Управление вложениями, ссылками и заметками в карточках и документах

На большинстве страниц списков, Карточки и документов вы можете прикреплять файлы, добавлять ссылки и писать заметки на вкладке Вложения панели FactBox . Цифра в заголовке вкладки показывает, сколько вложенных файлов, ссылок или заметок существует для карточки или документа.

На экспресс-вкладке Строки вы также можете использовать действие Вложения , чтобы прикрепить документы к определенной строке. Например, вы можете захотеть прикрепить спецификации дизайна к товару в счете покупки.

Вложения, ссылки и заметки остаются прикрепленными к карточке или документу, пока он обрабатывается в других состояниях. Например, из текущего заказа на продажу в учтенный счет продажи. Однако ни один из типов вложений не выводится из системы, например при печати или при сохранении в файл.

Вы также можете добавлять вложения к электронным письмам, отправляемым из Business Central. Когда вы отправляете электронное письмо непосредственно из документа, например коммерческого предложения, действие Добавить файл из исходного документа позволяет вам выбрать файлы, которые будут прикреплены к нему. Вы можете выбирать только те файлы, которые прикреплены к документу. Вы можете выбирать те файлы, которые прикреплены к строкам.

Заметка

Когда вы делаете частичную отгрузку и выставляете счет по заказу на продажу или покупку, вложение добавляется только к окончательному счету по этому заказу. Аналогично, когда вы выставляете счета по доходам будущих периодов, вложение прикрепляется к операциям ГК для документа, но не к записям доходов будущих периодов.

Если вы удалите заказ до того, как по нему будет выставлен счет, вложение также удаляется.

При использовании действия Получить строки квитанции в счете-фактуре покупки вложение в соответствующем заказе на покупку добавляется в счет-фактуру покупки.

Прикрепление файла к счету покупки

К карточке, документу или строке в документе можно прикрепить файл любого типа, например текст, изображение или видео. Это удобно делать, например, когда вы хотите сохранить счет поставщика в виде файла PDF в соответствующем счете покупки в Business Central.

Заметка

Файлы, прикрепленные с помощью функции «Входящие документы», не включаются во вкладку Вложения . Для получения дополнительной информации см. раздел Входящие документы. То же самое относится и к файлам, прикрепленным к строкам в документах.

Следующая процедура основана на счете покупки. Действия для всех остальных поддерживаемых документов и карточек аналогичны.

Чаевые

Если ваше вложение относится к строке документа, вы можете прикрепить его к этой строке. Выберите строку, а затем выберите действие Вложения .

1. Выберите значок , введите Счета-фактуры на закупку, а затем выберите соответствующую ссылку.

2. Откройте счет покупки, к которому требуется прикрепить файл.

3. На панели FactBox выберите вкладку Вложения .

4. Выберите значение за полем Документы, например "0".

5. На странице Прикрепленные документы , в поле Вложение .

6. В диалоговом окне Прикрепить документ выполните одно из следующих действий, чтобы прикрепить файл:

   • Перетащите файл из проводника на вашем устройстве в диалоговое окно.
   • Выберите нажмите здесь, чтобы просмотреть ссылку, найдите файл, затем выберите Открыть кнопка.

Файл прикреплен к счету покупки.

Просмотр вложенного файла

1. На панели FactBox откройте вкладку Вложения .
2. Выберите значение за полем Документы, например "1".
3. На странице Вложенные документы выберите действие Предварительный просмотр.
4. Откройте загруженный файл.

Чтобы сохранить документ в виде PDF-вложения

Всякий раз, когда вам нужно сохранить документ в виде файла, вы можете использовать действие Вложить как PDF для захвата содержимого текущего документа в виде файла PDF, прикрепленного к информационной панели документа. Это полезно, например, когда документы сопровождают несколько этапов процесса, такого как процесс продажи или рабочий процесс утверждения, и вы хотите сослаться на распечатку предыдущего шага.

Следующая процедура основана на заказе на продажу. Шаги аналогичны для всех поддерживаемых документов.

1. Выберите значок , введите Заказы на продажу, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. Выберите заказ на продажу, затем выберите действие Вложить как PDF.

PDF-файл с текущим содержимым заказа на продажу добавляется на вкладку Вложения на информационной панели.

Добавление ссылки из карточки товара

Можно добавить ссылку из карточки или документа на любой URL-адрес. Это удобно делать, например, когда вы хотите связать карточку товара с каталогом товаров поставщика.

Следующая процедура основана на карточке товара. Действия для всех остальных поддерживаемых карточек и документов аналогичны.

1. Выберите значок , введите Элементы, а затем выберите связанную ссылку.

2. Выберите товар, ссылку из которого вы хотите добавить, а затем выберите вкладку Вложения в информационной панели.

3. В разделе Ссылки выберите значок +.

4. В поле Адрес ссылки введите ссылку.

   Ссылка должна быть действительным URL-адресом в Интернете или интрасети.

5. В поле Описание введите информацию о ссылке, если необходимо.

6. Нажмите кнопку ОК.

Ссылка прикреплена к карточке товара.

Написание заметки о заказе на продажу

Вы можете написать заметку к документе или карточке, — например, чтобы предоставить особые указания для других пользователей документа или карточки. В заметки можно включать ссылки на файлы и URL-адреса.

Примечание

Заметки на вкладке Вложения не связаны с функциональностью внутренних заметок, которая используется главным образом для обмена информацией между пользователями рабочего процесса. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка уведомлений рабочего процесса.

Следующая процедура основана на заказе на продажу. Действия для всех остальных поддерживаемых документов и карточек аналогичны.

1. Выберите значок , введите Заказы на продажу, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. Выберите заказ на продажу, заметку к которому вы хотите написать, а затем выберите вкладку Вложения в информационной панели.
3. В разделе Заметки выберите значок +.
4. В поле Заметка введите какой-либо текст, например "Это срочный заказ".
5. Нажмите кнопку ОК.

Заметка прикреплена к заказу на продажу.

См. также

Работа с Business Central
Входящие документы
Настройка уведомлений рабочего процесса

Найдите бесплатные модули электронного обучения для Business Central здесь