Управление хранилищем путем удаления документов или сжатия данных

Исполнителю главной роли, например администратору приложения, приходится постоянно иметь дело с накапливающимися архивными документами (удалять или сжимать их).

Чаевые

О других способах уменьшения объема данных, хранящихся в базе данных, см. в статье Сокращение объема данных, хранящихся в базах данных Business Central в нашей документации для разработчиков и ИТ-специалистов.

Удаление документов

В определенных ситуациях может возникнуть потребность в удалении заказов на покупку, по которым были выставлены счета. Тем не менее удалить их невозможно, если вам не выставили счета на всю сумму заказа на продажу и вы не получили все товары в нем. Business Central поможет вам, проверив это.

Компании обычно удаляют заказы на возврат после выставления по ним счетов. Когда вы публикуете счет, Business Central переносит его на страницу Размещенное кредитное авизо о покупке . Если вы установили флажок Возврат товара по кредитовому авизо на странице Настройка покупок и платежей , счет-фактура переносится на страницу Отправленный возврат товара . Можно удалить документы с помощью пакетного задания Удаление занесенных на счет возвратов покупки. Перед удалением документа пакетное задание проверяет, полностью ли отгружены заказы на возврат покупки и выставлены ли по ним счета.

Общие заказы на покупку не удаляются автоматически после обработки всех связанных заказов на покупку и выставления по ним счетов. Удалить подобные заказы можно с помощью пакетного задания Удалить общие заказы на покупку, по которым выставлены счета.

Компании обычно удаляют сервисные заказы, по которым выставлены счета, автоматически после выставления по ним счетов в полном объеме. Во время учета счета на странице Учтенные сервисные счета создается соответствующая операция, которую затем там же можно просмотреть.

Однако заказы на услуги не удаляются автоматически, если общее количество в заказе было опубликовано на странице Счета на услуги , а не в самом заказе на услуги. Возможно, вам придется вручную удалить такие выставленные счета-фактуры, выполнив пакетное задание Удаление выставленных счетов-фактур на услуги .

Сжатие данных с помощью сжатия по дате

Вы можете сжать данные в Business Central, чтобы сэкономить место в базе данных — что в Business Central Online может даже сэкономить вам деньги. В пноцессе сжатия, основанного на датах и фукнцих, несколько старых операций объединяется в одну новую.

Можно сжимать операции, которые соответствуют всем из перечисленных ниже условий:

• Они из закрытых финансовых лет.
• Поле Открыто имеет значение Нет.
• Им как минимум пять лет. Если вы хотите сжать данные, которым меньше пяти лет, обратитесь к своему партнеру Майкрософт.

Например, операции книги поставщиков за предыдущие финансовые годы могут быть сжаты до одной кредитовой и дебетовой операции в месяц. Сумма в новой операции равна общей сумме всех компрессированных операций. Указываемая дата является начальной датой сжимаемого периода, например, первый день месяца (если операции сжимаются по месяцам). После сжатия продолжает отображаться оборот по каждому счету за предыдущий финансовый год.

Количество операций, которые получаются после компрессии даты, зависит от количества установленных фильтров, объединяемых полей и длины выбранного периода. В любом случае создается по меньшей мере одна операция. После завершения пакетного задания его результат можно просмотреть на странице Регистры сжатия.

Вы можете сжимать следующие типы данных с использованием пакетных заданий.

• Финансовые операции — операции главной книги (ГК), операции по налогу на добавленную стоимость (НДС), операции книги банковских счетов, операции бюджета ГК, операции книги клиентов и операции книги поставщиков.
• Складские операции
• Записи о ресурсах
• Операции товарного бюджета
• Операции книги основных средств (ОК), операции книги обслуживания ОС и операции книги страхования ОС.

При определении критериев для сжатия вы можете использовать параметры в разделе Сохранить содержимое полей, чтобы сохранить содержимое определенных полей. Доступные поля зависят от данных, которые вы сжимаете.

Примечание

Чтобы вы могли запустить сжатие данных, ваши аналитические представления должны быть актуальными. Подробнее см. в разделе Обновление аналитического отчета.

После сжатия всегда сохраняется содержимое следующих полей: Дата учета, Код поставщика, Тип документа, Код валюты, Учетная группа, Сумма, Сумма остатка, Исход. сумма (МВ), Сумма остатка (МВ), Сумма (МВ), Покупка (МВ), Скидка счета (МВ), Скидка оплаты выдана (МВ) и Возможная скидка оплаты.

Учет сжатых операций

Сжатые операции учитываются немного не так, как стандартные. Это сделано для уменьшения количества новых операций в главной книге, создаваемых сжатием по дате, и особенно важно, когда вы храните такую информацию, как измерения и номера документов. Сжатие по дате создает новые записи следующим образом:

• На странице Операции главной книги создаются новые операции для сжатых операций. В поле Описание содержится текст Со сжатием по дате, так что сжатые записи легко идентифицировать.
• На страницах книг учета, таких как страница Книга операций по клиентам, создается одна или несколько новых операций.

Процесс разноски создает пропуски в серии номеров для записей на странице Операции главной книги. Эти номера присваиваются только записям на страницах главной книги. Диапазон номеров, назначаемых операциям, доступен на странице Регистр ГК в полях От номера операции и До номера операции.

Заметка

После запуска сжатия по дате невозможно сторнировать операции книги поставщиков или банковской книги для каких-либо транзакций, затронутых сжатием.

Количество операций, образующихся в результате сжатия по дате, зависит от установленных фильтров, объединяемых полей и длины выбранного периода. В любом случае создается по меньшей мере одна операция.

Предупреждение

Компрессия данных удаляет записи, поэтому следует всегда сохранять резервную копию данных перед запуском пакетного задания.

Запуск сжатия данных

1. Выберите значок , введите Управление данными, затем выберите соответствующую ссылку.

2. Выполните одно из следующих действий в зависимости от своей задачи:

   • Чтобы использовать мастер настройки для настройки сжатия по дате одного или нескольких типов данных, выберите Мастер администрирования данных.
   • Чтобы настроить сжатие для отдельного типа данных, выберите Сжатие данных, Сжать операции, а затем выберите данные для сжатия.

   Примечание

   Вы можете сжимать только данные старше пяти лет. Если вы хотите сжать данные, которым меньше пяти лет, обратитесь к своему партнеру Майкрософт. Им необходимо использовать событие OnSetMinimumNumberOfYearsToKeep в модуле кода «Сжатие дат», чтобы задать пороговое значение.

См. также

Администрация

Найдите бесплатные модули электронного обучения для Business Central здесь