Управление вложениями, ссылками и заметками в карточках и документах

В страницах списков, карточек и документов можно вкладывать файлы, добавлять ссылки и писать заметки на вкладке Вложения в области Информационная панель. Цифра в заголовке вкладки показывает, сколько вложенных файлов, ссылок или заметок существует для карточки или документа.

На экспресс-вкладке Строки вы также можете использовать действие Вложения для прикрепления документов к определенной строке. Например, вы можете захотеть прикрепить спецификации дизайна к товару в счете покупки.

Вложения, ссылки и заметки остаются прикрепленными к карточке или документу, пока он обрабатывается в других состояниях. Например, из текущего заказа на продажу в учтенный счет продажи. Однако ни один из типов вложений не выводится из системы, например при печати или при сохранении в файл.

Вы также можете добавлять вложения к электронным письмам, отправляемым из Business Central. Когда вы отправляете электронное письмо непосредственно из документа, например коммерческого предложения, действие Добавить файл из исходного документа позволяет выбрать прикрепленные к нему файлы. Вы можете выбирать только те файлы, которые прикреплены к документу. Вы можете выбирать те файлы, которые прикреплены к строкам.

Заметка

Когда вы делаете частичную отгрузку и выставляете счет по заказу на продажу или покупку, вложение добавляется только к окончательному счету по этому заказу. Аналогично, когда вы выставляете счета по доходам будущих периодов, вложение прикрепляется к операциям ГК для документа, но не к записям доходов будущих периодов.

Если вы удалите заказ до того, как по нему будет выставлен счет, вложение также удаляется.

Когда вы используете действие Получить строки прих. накладной из счета на покупку, вложение связанного заказа на покупку добавляется к счету покупки.

Прикрепление файла к счету покупки

К карточке, документу или строке в документе можно прикрепить файл любого типа, например текст, изображение или видео. Это удобно делать, например, когда вы хотите сохранить счет поставщика в виде файла PDF в соответствующем счете покупки в Business Central.

Заметка

Файлы, прикрепленные с помощью функции "Входящие документы", на вкладке Вложения не отображаются. Дополнительные сведения см. в разделе Входящие документы. То же самое относится и к файлам, прикрепленным к строкам в документах.

Следующая процедура основана на счете покупки. Действия для всех остальных поддерживаемых документов и карточек аналогичны.

Чаевые

Если ваше вложение относится к строке документа, вы можете прикрепить его к этой строке. Выберите строку, а затем выберите действие Вложения.

1. Выберите значок , введите Счета покупки, а затем выберите соответствующую ссылку.

2. Откройте счет покупки, к которому требуется прикрепить файл.

3. В области Информационная панель откройте вкладку Вложения.

4. Выберите значение за полем Документы, например "0".

5. На странице Вложенные документы в поле Вложение.

6. В диалоговом окне Вложить документ выполните одно из следующих действий, чтобы прикрепить файл:

   • Перетащите файл из проводника на вашем устройстве в диалоговое окно.
   • Щелкните ссылку щелкните здесь, чтобы выбрать файл, найдите файл и нажмите кнопку Открыть.

Файл прикреплен к счету покупки.

Просмотр вложенного файла

1. В информационной панели откройте вкладку Вложения.
2. Выберите значение за полем Документы, например "1".
3. На странице Вложенные документы выберите действие Предварительный просмотр.
4. Откройте загруженный файл.

Чтобы сохранить документ в виде PDF-вложения

Всякий раз, когда вам нужно сохранить документ в виде файла, вы можете использовать действие Вложить как PDF для захвата содержимого текущего документа в виде файла PDF, прикрепленного к информационной панели документа. Это полезно, например, когда документы сопровождают несколько этапов процесса, такого как процесс продажи или рабочий процесс утверждения, и вы хотите сослаться на распечатку предыдущего шага.

Следующая процедура основана на заказе на продажу. Шаги аналогичны для всех поддерживаемых документов.

1. Выберите значок , введите Заказы на продажу, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. Выберите заказ на продажу, затем выберите действие Вложить как PDF.

PDF-файл с текущим содержимым заказа на продажу добавляется на вкладку Вложения на информационной панели.

Добавление ссылки из карточки товара

Можно добавить ссылку из карточки или документа на любой URL-адрес. Это удобно делать, например, когда вы хотите связать карточку товара с каталогом товаров поставщика.

Следующая процедура основана на карточке товара. Действия для всех остальных поддерживаемых карточек и документов аналогичны.

1. Выберите значок , введите Товары, а затем выберите соответствующую ссылку.

2. Выберите товар, ссылку из которого вы хотите добавить, а затем выберите вкладку Вложения в информационной панели.

3. В разделе Ссылки выберите значок +.

4. В поле Адрес ссылки введите ссылку.

   Ссылка должна быть действительным URL-адресом в Интернете или интрасети.

5. В поле Описание введите информацию о ссылке, если необходимо.

6. Нажмите кнопку ОК.

Ссылка прикреплена к карточке товара.

Написание заметки о заказе на продажу

Вы можете написать заметку к документе или карточке, — например, чтобы предоставить особые указания для других пользователей документа или карточки. В заметки можно включать ссылки на файлы и URL-адреса.

Примечание

Заметки на вкладке Вложения не связаны с функциональностью внутренних заметок, которая используется главным образом для обмена информацией между пользователями рабочего процесса. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка уведомлений рабочего процесса.

Следующая процедура основана на заказе на продажу. Действия для всех остальных поддерживаемых документов и карточек аналогичны.

1. Выберите значок , введите Заказы на продажу, а затем выберите соответствующую ссылку.
2. Выберите заказ на продажу, заметку к которому вы хотите написать, а затем выберите вкладку Вложения в информационной панели.
3. В разделе Заметки выберите значок +.
4. В поле Заметка введите какой-либо текст, например «Это срочный заказ».
5. Нажмите кнопку ОК.

Заметка прикреплена к заказу на продажу.

См. также

Работа с Business Central
Входящие документы
Настройка уведомлений рабочего процесса

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь