Настройка ручных задач в workflow-процессе

В этой статье описывается, как настроить свойства ручной задачи.

Чтобы настроить ручную задачу, в редакторе workflow-процессов щелкните правой кнопкой мыши задачу и выберите Свойства, чтобы открыть страницу Свойства. Затем используйте следующие процедуры, чтобы настроить свойства для ручной задачи.

Задание имени задачи

Чтобы ввести имя ручной задачи, необходимо выполнить следующие действия.

1. В левой области нажмите Основные настройки.
2. В поле Имя введите уникальное имя задачи.

Ввод строки темы и инструкций

Пользователям, назначенным этой задаче, должны быть предоставлены строка темы и инструкции. Например, при настройке задачи для заявок на закупку пользователь, который назначается задаче, увидит строку темы и инструкции на странице Заявки на покупку. Строка темы будет отображаться в строке сообщений на странице. Пользователь может щелкнуть значок в строке сообщений, чтобы просмотреть инструкции. Чтобы ввести строку темы и инструкции, необходимо выполнить следующие действия.

1. В левой области нажмите Основные настройки.

2. В поле Тема рабочего элемента введите строку темы.

3. Для того, чтобы персонализовать строку уведомления можно вставить заполнители. Заполнители заменяются соответствующей информацией, когда строка темы отображается пользователям. Выполните следующие действия, чтобы вставить заполнитель:

   1. В текстовом поле щелкните в том месте, в котором должен находиться заполнитель.
   2. Щелкните Вставить заполнитель.
   3. В открывшемся списке выберите заполнитель, который необходимо вставить.
   4. Нажмите Вставить.

4. Для добавления переводов строки темы выполните следующие действия:

   1. Щелкните Переводы.
   2. На открывшейся странице щелкните Добавить.
   3. В отображаемом списке выберите язык, на котором будет вводиться текст.
   4. В поле Переведенный текст введите текст.
   5. Чтобы персонализировать текст, можно вставить заполнители, как описано на шаге 3.
   6. Нажмите кнопку Закрыть.

5. В поле Инструкции рабочего элемента введите инструкции.

6. Для того, чтобы персонализовать инструкции можно вставить заполнители. Заполнители заменяются соответствующей информацией, когда инструкции отображаются пользователям. Выполните следующие действия, чтобы вставить заполнитель:

   1. В текстовом поле щелкните в том месте, в котором должен находиться заполнитель.
   2. Щелкните Вставить заполнитель.
   3. В открывшемся списке выберите заполнитель, который необходимо вставить.
   4. Нажмите Вставить.

7. Для добавления переводов инструкций выполните следующие действия:

   1. Щелкните Переводы.
   2. На открывшейся странице щелкните Добавить.
   3. В отображаемом списке выберите язык, на котором будет вводиться текст.
   4. В поле Переведенный текст введите текст.
   5. Чтобы персонализировать текст, можно вставить заполнители, как описано на шаге 6.
   6. Нажмите кнопку Закрыть.

Назначение задачи

Чтобы указать, кому требуется назначить ручную задачу, необходимо выполнить следующие действия.

1. В левой области щелкните Назначение.

2. Во вкладке Тип назначения выберите один из параметров в следующей таблице, а затем выполните дополнительные шаги для этого параметра, перед тем как перейти к шагу 3.

   Параметр	Пользователи, которым назначается задача	Дополнительные шаги
   Участник	Пользователи, назначенные для конкретной группы или роли	После выбора значения в поле Участник на вкладке На основе роли в списке Тип участника выберите тип группы или роли, которой требуется назначить задачу. В списке Участник выберите группу или роль, которой требуется назначить задачу.
   Иерархия	Пользователи в определенной организационной иерархии	После выбора значения в поле Иерархия на вкладке Выбор иерархии в списке Тип иерархии выберите тип иерархии, которой требуется назначить задачу. Система должна выполнить поиск по диапазону имен пользователей в иерархии. Эти имена представляют пользователей, которым можно назначить задачу. Выполните следующие действия, чтобы указать начальную и конечную точки диапазона имен пользователей, которые извлекает система: Для указания начальной точки выберите человека в списке Начать с. Для определения конечной точки щелкните Добавить условие. Введите условие для указания места в иерархии, в котором система должна остановить извлечение имен. На вкладке Параметры иерархии укажите, каким пользователям в диапазоне должна быть назначена задача: Назначить всем найденным пользователям — задача назначается всем пользователям в диапазоне. Назначить только последнему найденному пользователю — задача назначается только последнему пользователю в диапазоне. Исключить пользователей, для которых выполняется следующее — задача не назначается пользователям в диапазоне, отвечающим определенному условию. Чтобы указать условие, щелкните Добавить условие.
   Пользователь workflow-процесса	Пользователи в текущем workflow-процессе	После выбора значения в поле Пользователь workflow-процесса на вкладке Пользователь workflow-процесса в списке Пользователь workflow-процесса выберите пользователя, который будет участвовать в workflow-процессе.
   Пользователь	Определенные пользователи	После выбора параметра Пользователь перейдите на вкладку Пользователь. Список Доступные пользователи включает всех пользователей. Выберите пользователей, которым требуется назначить задачу, а затем переместите этих пользователей в список Выбранные пользователи.
   Очередь	Очередь задач	После выбора значения в поле Очередь перейдите на вкладку На основе очереди. Для назначения задачи конкретной очереди выполните следующие действия: В списке Тип очереди выберите Очереди задач. В списке Имя очереди выберите очередь. Если определенное условие должно указывать, какой очереди назначается задача, выполните следующие шаги: В списке Тип очереди выберите Зависимые очереди задач. В списке Имя очереди выберите Зависимая очередь. ПРИМЕЧАНИЕ: Этот параметр используется только для нескольких документооборотов, таких как управление временными делами.

3. На вкладке Ограничение по времени в поле Продолжительность укажите, сколько времени отводится пользователю на завершение задачи. Выберите один из следующих вариантов:

   • В часах – введите количество часов, которое требуется пользователю на выполнение задачи. Затем выберите календарь, который используется в организации и введите информацию о рабочей неделе организации.
   • В днях — введите число дней, которое требуется пользователю на выполнение задачи. Затем выберите календарь, который используется в организации и введите информацию о рабочей неделе организации.
   • В неделе – введите число недель, которое требуется пользователю на выполнение задачи.
   • Месяцы — выберите день и неделю, по которым пользователь должен выполнить задачу. Например, можно указать, что пользователь должен выполнить задачу до пятницы третьей недели месяца.
   • Годы – выберите день, неделю и месяц, по которому пользователь должен выполнить задачу. Например, можно указать, что пользователь должен выполнить задачу до пятницы третьей недели декабря.

   Если пользователь не выполнил задачу за выделенное время, задача считается просроченной. Просроченная задача может быть эскалирована на основе параметров, выбранных в области Эскалация этой страницы.

Задание действий в случае, если задача просрочена

Если пользователь не выполнил ручную задачу за выделенное время, задача считается просроченной. Просроченную задачу можно эскалировать или автоматически назначить другому пользователю. Выполните следующие действия, чтобы эскалировать задачу, если она просрочена.

1. В левой области щелкните Эскалация.

2. Установите флажок Использовать маршрут эскалации, чтобы создать маршрут эскалации. Задача будет автоматически назначена пользователям, перечисленным в маршруте эскалации. Например, в следующей таблице представляет собой маршрут эскалации.

   Последовательность	Путь эскалации
   1	Назначит: Дарье
   2	Назначить: Ирине
   3	Конечное действие: отклонить

   В этом примере просроченная задача будет автоматически назначена Дарье. Если Дарья не выполнит задачу в отведенные сроки, эта система назначит задачу Ирине. Если Ирина не выполнит задачу за выделенное времени, система отклонит документ, который был отправлен для обработки.

3. Чтобы добавить пользователя в маршрут эскалации, щелкните Добавить эскалирование. Во вкладке Тип назначения выберите один из параметров в следующей таблице, а затем выполните дополнительные шаги для этого параметра, перед тем как перейти к шагу 4.

   Параметр	Пользователи, которым эскалируется задача	Дополнительные шаги
   Иерархия	Пользователи в определенной организационной иерархии	После выбора значения в поле Иерархия на вкладке Выбор иерархии в списке Тип иерархии выберите тип иерархии, в которую требуется эскалировать задачу. Система должна выполнить поиск по диапазону имен пользователей в иерархии. Эти имена представляют пользователей, которым можно эскалировать задачу. Выполните следующие действия, чтобы указать начальную и конечную точки диапазона имен пользователей, которые извлекает система: Для указания начальной точки выберите человека в списке Начать с. Для определения конечной точки щелкните Добавить условие. Введите условие для указания места в иерархии, в котором система должна остановить извлечение имен. На вкладке Параметры иерархии укажите, каким пользователям в диапазоне должна быть эскалирована задача: Назначить всем найденным пользователям — задача эскалируется всем пользователям в диапазоне. Назначить только последнему найденному пользователю — задача эскалируется только последнему пользователю в диапазоне. Исключить пользователей, для которых выполняется следующее — задача не эскалируется пользователям в диапазоне, отвечающим определенному условию. Чтобы указать условие, щелкните Добавить условие.
   Пользователь workflow-процесса	Пользователи в текущем workflow-процессе	После выбора значения в поле Пользователь workflow-процесса на вкладке Пользователь workflow-процесса в списке Пользователь workflow-процесса выберите пользователя, который будет участвовать в workflow-процессе.
   Пользователь	Определенные пользователи	После выбора параметра Пользователь перейдите на вкладку Пользователь. Список Доступные пользователи включает всех пользователей. Выберите пользователей, которым требуется эскалировать задачу, а затем переместите этих пользователей в список Выбранные пользователи.

4. На вкладке Ограничение по времени в поле Продолжительность укажите, сколько времени отводится пользователю на завершение задачи. Выберите один из следующих вариантов:

   • В часах – введите количество часов, которое требуется пользователю на выполнение задачи. Затем выберите календарь, который используется в организации и введите информацию о рабочей неделе организации.
   • В днях — введите число дней, которое требуется пользователю на выполнение задачи. Затем выберите календарь, который используется в организации и введите информацию о рабочей неделе организации.
   • В неделе – введите число недель, которое требуется пользователю на выполнение задачи.
   • Месяцы — выберите день и неделю, по которым пользователь должен выполнить задачу. Например, можно указать, что пользователь должен выполнить задачу до пятницы третьей недели месяца.
   • Годы – выберите день, неделю и месяц, по которому пользователь должен выполнить задачу. Например, можно указать, что пользователь должен выполнить задачу до пятницы третьей недели декабря.

5. Повторите шаги с 3 по 4 для каждого пользователя, которого следует добавить в маршрут эскалации. можно изменить порядок пользователей.

6. Если пользователи, перечисленные в маршруте эскалации, не выполнили задачу за отведенное время, система выполняется действие с задачей. Чтобы указать действие, которое будет выполнять система, выберите строку Действие и на вкладке Конечное действие выберите действие.

Укажите, когда система автоматически действует в отношении задачи

Можно настроить систему на выполнение действия с ручной задачей при соблюдении определенных условий. Например, задача требует, чтобы член подразделения "Отчеты по расходам" рассматривал чеки, которые отправляются вместе с отчетом по расходам. В соответствии с политикой компании эту задачу необходимо выполнить, если общая сумма отчета по расходам превышает USD 100. В этом сценарии можно настроить систему на автоматическую пометку задачи как Завершено, если общая сумма меньше 100. Выполните следующие шаги, чтобы указать, когда система должна выполнять действие в отношении ручной задачи.

1. В левой области щелкните Автоматические действия.

2. Установите флажок Включить автоматические действия.

3. Щелкните Добавить условие.

4. Введите условие.

5. Введите все необходимые дополнительные условия.

6. Чтобы убедиться, что введенные условия настроены верно, выполните следующие действия.

   1. Щелкните Тест.
   2. На странице Проверить условие workflow-процесса в области Проверить условие выберите запись.
   3. Щелкните Тест. Система оценит запись и определит, соответствует ли она определенным вами условиям.
   4. Нажмите кнопку OK или Отмена для возврата на страницу Свойства.

7. Из списка Действие автоматического завершения выберите действие, которое система должна выполнить с задачей.

Задать условия отправки уведомлений

Можно отправлять уведомления пользователям, когда ручная задача делегирована, эскалирована, выполнена или отклонена при запросе изменения. Выполните следующие действия, чтобы определить, когда уведомления будут отправляться, и кому уведомления будут отправляться.

1. В левой области щелкните Уведомления.

2. Установите флажок рядом с событиями, для которых следует отправлять уведомления:

   • Делегировать – задача назначена другому пользователю.
   • Эскалация — назначенный пользователь не выполнил задачу за отведенное время.
   • Выполнено – назначенный пользователь выполнил задачу.
   • Отклонение – назначенный пользователь отклонил представленный документ.
   • Запросить изменение – назначенный пользователь запросил изменение представленного документа.

3. Выберите строку для события, выбранного на шаге 2.

4. На вкладке Текст уведомления в текстовом поле введите текст уведомления.

5. Для того, чтобы персонализовать уведомление можно вставить заполнители. Заполнители заменяются соответствующей информацией, когда уведомление отображается пользователям. Выполните следующие действия, чтобы вставить заполнитель:

   1. В текстовом поле щелкните в том месте, в котором должен находиться заполнитель.
   2. Щелкните Вставить заполнитель.
   3. В открывшемся списке выберите заполнитель, который необходимо вставить.
   4. Нажмите Вставить.

6. Для добавления переводов уведомления выполните следующие действия:

   1. Щелкните Переводы.
   2. На открывшейся странице щелкните Добавить.
   3. В отображаемом списке выберите язык, на котором будет вводиться текст.
   4. В поле Переведенный текст введите текст.
   5. Чтобы персонализировать текст, можно вставить заполнители, как описано на шаге 5.
   6. Нажмите кнопку Закрыть.

7. На вкладке Получатель укажите, кому отправляются уведомления. Выберите один из параметров в следующей таблице, а затем выполните дополнительные шаги для этого параметра, перед тем как перейти к шагу 8.

   Параметр	Получатели уведомления.	Дополнительные шаги
   Участник	Пользователи, назначенные для конкретной группы или роли	После выбора значения в поле Участник на вкладке На основе роли в списке Тип участника выберите тип группы или роли, которой требуется отправить уведомления. В списке Участник выберите группу или роль, которой нужно отправлять уведомления.
   Пользователь workflow-процесса	Пользователи в текущем workflow-процессе	После выбора значения в поле Пользователь workflow-процесса на вкладке Пользователь workflow-процесса в списке Пользователь workflow-процесса выберите пользователя, который будет участвовать в workflow-процессе.
   Пользователь	Определенные пользователи	После выбора параметра Пользователь перейдите на вкладку Пользователь. Список Доступные пользователи включает всех пользователей. Выберите пользователей, которым требуется отправить уведомления, а затем переместите этих пользователей в список Выбранные пользователи.

8. Повторите шаги 3–7 для каждого события, выбранного на шаге 2.

Задание предельного срока

Выполните следующие действия, если ручная задача должна быть выполнена за определенное время.

Примечание

Параметры, выбранные в этой процедуре, переопределяют параметры, выбранные в областях Назначение и Эскалация страницы.

1. В левой области нажмите Дополнительные параметры.

2. Установите флажок Задать ограничение по времени для элемента workflow-процесса.

3. В поле Продолжительность укажите, когда должна быть выполнена эта задача. Выберите один из следующих вариантов:

   • Часы – введите число часов, в которых должна быть выполнена задача. Затем выберите календарь, который используется в организации и введите информацию о рабочей неделе организации.
   • Дни — введите число дней, в которых должна быть выполнена задача. Затем выберите календарь, который используется в организации и введите информацию о рабочей неделе организации.
   • В неделе – введите число недель, в течение которого должна быть выполнена задача.
   • Месяцы – выберите день и неделю, по которым задача должна быть выполнена. Например, можно указать, что задача должна быть выполнена до пятницы третьей недели месяца.
   • Годы – выберите день, неделю и месяц, по которому задача должна быть выполнена. Например, можно указать, что задача должна быть выполнена до пятницы третьей недели декабря.

4. По истечении предельного срока система выполнит действие в отношении задачи. Из списка Действие выберите действие, которое должна выполнить система.

Задание диапазона возможных для пользователя действий

Когда ручная задача назначается пользователю, он должен выполнить с ней действие. Выполните следующие действия, чтобы определить, какие действия пользователь может предпринять на задаче.

Примечание

Набор доступных действий может меняться в зависимости от дизайна задачи.

1. В левой области нажмите Дополнительные параметры.
2. Установите флажок Выполнено, если требуется, чтобы пользователь мог пометить задачу как Выполнено.
3. Установите флажок Отклонить, если требуется, чтобы пользователь мог отклонить представленный документ.
4. Установите флажок Запросить изменение, если требуется, чтобы пользователь мог запросить изменения представленных документов.
5. Установите флажок Делегировать, если требуется, чтобы пользователь мог назначить эту задачу другому пользователю.
6. Установите флажок Назначить повторно, если требуется, чтобы пользователь мог назначить повторно эту задачу другому пользователю в очереди задач.
7. Установите флажок Запуск в производство, если требуется, чтобы пользователь мог назначить повторно эту задачу в очередь задач. Другой пользователь затем сможет выполнить задачу.