы пользователей. Можно также указать, имеют ли пользователи, которые члены группы, разрешение превышать бюджет. Можно предотвратить превышение бюджета пользователями выше порога бюджета, который был установлен на странице Параметры бюджета, или можно предотвратить их от превышения бюджета на любую сумму, независимо от порога. В зависимости от того, как заранее организация управляет расходами, эти разрешения могут помочь управлять финансовыми ресурсами.

Доступные бюджетные средства

Затем на вкладке Доступные бюджетные фонды можно определить формулу, которая используется для расчета доступные бюджетные фонды. На основании того, как консервативно организация управляет своими финансовыми ресурсами, или учитывая правила или отраслевые требования, вычисление может включить проект или неразнесенные документы.

Примечание

Если это вычисление изменено во время бюджетного цикла, изменения не повлияют на документы, которые ранее могли пройти проверки бюджетного контроля и были разнесены или завершены. Функция с названием Отслеживать суммы только в расчетах доступных бюджетных средств позволяет изменить то, какие данные отслеживаются в таблицах BudgetSourceTracking. Если эта функция включена, суммы хранятся только в том случае, если они выбраны для использования в расчетах доступных бюджетных средств. Дополнительные сведения см. в разделе Доступные бюджетные средства.

Документы и журналы

На странице Документы и журналы вы можете выбрать, которые исходные документы и журналы будут проходить проверки бюджетного контроля и произойдет ли проверка на уровне записи строки или для документа в целом. Кроме того, новая функция Улучшение фильтрации документов бюджетного контроля, доступная в Microsoft Dynamics 365 Finance версии 10.0.27 предоставляет возможность фильтрации на основе запросов для каждого документа, включенного в бюджетный контроль. Таким образом, можно указать, какие документы бюджетного контроля выбраны. Таким образом, эта функция позволяет проверять бюджет только подмножество типа документов. Например, можно проверить только те заказы на покупку, для которых в поле Кластер установлено значение 01. Новый столбец, добавляемый на вкладке Документы и журналы, указывает, определен ли запрос для выбранного типа документов. Кроме того, на панель инструментов над сеткой документов добавлены две новые кнопки, позволяющие добавлять, изменять или удалять фильтрацию.

Вы должны сопоставить выбранные документы-источники, с флажками для сальдо, которые включены для расчета доступных бюджетных средств. Например, если вы выбрали Резервирования бюджета по бюджетным обязательствам, то вы должны выбрать вариант Заказы на покупку. При выполнении проверки бюджета для сумм и счетов в строке покупки, категория бюджетного контроля, которая назначается резервированию, — Бюджетное обязательство. При выполнении проверки бюджета для сумм и счетов в заявке на покупку, категория бюджетного контроля, которая назначается резервированию, — Предварительное бюджетное обязательство.

Если Резервирования бюджета по бюджетным обязательствам и/или Резервирования бюджета по предварительным бюджетным обязательствам включены в вычисление доступных бюджетных фондов и должны быть отражены через разноски в главной книге, необходимо отметить этот выбор в группе Учет обязательств на странице Параметры главной книги.

Назначение бюджетных моделей

Далее на вкладке Назначение бюджетных моделей вы задаете бюджетные модели к периодам бюджетного цикла, которые нужно включить в бюджетном контроле.

Определение правил бюджетного контроля

Далее, на вкладке Определение правил бюджетного контроля вы должны создать специфические правила, основанные на финансовых аналитиках, для которых включен бюджетный контроль. Например, если есть фокус, основанный на расходовании или диапазоне расходований для Подразделения, то это можно определить и оценить на основании установок на этой вкладке. Различные пороги можно определить для каждого правила бюджетного контроля.

Важно

Бюджетный контроль будет включен для любого счета ГК типа Прибыли/Убытки, Расходы, Выручка. Балансовый отчет. Задолженность. Собственный капитал или Актив. Если вкладка Определение правил бюджетного контроля содержит правило, которое имеет пустые критерии, бюджетный контроль будет включен для всех комбинаций финансовых аналитик, которые включают счета ГК этих типов. Поэтому важно создать правила бюджетного контроля, определяющие только диапазоны комбинаций финансовых аналитик, где важно включать бюджетный контроль.

Выбор счетов ГК

Если Счет ГК не выбран в качестве аналитики управления бюджетом на странице Определение параметров, но выполняется управление конкретными расходами, их можно выбрать на вкладке Выбор счетов ГК. Параметр Выбор счетов ГК обеспечивает выполнение проверок бюджетного контроля только для выбранных счетов ГК (или не выполняется для невыбранных счетов ГК), даже если Счет ГК не входит в Определенные параметры в бюджетном контроле.

Пример. На странице Определение параметров выбрано Аналитики бюджетного контроля, бюджет контролируется только на уровне Подразделение и Отдел.

В этом примере контроль бюджета необходим для всех счетов, за исключением 600120, у которого не должен быть включен бюджетный контроль. Этого сценария можно достичь, отметив все счета ГК, за исключением 600120, на вкладке Выбор счетов ГК.

Если заказ на покупку создается для расходов, связанных со счетом ГК 600120, тогда для этих строк контроль бюджета не выполняется, все остальные счета ГК, выбранные на вкладке Выбор счетов ГК, контролируются. В этом примере категория закупок ФРАХТ связана со счетом ГК 600120.

При выборе Счет ГК в качестве аналитики бюджетного контроля никакие настройки на вкладке Выбор счетов ГК не требуются.

Активация бюджетного контроля

После того как бюджетный контроль был установлен, можно включить его и сделать активным его на вкладке Активация бюджетного контроля. Черновой вариант станет действующим.

Важно

Когда бюджетный контроль включен и активен, и проводки разнесены, его не следует выключать в середине года. Когда бюджетный контроль выключен, действия не записываются в целях бюджетного контроля, и проверки бюджета больше не выполняются. Поэтому документы, которые уже были разнесены, не будут правильно отражать все освобождаемые суммы или сальдо в запросах и отчетах, относящихся к бюджетному контролю. Это включает статистические данные бюджетного контроля для любых нижестоящих или корректирующих документов и журналов.

Также, заметьте, что проводки, включая записи регистра бюджета, которые были разнесены, прежде чем бюджетный контроль был включен, не учитываются для бюджетного контроля. Поэтому порекомендовано включать бюджетный контроль только в начале нового бюджетного цикла. Убеждайтесь, что записи регистра бюджета, содержащие начальные сальдо бюджета для бюджетного контроля, получают обновления сальдо бюджета только после того, как бюджетный контроль включен. Любой открытый документ (например, заказ на покупку) будет проверен на предмет доступных бюджетных средств и получит резервирование бюджета для бюджетного контроля, когда пользователь вручную вызовет проверку бюджетного контроля в документе.

Использование бюджетного контроля

Когда бюджетный контроль включен, вы начнете получать предупреждение и сообщения об ошибках бюджетного контроля в документах и журналах, для которых настроен бюджетный контроль. Помните, можно настроить бюджетный контроль, чтобы пользователи были предупреждены, когда они превысят бюджетных средств, но по-прежнему могли продолжать подтвердить или разнести проводки. Вы можете просматривать сведения неудачных проверок бюджета на странице Ошибки и предупреждения бюджетного контроля странице.

С этой страницы пользователи могут детализировать в страницу Статистика бюджетного контроля по периоду, чтобы посмотреть сведения и резервирования доступности бюджета для выбранной комбинации аналитик бюджетного контроля. Пользователи могут также детализировать в страницу Статистика бюджетного контроля для просмотра доступности бюджета для всех комбинаций финансовых аналитик, используемых в бюджетном контроле.

Если бюджетный контроль включен для заказов на покупку, то менеджер бюджета может использовать Рабочую область Бюджеты и прогнозы главной книги, чтобы посмотреть очередь всех неподтверждённых заказов на покупку с предупреждениями и ошибками проверки бюджета. Если для менеджера бюджета настроены разрешения превышения бюджета, заказ на покупку можно подтверждать прямо в рабочей области.