Planejar a adoção do Teams
A adoção do usuário é fundamental para o sucesso de qualquer implantação do Microsoft Teams. O Teams combina uma ampla variedade de volumes de trabalho diferentes, como mensagens, arquivo e comunicação de voz. As organizações podem ter alterações significativas nos processos de negócios para colaborar e se comunicar com Microsoft Teams. Assim como os processos de negócios mudam, os usuários finais geralmente encontram que suas rotinas ou processos diários também mudam. É essa mudança que os usuários devem aceitar positivamente para implementar o Teams com êxito. Sem a compra dos usuários finais que implementam o Teams como seu hub de colaboração principal, uma implantação do Teams falhará, mesmo que seja implantada perfeitamente.
A lista a seguir são etapas de alto nível que as organizações devem buscar para implementar o Teams e impulsionar a adoção de usuários positivos. Essas etapas, que podem ser alteradas dependendo do tamanho da organização, ajudarão a garantir um nível de comunicação sustentado com stakeholders, campeões, administradores de TI e usuários para fazer uma implantação bem-sucedida do Microsoft Teams.
Identifique os principais participantes, campeões e perfis de usuário.
Identifique e selecione cenários de negócios apropriados.
Conduza um piloto que inclua usuários comerciais, campeões e profissionais de TI.
Projete, inicie e gerencie uma campanha de adoção. Baixe o Kit de Sucesso do Cliente como ponto de partida. Uma boa campanha de adoção inclui:
Materiais de conscientização interna, como cartazes, sinalizações digitais e eventos.
Informações de autoajuda e treinamento em um local específico
Um mecanismo de feedback definido
Medidas de sucesso pré-definidas (adoção de soluções, exibições de materiais-chave, participação em cursos)
Crie um programa de campeão junto com sua implantação de serviço.
Forneça um método de feedback padrão.
Meça e compartilhe sucesso.
Ajuste mensagens e métodos com base nos comentários e repita.
Identificar os principais participantes, campeões e perfis de usuário
A primeira regra de uma adoção bem-sucedida é criar uma equipe dinâmica composta por participantes-chave e as pessoas certas que podem impulsionar e ter um efeito em outras pessoas. A equipe deve consistir em indivíduos comprometidos que representam uma seção cruzada da organização. As principais funções de stakeholder incluem Patrocinadores Executivos, Proprietários de Serviços, Profissionais de TI e Campeões.
Patrocinadores Executivos - Esses indivíduos são líderes importantes dentro da organização, e sua participação é essencial para impulsionar a adoção de funcionários. Eles têm a maior influência na cultura da empresa e podem comunicar ativamente o valor e os benefícios das novas tecnologias e processos de negócios.
Proprietários do serviço - Esses indivíduos são responsáveis por garantir que as pessoas usem o serviço e recebam valor dele. Definir proprietários de serviços em sua organização é importante para garantir que as metas de negócios definidas para o Office 365 sejam realizadas.
Profissionais de TI e Campeões - Ganhar a compra de cada usuário em uma organização é um desafio. Profissionais de TI e campeões podem ajudar a aliviar esse desafio e desempenhar um papel importante na adoção do Office 365. Eles são experientes, comprometidos em aumentar sua experiência e estão dispostos a fornecer assistência e treinamento aos colegas. Eles ajudam a traduzir o Office 365 para a realidade de seu departamento ou equipe.
As organizações devem planejar reuniões regulares desses participantes para mantê-los atualizados sobre o andamento dos projetos. Iniciar um "conselho de colaboração" para permitir comentários e discussões pode ser uma ferramenta útil, dependendo da cultura corporativa.
Melhor prática- Ironicamente, as pessoas que podem ser os maiores obstáculos em mudar também podem se tornar seus principais parceiros em uma implantação desse tipo. Você deve se envolver com esses membros de organizações cedo e frequentemente para ouvir suas preocupações e problemas. Muitas vezes, eles têm comentários valiosos que tornarão o projeto de implantação do Teams mais bem-sucedido. Depois que você recebe a compra no projeto, outros usuários finais que podem não aceitar a mudança geralmente seguem seu exemplo e adotam o novo sistema também.
Perfis de usuário
É importante entender os tipos de usuários em toda a sua organização. Você tem usuários que são principalmente móveis? Eles estão em reuniões constantes ou fazendo apresentações? Você sabe qual dos seus usuários tem mais dificuldade com suas soluções de colaboração existentes?
Segmentar sua comunidade de usuários dessa maneira pode ajudá-lo a identificar grupos que estão mais abertos a alterações. Geralmente, eles são os melhores alvos para seus primeiros pilotos de negócios, e seus comentários são valiosos. Entender o "dia na vida" de seus usuários ajudará você a priorizar seus resultados de negócios, projetar metas de adoção apropriadas para sua implantação e sustentar o uso com o tempo.
A tabela a seguir identifica alguns perfis de usuário típicos.
| Perfil do usuário | Foco em |
|---|---|
| Funcionários do escritório | Trabalha principalmente no escritório, cria reuniões e chamadas |
| Representantes de vendas | Tranalha externamente, conversa muito e usa armazenamento de arquivos |
| Gerenciamento ou "nível C" | Trabalha com dados confidenciais; portanto, tem requisitos de segurança elevados |
Campeões
Os campeões são essenciais para impulsionar a conscientização, adoção e educação em sua organização. Um campeão é uma pessoa, principalmente motivada por ajudar outras pessoas, que está interessada em novas tecnologias e ajudar outros usuários a usá-la em alinhamento com suas práticas recomendadas.
Identificar os indivíduos que podem se tornar seus campeões de colaboração fornece uma equipe de suporte estendida que pode fornecer comentários essenciais sobre seus planos de implementação. O incentivo para os indivíduos selecionados para este programa é que ele fornece informações antecipadas sobre os planos da empresa e permite que eles forneçam comentários para fazer mudanças que melhorarão seus processos diários. Qualquer investimento que você fizer nessa comunidade, seja tempo, atenção ou recompensas, será retornado à sua implementação por meio do suporte e do evangelismo.
Os campeões ajudarão a:
Criar o entusiasmo que aumenta a adoção de processos comerciais aprimorados.
Criar um círculo de influência dentro de suas equipes.
Dar vida às novas maneiras de trabalhar entre as equipes.
Identificar desafios de negócios e possíveis soluções.
Fornecer comentários à equipe do projeto e aos patrocinadores.
Para um programa de campeões bem-sucedido, indivíduos de todos os tipos de perfis de usuário são necessários para maximizar o intervalo e a eficiência de seus benefícios para uma implantação do Teams.
Informações adicionais. A Microsoft fornece guias e kits de ferramentas diferentes para dar suporte às empresas na implantação do Teams.