Workflow-процесс для банковских счетов поставщиков

Рабочий процесс утверждения банка поставщика гарантирует, что банковские данные, которые представляют поставщики, являются безопасными, финансово совместимыми и защищены от мошенничества. Эта функция помогает снизить риск мошенничества за счет обнаружения и предотвращения неутвержденных изменений. Компании могут оценивать и утверждать любые поступающие изменения в информации о банковских счетах поставщиков, а также подтвердить, что предоставленные банковские данные отвечают стандартам и политике их организации.

Когда вы активируете рабочий процесс банковского счета поставщика, вы можете указать, какие поля требуют утверждения и какие действия будут запускать этот рабочий процесс.

Необходимые условия

Перед использованием этой функции система должна удовлетворять следующим требованиям:

• Приложения для управления финансами и операциями должны быть версии 10.0.32 или выше.
• Функция Рабочий процесс предложения по изменению банковского счета поставщика должна быть включена в разделе Управление функциями.

Настройка рабочего процесса банковского счета поставщика

Чтобы настроить функцию рабочего процесса утверждения банка поставщика, выполните следующие действия.

1. Перейдите в раздел Расчеты с поставщиками > Настройка > Параметры расчетов с поставщиками.

2. На вкладке Общие на экспресс-вкладке Утверждение банковского счета поставщика задайте значения в следующих полях:

   • Утверждение банковского счета (создать) – установите для этого параметра значение "Да" , чтобы требовать утверждения всех новых записей банковского счета, независимо от того, используется ли веб-клиент или записи импортируются через объект данных. Установите для этого параметра значение Нет, чтобы разрешить пользователям создавать или импортировать новые записи банковских счетов, не требуя утверждения.

   • Утверждение банковского счета (обновление) — установите для этого параметра значение Да , чтобы требовать утверждение, когда пользователь обновляет существующие записи банковских счетов с помощью веб-клиента. (Утверждение требуется только для полей, для которых флажок IsEnabled установлен в сетке на этой экспресс-вкладке.) Установите для этого параметра значение Нет, чтобы разрешить пользователям обновлять все поля существующих записей банковских счетов, не требуя утверждения.

   • Поведение (обновление) объекта данных – выберите одно из следующих значений, чтобы указать поведение, которое происходит при обновлении существующей записи посредством импорта через информационный объект. Эта настройка не влияет на обновления, выполняемые пользователем с помощью веб-клиента.

     • Разрешить изменения без утверждения – объект данных обновит значения всех полей без обработки изменений в документообороте.
     • Отклонение изменений – объект данных никогда не будет обновлять значения защищенных полей. При наличии обновлений защищенных полей импорт будет выполнен с ошибкой.
     • Создать предложения по изменению — информационный объект обновит значения для незащищенных полей и добавит новые значения для защищенных полей в случае предлагаемых изменений. Объект данных не будет автоматически запускать рабочий процесс, и вам нужно будет отправлять предлагаемые изменения самостоятельно.

3. В списке полей банковского счета поставщика установите флажок IsEnabled для каждого поля, которое требует утверждения.

4. На панели операций выберите Сохранить.

5. Перейдите в раздел Расчеты с поставщиками > Настройка > Workflow-процессы для расчетов с поставщиками.

6. В области действий выберите Создать.

7. В диалоговом окне Создание рабочего процесса выберите Утверждение рабочего процесса для предлагаемого изменения поставщика.

8. Приложение редактора рабочих процессов открывается на вашем компьютере. Используйте его для разработки вашего рабочего процесса в том виде, в котором вам нужно. Дополнительные сведения об использовании редактора см. в разделе Обзор системы рабочих процессов и связанных с ним статьях.

Добавление нового банковского счета поставщика и отправка его на утверждение

Чтобы добавить новый банковский счет поставщика и отправить его на утверждение с помощью веб-клиента, выполните следующие действия.

1. Перейдите в раздел Расчеты с поставщиками > Поставщики > Все поставщики.
2. Выберите поставщика, для которого необходимо настроить банковский счет.
3. На панели операций на вкладке Поставщики в группе Настройка выберите Банковские счета.
4. На странице Банковские счета поставщика в области операций выберите Создать, чтобы создать банковский счет.
5. Заполните все обязательные поля.
6. После завершения создания записи выберите Сохранить.
7. На панели операций выберите Рабочий процесс > Отправить, чтобы отправить сведения о новом банковском счете на утверждение. Новая запись банковского счета не будет доступна для использования до тех пор, пока утверждающее лицо не утвердит ее.

Обновление существующей записи банковского счета поставщика и отправка ее на утверждение

Чтобы изменить существующий банковский счет поставщика и отправить его на утверждение с помощью веб-клиента, выполните следующие действия.

1. Перейдите в раздел Расчеты с поставщиками > Поставщики > Все поставщики.

2. Выберите поставщика, для которого необходимо обновить банковские сведения.

3. На панели операций на вкладке Поставщики в группе Настройка выберите Банковские счета.

4. На странице Банковские счета поставщика в области списка выберите счет, который требуется изменить. Затем на панели операций выберите Изменить.

5. Измените поля требуемым образом. Каждое поле, которое требует утверждения при обновлении, имеет пометку (требует утверждения).

6. После завершения редактирования записи выберите Сохранить.

7. Если обновлено хотя бы одно поле, требующее утверждения, на панели операций будут две новые кнопки: Предложенные изменения и Рабочий процесс.

   • Чтобы просмотреть предложенные изменения, выберите на панели операций Предложенные изменения, чтобы открыть диалоговое окно Предложенные изменения. Чтобы отказаться от предлагаемого значения для поля, выберите Отменить рядом с этим полем в списке. Чтобы отменить все изменения, выберите Отменить все изменения внизу диалогового окна. После завершения нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
   • Чтобы отправить изменения на утверждение, выберите Рабочий процесс > Отправить на панели операций. Ваши изменения в защищенных полях не будут обновляться до тех пор, пока их не утвердит утверждающее лицо.

Следование статусу утверждения нового или обновленного банковского счета поставщика

Заголовок каждой записи банковского счета поставщика включает в себя поле Статус проверки, которое можно использовать для отслеживания статуса утверждения записи. В следующей таблице перечислены возможные значения поля Статус проверки и их смысл.

Статус проверки	Описание
Черновик	Этот статус указывает на новую запись банковского счета, которая еще не была отправлена на утверждение.
Одобренный	Этот статус указывает на запись банковского счета, в которой были утверждены все новые и обновленные настройки.
Утверждено, изменения не представлены	Этот статус указывает на ранее утвержденную запись банковского счета, в которой защищенные поля были отредактированы, но еще не были отправлены на утверждение.
Утверждено, изменения в ожидании	Этот статус указывает на ранее утвержденную запись банковского счета, в которой защищенные поля были отредактированы и отправлены на утверждение.

Чтобы просмотреть журнал рабочего процесса и отслеживать ход обработки записи, которая проходит утверждение, выберите команду Рабочий процесс > Просмотр журнала в области операций.

Утверждение нового или обновленного банковского счета поставщика

После того как запись отправлена, рабочий процесс следует стандартному процессу рабочего процесса. Он информирует соответствующих утверждающих лиц об обновлении и направляет их на страницу Банковские счета поставщика, где они могут выполнять следующие действия:

• Для обновлений существующих записей банковских счетов утверждающие лица могут просматривать текущее и предлагаемое значение для каждого защищенного поля, выбрав Предложенные изменения на панели операций. Утверждающий просматривает изменения, затем выбирает Рабочий процесс > Утвердить на панели операций, чтобы утвердить их. По завершении всех утверждений система обновляет все поля предложенными значениями.
• Для новых записей банковского счета утверждающие лица должны открыть запись, просмотреть сведения о банковском счете на странице Банковские счета поставщика, затем выбрать Рабочий процесс > Утвердить, чтобы утвердить новую запись. После завершения всех утверждений новый банковский счет становится доступным для использования.
• Чтобы отклонить новые или обновленные записи, утверждающий выбирает Рабочий процесс > Отклонить на панели операций. Запись возвращается к своему статусу рассмотрения до представления (Черновик или Утверждено, изменения не отправлены), с тем чтобы ее можно было отредактировать и/или отправить повторно. (Чтобы отправить запись повторно, пользователь выбирает Рабочий процесс > Отправить повторно на панели операций.)
• Чтобы делегировать утверждение другому утверждающему, утверждающий может выбрать Рабочий процесс > Делегировать на панели операций.
• Для отмены выполняемого рабочего процесса любой пользователь может выбрать пункт Рабочий процесс > Отмена на панели операций. Запись возвращается к своему статусу рассмотрения до представления (Черновик или Утверждено, изменения не отправлены), с тем чтобы ее можно было отредактировать и/или отправить повторно. Исходный отправитель может использовать эту функцию для исправления ошибки.