Планирование политики управления сведениями в SharePoint Server 2013
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint в Microsoft 365
Политика управления сведениями это набор правил для типа контента. Каждое правило это компонент политики. Например, компонент политики управления сведениями может указывать срок хранения контента или обеспечивать аудит документов. Политика управления сведениями позволяют определять, кто может получать доступ к данным организации, что они могут с ней делать и в течение какого срока информация должна храниться.
Политики управления сведениями и компоненты политики
Примечание.
В этой статье термин политика означает политику управления сведениями, если не указано иначе.
Политики можно реализовать, чтобы упростить выполнение нормативных требований в организации, например для хранения записей. Так политика отдела кадров, которая позволяет обеспечить обработку записей сотрудников в соответствии с требованиями законодательства, может включать в себя следующие компоненты:
аудит для записи журнала редактирования и просмотра каждого документа, связанного с сотрудниками;
хранение контента, формируемого в процессе работы, в течение только необходимого времени;
ограничения печати, позволяющие печатать конфиденциальные документы, относящиеся к сотрудникам, только на безопасных принтерах. Обратите внимание, что это пример пользовательской функции политики, которая должна быть реализована с помощью объектной модели SharePoint Server или получена от стороннего поставщика программного обеспечения.
Функции политики реализуются как программы, выполняемые в SharePoint Server. Они могут быть включены и настроены администратором сервера, а если они включены, они могут использоваться администраторами сайта для определения политик. SharePoint Server включает функции политики, помогающие управлять содержимым. С помощью объектной модели SharePoint Server можно проектировать и устанавливать пользовательские функции политики, соответствующие уникальным корпоративным потребностям.
Когда ваша организация использует клиентские приложения Office вместе с SharePoint Server, политики применяются как на сервере, так и в клиентских приложениях. Это происходит прозрачно: компоненты политики, которые применяются к документу, описываются в правиле политики, связанном с документом, а приложения, поддерживающие политику, не позволяют пользователям выполнять задачи, нарушающие требования политики документа.
Для реализации политики свяжите ее с типами контента, библиотеками или списками сайтов.
Политику можно связать с библиотекой, списком или типом контента следующими способами.
Вы можете связать компоненты политики с политикой семейства веб-сайтов, а затем связать эту политику с типом контента, списком или библиотекой. Сайт верхнего уровня семейства сайтов содержит коллекцию политик, в которой администраторы сайта верхнего уровня могут создавать новые политики. Создав политику семейства сайтов, вы можете экспортировать ее, чтобы администраторы других семейств сайтов могли импортировать их в свои коллекции политик. Это позволяет использовать стандартные политики во всей организации.
Если политика семейства сайтов связана с типом контента, который связан со списком или библиотекой, их владелец не может изменить эту политику семейства сайтов. Так политики, назначенные типу контента, применяются на каждом уровне иерархии сайтов.
Вы можете связать набор компонентов политики с типом контента, а затем добавить его в один или несколько списков или библиотек. Чтобы политика, созданная таким методом, использовалась во всем семействе сайтов, свяжите ее с типом контента в коллекции типов контента сайта в семействе сайтов верхнего уровня. После этого каждый элемент этого типа контента и всех наследуемых типов контента будут использовать данную политику. При использовании такого метода для связи политики с типом контента становится сложнее применять политики в других семействах сайтов, так как такие политики нельзя экспортировать.
Примечание.
Чтобы более жестко контролировать политики, используемые в семействе сайтов, администраторы семейства могут отключить возможность задавать компоненты политики непосредственно в типе контента. В этом случае разработчики типов контента смогут связывать их только с политиками из коллекции политик семейства сайтов.
Вы можете связать набор компонентов политики напрямую со списком или библиотекой. Этот метод можно использовать, только если список или библиотека не поддерживают множество типов контента. Такой способ создания политики полезен только для политик с узкой областью действия, которая применяется к одному списку или одной библиотеке.
Примечание.
Чтобы более жестко контролировать политики, используемые в семействе сайтов, администраторы семейства могут отключить возможность задавать компоненты политики непосредственно в библиотеке. В этом случае разработчики типов контента смогут связывать библиотеки только с политиками из коллекции политик семейства сайтов.
Интеграция политики управления сведениями с приложениями Office
Политики управления сведениями SharePoint Server предоставляются в клиентских приложениях Office. При настройке политики управления сведениями на сервере вы можете написать правило политики, которое информирует информационных работников о политиках, применяемых к документам. Например, политика может указывать, что документ будет удален через определенное время или что он содержит конфиденциальные данные, которые запрещается передавать кому-то вне организации. Правило даже может содержать имя контактного лица, если информационному работнику требуются дополнительные сведения о политике.
Пользовательские функции политики можно интегрировать в клиентские приложения Office. Однако необходимо реализовать поведение, зависящее от политики, которое должно быть доступно из клиентских приложений Office, и предоставить пользователям возможность установить эти поведения на клиентских компьютерах с помощью таких механизмов, как надстройки, чтобы сделать их доступными из клиентских приложений Office. Например, если вы реализуете функцию настраиваемой политики, которая ограничивает принтеры, которые можно использовать для печати типа контента, необходимо предоставить настраиваемую надстройку для клиентских приложений Microsoft Office, чтобы применить ограничение для этих приложений.
Функции политики, доступные в SharePoint Server
В этом разделе описываются функции политики, включенные в SharePoint Server.
Удерживание Функция политики хранения позволяет определить этапы хранения с действием, которое выполняется в конце каждого этапа. Например, можно создать политику хранения из двух этапов для всех документов в определенной библиотеке, которая удаляет все предыдущие версии документа через год после его создания, а через пять лет объявляет документ архивным.
Ниже перечислены действия, которые могут выполняться в конце этапа:
перемещение элемента в корзину;
окончательное удаление элемента;
перемещение элемента в другое расположение;
запуск рабочего процесса;
переход к следующему этапу;
объявление элемента как записи;
удаление всех предыдущих черновых версий элемента;
удаление всех предыдущих версий элемента.
Аудита Функция политики аудита регистрирует события и операции, выполняемые с документами и элементами списка. Его можно настроить для записи в журнал следующих событий:
редактирование документа или элемента;
просмотр документа или элемента;
возврат и извлечение документа;
изменение разрешений для документа или элемента;
удаление документа или элемента.
Маркирование Функция политики меток указывает метку для связывания с типом документа или элемента списка. Метки — это текстовые области с возможностью поиска, создаваемые SharePoint Server на основе указанных свойств и форматирования. Например, в юридической фирме документ, связанный с делом, может содержать метку с именами клиентов, номером дела и назначенным для него адвокатом. Метки особенно полезны для печатных версий документов — они позволяют отображать свойства документов на распечатанных копиях. Помимо документов метку можно связать с элементом списка и добавить ее в представления списка.
Примечание.
Функция политики меток устарела и не должна использоваться в SharePoint Server 2013 или SharePoint Server 2016.
Штрихкод Функция политики штрихкодов позволяет отслеживать физические копии документа, создавая уникальное значение идентификатора для документа и вставляя в документ линейчатое изображение этого значения. По умолчанию штрихкоды соответствуют распространенному стандарту Code 39 (ANSI/AIM BC1-1995, Code 39), но вы можете использовать другие поставщики штрихкодов с помощью объектной модели политик.
Планирование политик документов
При планировании политик решения сначала определите соответствующие потребности для всей организации, а затем спроектируйте политики семейства сайтов для этих потребностей и добавьте их в коллекции политик всех требуемых семейств сайтов. Для этого может потребоваться запланировать настраиваемые компоненты политик. Обратите внимание, что если для политики требуются настраиваемые компоненты и ресурсы, их необходимо установить и включить во всех фермах серверов, в которых используется ваше решение.
Типичный пример политики для всей организации — это политика, направленная на реализацию рекомендаций по аудиту и спецификациям продуктов в разных подразделениях организации. Создается одна политика семейства сайтов, которая применяется ко всем спецификациям продуктов, чтобы их можно было согласованно проверять и хранить. После создания и проверки политики семейства сайтов она экспортируется в коллекции политик других семейства сайтов, в которых хранятся спецификации. Затем она связывается со всеми типами контента спецификаций продуктов в различных семействах сайтов, чтобы применить политику ко всем спецификациям.
См. также
Сведения о версии этой статьи для SharePoint в Microsoft 365 см. в статье Создание и применение политик управления информацией.