Создание политики владения сайтом SharePoint
Функция управления жизненным циклом сайта от Microsoft SharePoint премиум — Расширенное управление SharePoint позволяет улучшить управление сайтом, настроив автоматические политики в Центре администрирования SharePoint.
Политики владения сайтами являются частью управления жизненным циклом сайта и помогают эффективно управлять владением сайтами SharePoint в вашей организации. Обеспечение того, чтобы на каждом сайте были владельцы, ответственные и ответственные за его содержимое, доступ и другие аспекты совместной работы, важно обеспечить безопасность и соответствие вашей организации. При масштабировании администраторам SharePoint и другим пользователям становится трудно отслеживать владение сайтом и принимать необходимые меры для выявления случаев, когда необходимо определить новых владельцев или принять необходимые меры.
Политики владения сайтом помогают решить эту проблему, позволяя настраивать политики владения вашей организации и запускать каждый месяц для выявления сайтов, которые не соответствуют им. Они также уведомляют соответствующих пользователей в соответствии с поведением, которое вы настраиваете, чтобы упростить добавление новых владельцев с минимальными расходами администратора.
Требования
Чтобы получить доступ к этой функции и использовать эту функцию, в вашей организации необходимо использовать microsoft SharePoint премиум — Расширенное управление SharePoint.
Область политик владения сайтом
Вы можете создавать различные политики с разными областями в зависимости от требований вашей организации.
Вы можете выбрать сайты для области в соответствии с политикой на основе шаблонов сайтов, источников создания, меток конфиденциальности и включения сайтов в политики хранения и удержания. Если вы хотите исключить определенные сайты, можно добавить URL-адреса сайтов до 100 сайтов в раздел Исключить сайты при настройке политики.
Примечание.
Сайты OneDrive, сайты, созданные системными пользователями, сайты каталога приложений, корневые сайты, домашние сайты, сайты администрирования клиента исключаются из политик владения сайтом.
Сайты, помеченные как доступные только для чтения политиками владения сайтами, будут обнаружены и добавлены в отчет, если они не соответствуют конфигурациям политики. Все остальные сайты, заблокированные без доступа или доступа только для чтения, исключаются из политик владения сайтом.
Критерии владения
Разные организации имеют разные потребности. Политики владения сайтом позволяют настроить способ определения владения, позволяя:
Выберите, кто считается ответственным за управление сайтом в вашей организации: владельцы сайтов, администраторы сайта или и то, и другое.
Определите минимальное число владельцев или администраторов, которые должны быть на сайте(в настоящее время не более 2).
Политика определяет все сайты, которые не соответствуют настроенным критериям владения, и создает отчет. Если политика активна, Уведомления по электронной почте будут отправляться для определенных сайтов.
Рекомендуется выбрать 2 в качестве минимального числа владельцев, чтобы сайты с одним владельцем были определены, а другой владелец был немедленно добавлен. Наличие нескольких владельцев сайтов может помочь снизить риск того, что сайты становятся бесхозяйными.
Создание политики владения сайтом
Чтобы создать политику владения сайтом, перейдите в Центр администрирования SharePoint.
Разверните узел Политики и выберите Управление жизненным циклом сайта.
Выберите + Создать политику и нажмите кнопку Далее.
Введите область параметры политики, определяющие сайты, на которых будет действовать политика, и нажмите кнопку Далее.
Определите критерии владения, кто должен быть уведомлен, если сайт не соответствует этим критериям, и какие действия следует предпринять, если сайт не соответствует этим критериям в течение трех месяцев. Нажмите кнопку Далее.
Присвойте политике имя, добавьте описание (необязательно) и выберите режим политики. Нажмите Готово.
Нажмите кнопку Готово. Теперь ваша политика создана, и ее можно просмотреть и управлять ею, выбрав Политики владения сайтом на панели мониторинга управления жизненным циклом сайта.
Reporting
После каждого запуска настроенной политики можно просмотреть отчет о сайтах, которые она идентифицирует.
На странице Политики владения сайтом выберите нужную политику из списка.
В отчете описывается количество сайтов, которые не соответствуют критериям владения, а также количество сайтов, о которых не было никого уведомлять.
Выберите Скачать отчет , чтобы скачать подробный отчет в формате .csv. Этот отчет содержит следующие поля:
- имя сайта.
- URL-адрес
- Шаблон
- Метка конфиденциальности
- Политика хранения
- Минимально настроенные владельцы или администраторы
- Число владельцев сайтов
- Email адрес владельцев сайтов
- Число администраторов сайта
- Email адрес администраторов сайта
- Руководители предыдущих владельцев или администраторов
- Активные члены
- Общее число уведомлений
- Состояние действия политики
- Действие, предпринятое в (UTC)
- Дата последнего действия (UTC)
- Дата создания сайта (UTC)
- Используемое хранилище (ГБ)
Уведомления
Уведомления активируются только в том случае, если политика работает в активном режиме.
Каждая политика выполняется ежемесячно для выявления несоответствующих сайтов. Email уведомления отправляются настроенной группе получателей в соответствии с политикой.
Потенциальными получателями этих Уведомления по электронной почте, если они настроены в политике, являются:
Текущие владельцы сайтов: Если для минимального числа владельцев или администраторов задано значение 2, а у сайта есть существующий владелец сайта, он получает уведомление по электронной почте с просьбой добавить другого владельца.
Текущие администраторы сайта: Если минимальное число владельцев или администраторов равно 2, а на сайте есть администратор сайта, он получает уведомление по электронной почте с просьбой добавить другого владельца.
Руководители предыдущих владельцев или администраторов: Если владелец или администратор сайта покидает организацию, их руководители получают информацию о том, что сайту требуется владелец для эффективного управления. Если руководители являются участниками сайта, они могут принять право собственности. Если они являются посетителями или не имеют доступа к сайту, они могут скоординироваться с администраторами SharePoint, чтобы найти следующего лучшего владельца.
Так как данные пользователя удаляются из системы через 30 дней после выхода из организации, руководители могут получить только одно уведомление о сайте.
Если политика запускается через 30 дней после ухода пользователя из организации, информация руководителя будет недоступна, а уведомления не могут быть отправлены.
Активные участники сайта: В зависимости от конфигурации политики сообщения электронной почты отправляются наиболее активным участникам сайта для принятия права собственности. Действие определяется на основе количества изменений, дополнений и удалений, внесенных участниками сайта в документы, расположенные на сайте.
Примечание.
Если на сайте нет уведомлений по получателям электронной почты, указанным во время настройки политики, счетчик указывается в сводке. Вы можете рассмотреть сайты и определить следующий курс действий.
Действия
Если сайт не соответствует критериям владения в течение трех месяцев подряд, в зависимости от того, что настроено, выполняется одно из следующих действий:
Ничего не делать: нет изменений в доступе, но последующие уведомления приостанавливаются и возобновятся через три месяца.
Задайте доступ только для чтения. Участники и посетители сайта могут просматривать содержимое, но больше не вносить изменения. Дальнейшие уведомления не отправляются.
- Если выбран параметр и никто не может быть уведомлен в течение трех месяцев, для сайта по-прежнему установлен доступ только для чтения.
Режим только для чтения
Политика владения сайтом, настроенная с помощью действия принудительного применения только для чтения, отправляет дополнительные уведомления, информируя получателей о том, что ответа нет.
Уведомление отправляется, когда сайт переходит в режим только для чтения.
После того как сайт находится в режиме только для чтения, на сайт добавляется баннер, чтобы пользователи определили, что это произошло.
Чтобы удалить сайт из режима только для чтения в Центре администрирования SharePoint, перейдите на страницу Активные сайты , выберите сайт и выберите Разблокировать на панели страницы сайта.
Владельцы сайтов не могут удалить сайт из режима только для чтения и должны обратиться к администратору клиента, чтобы удалить режим только для чтения.