Создание и развертывание шаблонов Word

Microsoft Word предоставляет мощные средства для представления ваших данных Dynamics 365 в стандартизированных и хорошо форматированных документах. С помощью шаблонов Word можно легко создать свой шаблон и использовать его совместно с другими пользователями, чтобы все документы для клиентов имели единообразный вид, соответствующий фирменной символике вашей организации.

Когда шаблоны готовы, пользователи могут одним щелчком мыши создавать стандартизированные документы, автоматически заполняемые данными Dynamics 365.

Шаг 1. Создание шаблона Word

1. Войдите в Dynamics 365 как пользователь с ролью "Системный администратор".

2. Откройте меню Параметры в верхней части страницы и выберите Дополнительные настройки.

3. Область дополнительных параметров откроется в новой вкладке браузера. Обратите внимание, что в этой области используется горизонтальный навигатор в верхней части страницы, а не боковой навигатор. Перейдите в раздел Настройки>Бизнес>Шаблоны.

4. На следующем экране выберите Шаблоны документов, а затем выберите + Создать на верхней ленте.

5. Выберите Шаблон Word, а затем выберите сущность, к которой применяется шаблон. В шаблоне будут использоваться данные из этой сущности.

   

6. Чтобы выбрать поля, которые требуется включить в шаблон Word, выберите Выбрать сущность.

7. Открывается диалоговое окно Выберите сущность. Отношения, выбираемые на этом экране, определяют, какие сущности и поля будут доступны при определении шаблона Word. Выбирайте только отношения, которые требуются для добавления данных Dynamics 365 в шаблон Word. Ниже приведено несколько примеров отношений сущности организации.

   • Отношение 1:N. У организация может быть несколько контактов.
   • Отношение N:1. У интереса, организации или контакта может быть несколько организаций.
   • Отношение N:N. У организация может быть несколько маркетинговых списков. У маркетингового списка может быть несколько организаций.

   После завершения выбора отношений выберите Загрузить шаблон. На локальном компьютере будет создан файл Word с экспортированной сущностью в виде XML-данных.

   Заметка

   Чтобы обеспечить своевременную загрузку документов, для каждого отношения может возвращаться не более 100 связанных записей. Например, если при экспорте шаблона для организации требуется включить в него список контактов, документ вернет не более 100 контактов организации.

8. Чтобы отправить шаблон после настройки данных, перейдите в список шаблонов и выберите Отправить шаблон. Подробнее: Шаг 4. Отправка шаблона Word обратно в Dynamics 365

Шаг 2. Включение вкладки "Разработчик"

Откройте файл шаблона Word. На этом этапе документ будет пустым.

Для просмотра и добавления XML-данных из Dynamics 365 необходимо включить вкладку Разработчик Word.

1. Выберите Файл>Параметры>Настроить ленту, затем установите флажок Разработчик.

   

2. Выберите OK.

Вкладка Разработчик теперь присутствует на ленте Word.

Шаг 3. Определение шаблона Word

Используйте Область сопоставления XML, чтобы определить шаблон Word с использованием полей сущности Dynamics 365.

1. В шаблоне Word выберите Разработчик>Область сопоставления XML.

   

   Открывается область Сопоставление XML с выбранной XML-схемой по умолчанию.

   

2. Выберите XML-схему Dynamics 365. Она начинается с "urn:microsoft-crm/document-template/".

   

   Внимание

   Если часто происходят непреднамеренные изменения текста, которые приводят к зависанию или снижению производительности Word, отключите параметры автозамены.

3. Разверните сущность, чтобы увидеть все доступные поля, щелкните правой кнопкой мыши поле, которое требуется добавить, затем выберите Вставить элемент управления содержимым>Обычный текст.

   

   Поле из Dynamics 365 добавляется в шаблон Word.

   

4. Добавьте дополнительные поля сущности, добавьте описательные метки и текст и отформатируйте документ. Готовый шаблон может выглядеть так:

   

5. Некоторые вставленные поля элемента управления содержимым нередко содержат несколько строк данных. Например, организации имеют несколько контактов. Для включения всех данных в шаблон Word задайте повторение поля элемента управления содержимым, как указано ниже.

   1. Поместите поля с повторяющимися данными в строку таблицы.

   2. Выберите всю строку таблицы в шаблоне.

      

   3. В области Сопоставление XML щелкните правой кнопкой мыши отношение, содержащее поля элемента управления содержимым, затем щелкните Повторение.

      

      При использовании шаблона Word в Dynamics 365 для создания документа таблица будет заполнена несколькими строками данных.

6. Добавив в шаблон все необходимые поля и форматирование, сохраните его и отправьте в Dynamics 365.

Шаг 4. Отправка шаблона Word обратно в Dynamics 365

Закончив создание шаблона Word, сохраните его, чтобы можно было отправить шаблон в Dynamics 365.

Администратор может отправить шаблон Word в Dynamics 365 со страницы Параметры.

Заметка

Пользователи в вашей организации могут просматривать доступные им шаблоны, выбрав Шаблоны Word на панели команд в списке записей.

1. Откройте меню Параметры в верхней части страницы и выберите Дополнительные настройки.

2. Перейдите в раздел Настройки>Бизнес>Шаблоны.

3. На следующем экране выберите Шаблоны документов, а затем выберите Отправить шаблон на верхней ленте.

4. Найдите и отправьте файл.

   

5. Выберите Отправить. Отображается сводка для отправляемого файла.

6. Чтобы закрыть информационный экран, выберите значок X в правом верхнем углу ленты.