Descrever o gerenciamento de registros
Organizações de todos os tipos precisam de uma solução de gerenciamento para gerenciar registros regulatórios, legais e críticos para os negócios em seus dados corporativos. O Microsoft Purview Records Management ajuda uma organização a cuidar de suas obrigações legais. Também ajuda a demonstrar a conformidade com os regulamentos e aumenta a eficiência com a disposição regular de itens que não precisam mais ser mantidos, não têm mais valor ou não são mais necessários para fins comerciais. O Microsoft Purview Records Management inclui muitos recursos, incluindo:
- Rotular o conteúdo como um registro.
- Estabelecer políticas de retenção e exclusão dentro da gravadora.
- Acionando a retenção baseada em eventos.
- Revisão e validação de disposição.
- Comprovativo da eliminação dos registos.
- Exportação de informações sobre itens descartados.
Quando o conteúdo é rotulado como um registro, usando um rótulo de retenção, acontece o seguinte:
- São impostas restrições para bloquear determinadas atividades.
- As atividades são registradas.
- A prova de disposição é conservada no final do período de retenção.
Para permitir que os itens sejam marcados como registros, um administrador configura rótulos de retenção.
Itens como documentos e e-mails podem ser marcados como registros com base nessas etiquetas de retenção. Os itens podem ser marcados como registros, mas também podem ser mostrados como registros regulamentares. Os registros regulatórios fornecem outros controles e restrições, tais como:
- Um rótulo regulatório não pode ser removido quando um item foi marcado como um registro regulamentar.
- Os períodos de retenção não podem ser reduzidos após a aplicação do rótulo.
Para obter mais informações sobre como comparar restrições entre registros e registros regulamentares, consulte a seção "Comparar restrições para quais ações são permitidas ou bloqueadas" no artigo "Saiba mais sobre o gerenciamento de registros", vinculado na unidade de resumo e recursos deste módulo.
A diferença mais importante é que, se o conteúdo tiver sido marcado como um registro regulatório, ninguém, nem mesmo um administrador global, poderá remover o rótulo. Marcar um item como um registro regulatório pode ter consequências irreversíveis e só deve ser usado quando necessário. Como resultado, essa opção não está disponível por padrão e precisa ser habilitada pelo administrador usando o PowerShell.
Casos de uso comuns do Microsoft Purview Records Management
Há diferentes maneiras pelas quais o Microsoft Purview Records Management pode ser usado em uma organização, incluindo:
- Permitir que administradores e usuários apliquem manualmente ações de retenção e exclusão de documentos e e-mails.
- Aplicação automática de ações de retenção e exclusão a documentos e e-mails.
- Permitir que os administradores do site definam ações padrão de retenção e exclusão para todo o conteúdo de uma biblioteca, pasta ou conjunto de documentos do SharePoint.
- Permitir que os usuários apliquem automaticamente ações de retenção e exclusão de e-mails usando regras do Outlook.
Para garantir que o Microsoft Purview Records Management seja usado corretamente em toda a organização, os administradores podem trabalhar com criadores de conteúdo para montar materiais de treinamento. A documentação deve explicar como aplicar rótulos para impulsionar o uso e garantir uma compreensão consistente.