Общие сведения об управлении цифровыми активами в SharePoint Server 2013

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint в Microsoft 365

В этой статье описываются цифровые активы (которые также называют мультимедийными ресурсами) и ключевые понятия, используемые при управлении цифровыми активами в SharePoint Server 2013. Здесь также поясняются аспекты управления цифровыми активами с помощью библиотеки активов в SharePoint Server 2013, описываются основные пользователи библиотеки активов и распространенные сценария использования библиотеки активов в SharePoint Server 2013.

Дополнительные сведения о планировании решения для управления цифровыми активами см. в статье Планирование библиотек цифровых активов в SharePoint Server 2013.

Все больше офисных работников создают или используют изображения и другие мультимедийные активы в повседневной работе. Однако часто на уровне отдела или предприятия нет централизованного репозитория, оптимизированного для хранения таких активов. Централизованный репозиторий позволяет пользователям легко находить и применять мультимедийные активы, созданные другими. Библиотека активов в SharePoint Server 2013 может сэкономить время и другие ресурсы организации, предоставляя специализированный репозиторий для хранения цифровых активов и управления ими. Пользователям больше не придется выискивать активы в различных местах в сети или создавать их с нуля. Используя централизованный репозиторий для управления цифровыми активами, организация также обеспечивает более жесткий контроль над фирменной символикой в контенте и может предоставлять только утвержденные активы соответствующим пользователям.

Сведения об управлении цифровыми активами

Цифровой актив — это изображение, аудио- или видеофайл или другой мультимедийный фрагмент, доступный для повторного применения, который организация использует в приложениях. Библиотека активов в SharePoint Server 2013 позволяет пользователям легко создавать, находить и применять существующие цифровые активы в организации.

В SharePoint Server 2013 вы можете использовать библиотеку активов для хранения и совместного применения цифровых активов. Библиотека активов — это шаблон библиотеки SharePoint Server 2013, использующий специальные типы контента для хранения и классификации мультимедийных активов.

Эффективное решение для управления цифровыми активами определяет следующие сведения:

• метаданные для каждого вида активов;

• объем хранилища, необходимый для активов, и возможные проблемы с производительностью, которые нужно учитывать для предоставления активов пользователям;

• место хранения активов на каждом этапе жизненного цикла;

• способ управления доступом к активу на каждом этапе его жизненного цикла;

• способ перемещения активов в организации при создании, изменении, утверждении, публикации и удалении активов участниками групп;

• политики, применяемые к активам для аудита действий, связанных с активами, корректного сохранения или удаления активов и защиты важных для организации активов;

• принципы обработки активов как корпоративных записей, которые необходимо хранить в соответствии с нормативными требованиями и корпоративными рекомендациями.

Сведения о планировании решения для управления цифровыми активами с использованием SharePoint Server 2013 см. в статье Планирование библиотек цифровых активов в SharePoint Server 2013.

Пользователи библиотеки активов

Пользователи библиотеки активов в SharePoint Server 2013 обычно попадают в одну из трех категорий:

• Создатели активов. К ним относятся пользователи, которые создают отдельные активы, например художники, специалисты по видео или авторы рекламных текстов, отправляющие активы в библиотеку активов. Например, художник может создать эмблему продукта с различным разрешением и разными размерами, цветную и черно-белую версию, а затем загрузить все варианты в библиотеку активов, чтобы другие участники группы маркетинга могли ее использовать.

• Менеджеры активов. К ним относятся сотрудники, которые управляют активами в библиотеке. Они отвечают за весь рабочий процесс с момента первой загрузки актива до публикации и истечения срока действия актива. Они также отвечают за управление активами и их организацию в библиотеке. Например, менеджер активов может классифицировать несколько версий эмблемы продукта в библиотеке, добавить важные метаданные, например ключевые слова, и задать дату, после которой актив нельзя будет использовать.

• Потребители активов. К ним относятся люди, которые находят и используют активы из библиотеки для создания других рабочих продуктов. Например, веб-дизайнеры могут использовать эмблему продукта при создании маркетинговых страниц для веб-сайтов продукции.

В зависимости от сценария категории пользователей могут пересекаться. Например, пользователи с разрешением на отправку активов в библиотеку также могут классифицировать активы, отправляемые в архив, и управлять ими. Создатели активов также могут быть их потребителями, если они ищут и используют активы, добавленные в другие рабочие продукты, которые в свою очередь загружаются как отдельные активы. Например, специалист по видео может использовать эмблему продукта при создании рекламного видео, а затем загрузить его в библиотеку как отдельный актив.

Управление цифровыми активами в SharePoint Server 2013

SharePoint Server 2013 предоставляет шаблон библиотеки с именем "Библиотека активов", который использует новые типы контента изображений, аудио и видео, разработанные специально для хранения и классификации мультимедийных активов. Эти типы контента применяют новые типы столбцов, такие как "Предварительный просмотр", "Размер изображения", "Дата снимка" и "Длительность (с)", связанные с метаданными для определенного актива. Библиотека активов также поддерживает режим предварительного просмотра, в котором при наведении указателя на актив отображаются эскиз изображения и некоторые метаданные. Активам можно назначить ключевые слова, чтобы упростить их поиск. Это может сделать создатель актива при загрузке нового актива или же менеджер активов позднее. Пользователи могут оценивать активы, что предоставляет дополнительные метаданные для них. Их можно использовать при отображении активов в веб-части. Например, если у вас есть библиотека обучающих видео, которые пользователи просмотрели и оценили, вы можете использовать веб-часть для отображения видео с лучшими оценками на веб-странице.

Создатели и менеджеры активов работают напрямую в библиотеке активов, загружая, классифицируя их и управляя ими. Потребители активов могут просматривать библиотеку в поисках активов для своих проектов в других приложениях. Они могут просматривать библиотеки активов в приложениях Office и вставлять активы в открытое приложение, например Word или PowerPoint.

Цифровые активы можно отображать для пользователей в SharePoint Server 2013 одним из следующих способов:

• разрешить пользователям просматривать библиотеки активов;

• вставить веб-часть на веб-страницу на сайте группы;

• использовать элемент управления полем видео на странице публикации сайта публикации;

• использовать веб-часть "Запрос содержимого".

Методы, используемые для отображения активов пользователям библиотеки активов, зависят от типов пользователей, способов применения активов из библиотеки и того, какой из методов отображения является наиболее подходящим для конкретного сценария.

Помимо функций, входящих в библиотеку активов, вы можете воспользоваться преимуществами функций SharePoint Server 2013, таких как рабочие процессы, маршрутизация, правила и политики. Они помогают управлять активами, поступающими в библиотеку, отслеживать изменения активов, автоматизировать их публикацию после утверждения и устанавливать срок действия активов.

Сценарии использования библиотеки активов

Пользователи с разрешениями на редактирования могут добавить библиотеку активов в любое семейство сайтов или на любой сайт SharePoint Server 2013. В следующей таблице приводятся вероятные сценарии, в которых может использоваться библиотека цифровых активов.

Сценарий	Описание
Библиотека корпоративной фирменной символики	В библиотеке активов хранятся корпоративные активы с фирменной символикой, например эмблемы, изображения и другие цифровые активы, а рабочие процессы и политики помогают управлять контентом. Творческие группы могут отправлять активы в библиотеку, где они проверяются и публикуются. Менеджеры контента контролируют и редактируют активы, чтобы корректно отметить и упорядочить их. Информационные работники и внешние партнеры, которые хотят воспользоваться эмблемами или другой фирменной символикой, используют библиотеку для поиска нужного контента.
Портал подразделения	Библиотека активов — это репозиторий для хранения изображений и мультимедийных файлов для одного портала. В этом сценарии любой участник или дизайнер может загрузить эмблемы и изображения в библиотеку, чтобы их могли просматривать и использовать другие. Контентом обычно управляют участники, а для добавления контента и управления им обычно требуются простейшие рабочие процессы и политики. Например у библиотеки портала подразделения может множество участников, но всего несколько утверждающих. Авторы и веб-дизайнеры сайта просматривают, загружают контент библиотеки и вставляют его в рабочие продукты, например документы или презентации.
Сайт группы	Аналогично порталу подразделения, но меньшего размера. Библиотека активов — это репозиторий для хранения изображений и мультимедийных файлов для сайта группы. В этом сценарии любой участник группы может загружать активы в библиотеку, чтобы их могли просматривать и использовать другие участники группы. Контентом управляют участники, используются простейшие рабочие процессы и политики. Участники группы просматривают, загружают контент библиотеки и вставляют его в рабочие продукты, например документы или презентации.
Корпоративный архив	В библиотеке активов хранятся изображения, видео, документы и другие активы с историческим значением для организации. Пользователи могут отправлять текущие и предыдущие элементы, которые собираются, сканируются, упорядочиваются и отмечаются кураторами, управляющими библиотекой, чтобы другие пользователи могли искать и просматривать архивный контент.
Сайт подразделения для общего доступа к мультимедиа	В библиотеке активов хранятся аудио- и видеофайлы. В этом сценарии любой может добавлять активы в библиотеку, процесс управления элементами библиотеки очень прост или вообще отсутствует. Для библиотеки включены оценки, которые объединяются с социальными тегами для формирования структуры и представления активов в библиотеке.