Поделиться через

Управление сменами и кассовым лотком

  • Статья

В этой статье описывается, как настраивать и использовать смены в POS-терминале (POS) Microsoft Dynamics 365 Commerce.

В Dynamics 365 Commerce термин смена описывает коллекцию данных транзакций и действий POS между двумя точками во времени. Для каждой смены ожидаемая сумма денег сравнивается с суммой, которая была пересчитана и объявлена.

Как правило, смены открываются в начале рабочего дня. На этом этапе пользователь объявляет начальную сумму, содержащуюся в кассовый лоток. Транзакции по продажам затем выполняются в течение дня. Наконец в конце дня подсчитывается кассовый лоток и объявляются суммы закрытия. Смена закрывается, и создается Z-отчет. Z-отчет показывает, есть ли избыточные корма или нехватки.

Типичные сценарии смены

Commerce обеспечивает несколько параметров конфигурации и операции POS для поддержки широкий диапазон бизнес-процессов на конец дня для POS. В этом разделе описаны некоторые типичные сценарии смены.

Фиксированная денежный ящик

Как правило, чаще всего используется сценарий фиксированной кассовой смены. В фиксированной смене кассы смена и касса связаны с определенной ККМ. Они не перемещаются из одной контрольно-кассовой машины в другое. Фиксированная кассовая смена может использоваться одним пользователем или использоваться совместно несколькими пользователями. Фиксированные смены кассы не требуют специальной настройки.

Плавающая денежный ящик

В плавающей кассовой смене смена и денежный лоток могут быть перемещены из одной ККМ в другую. Несмотря на то, что контрольно-кассовой машина может иметь только один активный смену на кассовый лоток, смены могут быть приостановлены и затем возобновлены позже или в другом контрольно-кассовой машине.

Например, в хранилище есть две контрольно-кассовой машины. В начале дня, когда кассир открывает новую смену и предоставляет начальную сумму, открывается каждый контрольно-кассовая машина. Когда один кассир готов сделать перерыв, этот кассир приостанавливает свой смену и удаляет денежный ящик из кассового лотка. Затем этот контрольно-кассовая машина становится доступным для других кассиров. Другой кассир может входить в систему и открыть свою смену в данной контрольно-кассовой машине. После окончания перерыва первого кассира кассир может возобновить смену, когда станет доступна одна из других ККМ. Плавучие кассовые смены не требуют какой-либо специальной настройки или разрешения.

Одиночный пользователь

Многие предприятий розничной торговли предпочитают разрешать только одиночного пользователя на смену для обеспечения высокой уровня контролируемости наличных средств в кассового лотка. Если только одиночный пользователь может использовать денежный ящик, ассоциированный со сменой, этот пользователь может нести полную ответственность за все несоответствия. Если более одного пользователя использует смену, трудно определить, кем было выполнено сообщение об ошибке, или, возможно, предпринята попытка хищения из денежного ящика.

Несколько пользователей

Некоторые предприятия розничной торговли готовы пожертвовать уровнем ответственности, который обеспечивают смены одиночного пользователя и исопльзуют более одного пользователя на смену. Этот подход является типичным, когда пользователей больше, чем доступных контрольно-кассовых машин, а потребность в гибкости и скорости превалирует над потенциальными потерями. Это также типовой, когда руководители магазина не собственные рабочие смены, однако могут, при необходимости, использовать смены любого их кассиров. Для входа в систему и использования смены, которая была открыта другим пользователем, пользователь должен иметь разрешение POS Разрешить многократный вход в систему .

Совместная смена

Конфигурация общей смены позволяет розничным торговцам проводить одну смену для нескольких ККМ, кассовых лотков и пользователей. Совместная смена имеет одиночную сумму открытия и одиночную сумму закрытия, которые суммируются по всем кассовым лоткам. Совместные рабочие смены являются наиболее типичными при использовании мобильных устройств. В этом сценарии отдельные кассовый лоток не зарезервирован для каждой контрольно-кассовой машины. Вместо этого все контрольно-кассовые машины могут совместно использовать один кассовый лоток.

Для совместных смен для использования в магазине кассовый лоток должны быть настроены как «лоток совместной смены» в Retail и Commerce > Настройка канала > Настройки POS > Профили POS > Профили оборудования > Лоток. Кроме того, пользователи должны иметь одно или оба из общих разрешений на смену (Разрешить управление общей сменой и Разрешить использовать общую смену).

Примечание

В каждом магазине одновременно можно открыть только одну совместную смену. Совместные и автономные смены можно использовать в одном и том же магазине.

Операции со сменой и денежным ящиком

Можно выполнять различные операции для изменения состояния смены или для увеличения или уменьшения суммы денег в кассовом лотке. В этом разделе описываются эти операции со сменами для Store Commerce.

Открыть смену

Для работы POS требуется, чтобы пользователи имели активную открытую смену для выполнения любых операций, создающих финансовые проводки, например, продажи, возврата или заказа клиента.

Когда пользователь выполняет вход в POS, система сначала проверяет, доступна ли активной смены для данного пользователя на текущей контрольно-кассовой машине. Если активная смена недоступна, пользователь может открыть новую смену, возобновить существующую смену или войти в систему, используя режим "не в ящике", в зависимости от конфигурации системы и разрешений пользователя.

Объявить начальную сумму

Эта операция часто является первой операцией, которая выполняется для новой открытой смены. Для этой операции пользователи указывают начальную сумму в кассовом лотке для смены. Эта операция важна, поскольку вычисление излишка или недостачи средств, которое происходит при закрытии смены, учитывает начальную сумму.

Внесение денежных средств

Записи наличности - это безналичные проводки, которые выполняются в активную смену с целью увеличения количества наличных средств в кассовом лотку. Обычным примером ввода остатка в кассе является транзакция по добавлению дополнительной мелочи в денежный ящик, когда ее остается мало.

Удаление платежного средства

Удаление платежного средства - это безналичные проводки, которые выполняются в активную смену для уменьшения суммы наличных средств в кассовом лотоке. Эта операция чаще всего используется вместе с операцией входа в другую смену. Например, поскольку в контрольно-кассовой машине 1 осталось мало мелочи, пользователь в контрольно-кассовой машине 2 выполняет изъятие денежных средств для уменьшения суммы в своем кассовом лотке. Затем пользователь в контрольно-кассовой машине 1 выполняет ввод остатка в кассе, чтобы увеличить сумму в своем кассовом лотке.

Приостановить смену

Пользователи могут приостановить свою активную смену, чтобы освободить текущую ККМ для другого пользователя или перенести свою смену на другую ККМ. В таких случаях смена часто называется переходом плавающей кассы.

Приостановка смены запрещает любые новые транзакции или изменения в смене до ее возобновления.

Возобновить смену

Эта операция позволяет пользователям возобновить ранее приостановленную смену на ККМ, в которой еще нет активной смены.

Декларирование платежного средства

Данная операция выполняется для указания общей суммы денег, которая в настоящее время находится в кассовом лотке. Пользователи чаще всего выполнить эту операцию перед закрытием смены. Указанная сумма сравнивается с ожидаемой суммой смены для расчета излишка или недостачи средств.

Сдача наличных средств в сейф

Сдача наличных в сейф может выполняться в активную смену в любое время. Эта операция удаляет деньги из кассового лотка, чтобы их можно было перенести в более безопасное место, например в сейф в подсобном помещении. Общая сумма, которая зарегистрирована для сдачи наличных средств в сейф, включается в итоговые суммы смены, но не должна учитываться как часть декларирования платежных средств.

Инкассация

Как и сдача наличных средств в сейф, инкассация также выполняется в активной смене. Эта операция удаляет деньги из смены для подготовки к банковскому депозиту.

Закрытие смены "вслепую"

Слепые закрытые смены больше не активны, но не полностью закрыты. В отличие от приостановленных смен смены, закрытые "вслепую" нельзя возобновить. Однако операции, такие как Объявить начальную сумму и Декларирование платежных средств могут быть выполнены в них позже или из различных ККМ.

Смены, закрытые вслепую, часто используются для освобождения контрольно-кассовой машины для нового пользователя или смены без необходимости предварительного полного учета, выверки и закрытия смены.

Закрыть смену

Операция закрытия смены вычисляет итоговые суммы смены и суммы перерасчета/нехватки, а затем завершает активную или закрытую смену. В зависимости от разрешений пользователя для смены печатается Z-отчет. Закрытые смены не могут быть возобновлены или изменены.

Включение настройки профиля POS -требования начальных сумм и декларирования платежных средств обеспечивает начальные суммы и действия декларирования платежных средств до закрытия смены.

Примечание

  • Начиная с Commerce версии 10.0.40, только устройства, для которых настроен денежный лоток, распространяются на проверку обязательных начальных сумм и декларирования платежных средств.
  • Если все денежные лотки в профиле оборудования POS настроены как нет, необходимо определить по крайней мере один денежный лоток как "Вручную", чтобы запустить проверку обязательных начальных сумм и декларирования платежных средств.

Эта операция приводит к возникновению ошибки и печатает X-отчет для текущей активной смены.

Повторная печать Z

Эта операция повторно печатает последний Z-отчет, который система сформировала при закрытия смены.

Управление сменами

Эта операция позволяет пользователям просматривать все активные, приостановленные и закрытые вслепую смены для магазина. В зависимости от разрешений, пользователи могут выполнять свои окончательные процедуры закрытия, такие как декларирование платежных средств и операции по закрытию смены для смен, закрытых вслепую. Эта операция также позволяет пользователям просматривать и удалять недопустимые смены в редком случае, если после переключения между автономным и интерактивным режимами они находятся в плохом состоянии. Эти недопустимые смены не содержат никакой финансовой информации или данных проводок, необходимых для выверки.

Разрешения смены и кассового лотка

Следующие разрешения POS влияет на то, что пользователь может и не может сделать в различных сценариях:

  • Разрешить слепое закрытие
  • Разрешить печать X-отчета
  • Разрешить печать Z-отчета
  • Разрешить декларирование платежных средств
  • Разрешить плавающее объявление
  • Открыть лоток без продажи
  • Разрешить вход в несколько смен — это разрешение позволяет пользователю входить в систему и использовать смену, которая была открыта другим пользователем. Пользователи, не имеющие этого разрешения, могут только входить в систему и использовать открытые смены.
  • Разрешить управление общей сменой — пользователи должны иметь это разрешение, чтобы открыть или закрыть общую смену.
  • Разрешить использование общей смены — пользователи должны иметь разрешение для входа в систему и использования общей смены.

Commerce headquarters вопросы об окончании дня

Способ, посредством которого смены и выверка кассового лотка используются в POS, отличается от того, посредством которого суммируются транзакционные данные во время операций по расчету отчета. Важно понимать эту разницу. В зависимости от конфигурации и бизнес-процессов данные смены в POS-терминале (Z-отчет) и вычисленный отчет в головном офисе могут дать различные результаты. Эта разница не обязательно означает, что данные shift или вычисленная инструкция неверны, или что имеются проблемы с данными. Это означает, что предоставляемые параметры могут включать дополнительные проводки или меньше проводок, либо проводки будут суммироваться по-разному.

Несмотря на то, что каждый предприятие розничной торговли имеет различные бизнес-требования, рекомендуется настроить вашу систему следующим образом, чтобы избежать ситуаций, в которых происходят различия такого типа:

Перейдите к Retail и Commerce > Каналы > Магазины > Все розничные магазины > Журнал операций/закрытиеи для каждого магазина задайте Метод агрегирования операций и Способ закрытия в поле Смена.

Такая настройка помогает гарантировать, что выписки по штаб-квартире включают такие же проводки, что и смены в POS, и что данные суммируются за эту смену.

Дополнительные сведения об инструкции и способах закрытия см. в разделе Конфигурации магазинов для журналов операций розничной торговли.